Contoh surat dinas resmi

Surat dinas adalah surat resmi yang dikeluarkan instansi pemerintah, sekolah, atau organisasi untuk urusan kedinasan. Bagiannya: kop surat, tanggal, nomor, sifat, lampiran, perihal, alamat tujuan, salam pembuka, isi (pembuka, isi pokok, penutup), salam penutup, jabatan dan tanda tangan pejabat, nama dan NIP, cap, serta tembusan.

Diperbarui:

Bahasa surat dinas baku, lugas, dan sesuai ejaan (EYD). Satu surat membahas satu hal.

Format penomoran mengikuti tata naskah dinas masing-masing instansi.

Kapan surat ini dipakai

  • Pemberitahuan antarinstansi.
  • Permintaan data resmi.
  • Undangan kedinasan.
  • Jawaban atas surat masuk.

Isi yang wajib ada

  • Kop, tanggal, nomor.
  • Sifat, lampiran, perihal.
  • Alamat tujuan.
  • Isi surat.
  • Tanda tangan, nama, NIP, cap.
  • Tembusan.

Contoh siap salin

[KOP INSTANSI: NAMA, ALAMAT, TELEPON, EMAIL]

[KOTA], [TANGGAL]

Nomor: [NOMOR/KODE/TAHUN] — Sifat: [Biasa/Segera] — Lampiran: [JUMLAH] — Hal: [PERIHAL]

Yth. [JABATAN PENERIMA], [INSTANSI], di [TEMPAT]

Dengan hormat,

Menindaklanjuti [surat/kegiatan] Nomor [NOMOR] tanggal [TANGGAL] perihal [PERIHAL], dengan ini kami sampaikan hal-hal sebagai berikut:

1. [ISI POKOK 1]; 2. [ISI POKOK 2].

Demikian kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

[JABATAN],

_______________ (cap)

[NAMA LENGKAP]

NIP [NIP]

Tembusan: 1. [PIHAK]; 2. Arsip.

Cara mengisi, langkah demi langkah

  1. Gunakan kop resmi instansi.
  2. Ikuti format penomoran internal.
  3. Tulis perihal singkat.
  4. Susun isi pokok dengan penomoran.
  5. Tambahkan tembusan kepada pihak terkait.

Kesalahan yang sering bikin masalah

  • Ejaan tidak baku.
  • Perihal terlalu panjang.
  • Tanpa nomor atau cap.
  • Tembusan lupa dicantumkan.

Untuk menyelesaikan dokumen

Pertanyaan yang sering diajukan

Apa itu sifat surat?

Tingkat kepentingan atau kerahasiaan: biasa, segera, penting, atau rahasia.

Bolehkah memakai tanda tangan elektronik?

Banyak instansi sudah memakai tanda tangan elektronik tersertifikasi melalui sistem naskah dinas elektroniknya.

Apa fungsi tembusan?

Memberitahukan isi surat kepada pihak lain yang perlu mengetahui, tanpa menjadi tujuan utama.

Contoh di halaman ini adalah teks acuan, bukan nasihat hukum. Ketentuan bisa berbeda menurut kasus dan daerah; untuk perjanjian bernilai besar atau keadaan yang rumit, mintalah notaris atau advokat memeriksanya sebelum ditandatangani.