Contoh surat serah terima dokumen

Surat serah terima dokumen membuktikan bahwa berkas tertentu telah diserahkan dan diterima, misalnya ijazah asli yang dititipkan ke perusahaan, sertifikat tanah sebagai jaminan, BPKB, atau arsip kantor. Isinya: identitas yang menyerahkan dan menerima, daftar dokumen dengan nomor dan jumlah lembar, asli atau salinan, keperluan penyerahan, kewajiban mengembalikan jika ada, serta tanda tangan kedua pihak.

Diperbarui:

Tulis nomor dokumen dan status asli/salinan agar tidak ada sengketa saat pengembalian.

Jika dokumen dititipkan sementara, cantumkan kapan dan bagaimana dokumen dikembalikan.

Kapan surat ini dipakai

  • Menitipkan ijazah asli ke perusahaan.
  • Menyerahkan sertifikat sebagai jaminan utang.
  • Menyerahkan arsip kepada pejabat baru.
  • Mengirim berkas ke kantor lain.

Isi yang wajib ada

  • Identitas pihak.
  • Daftar dokumen dan nomor.
  • Asli atau salinan, jumlah lembar.
  • Keperluan.
  • Ketentuan pengembalian.
  • Tanda tangan kedua pihak.

Contoh siap salin

SURAT SERAH TERIMA DOKUMEN

Pada hari ini [HARI], tanggal [TANGGAL], yang bertanda tangan di bawah ini:

1. Nama: [NAMA]; NIK/Jabatan: [NIK/JABATAN]; selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA (yang menyerahkan).

2. Nama: [NAMA]; NIK/Jabatan: [NIK/JABATAN]; selanjutnya disebut PIHAK KEDUA (yang menerima).

PIHAK PERTAMA menyerahkan kepada PIHAK KEDUA dokumen berikut: 1. [NAMA DOKUMEN], nomor [NOMOR], [asli/salinan], [JUMLAH] lembar; 2. [BARIS BERIKUTNYA].

Dokumen diserahkan untuk keperluan [KEPERLUAN].

PIHAK KEDUA bertanggung jawab menyimpan dokumen dengan baik dan [mengembalikannya kepada PIHAK PERTAMA pada TANGGAL / setelah KEWAJIBAN selesai] dalam keadaan utuh.

Demikian surat serah terima ini dibuat rangkap dua untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

[KOTA], [TANGGAL]

Yang menyerahkan, _______________ ([NAMA])
Yang menerima, _______________ ([NAMA])

Cara mengisi, langkah demi langkah

  1. Daftar dokumen satu per satu.
  2. Tulis nomor dan status asli.
  3. Sebutkan keperluan.
  4. Atur pengembalian.
  5. Simpan salinan yang ditandatangani.

Kesalahan yang sering bikin masalah

  • Tanpa nomor dokumen.
  • Tidak menyebut asli atau salinan.
  • Tanpa ketentuan pengembalian.
  • Hanya satu rangkap.

Untuk menyelesaikan dokumen

Pertanyaan yang sering diajukan

Bolehkah perusahaan menahan ijazah asli?

Praktik ini sering dipersoalkan dan beberapa daerah melarangnya; jika disepakati, buat serah terima tertulis dan ketentuan pengembalian yang jelas.

Perlu meterai?

Tidak wajib; dapat ditambahkan untuk dokumen bernilai tinggi.

Bagaimana saat dokumen dikembalikan?

Buat serah terima balik atau tanda terima pengembalian.

Contoh di halaman ini adalah teks acuan, bukan nasihat hukum. Ketentuan bisa berbeda menurut kasus dan daerah; untuk perjanjian bernilai besar atau keadaan yang rumit, mintalah notaris atau advokat memeriksanya sebelum ditandatangani.