Surat permohonan resmi dipakai untuk meminta sesuatu kepada instansi, perusahaan, atau pejabat: izin, bantuan, data, fasilitas, atau layanan. Susunannya: kop (jika dari lembaga), nomor, lampiran, perihal, tujuan, salam, identitas pemohon, isi permohonan yang jelas, alasan dan dasar, daftar lampiran, penutup, dan tanda tangan.
Diperbarui:
Satu surat untuk satu permohonan. Permohonan yang spesifik lebih cepat diproses.
Tujukan kepada pejabat yang berwenang memutus, bukan sekadar ke kantor.
Surat permohonan termasuk surat resmi, jadi gunakan bahasa baku dan susunan yang lazim: perihal di atas, salam pembuka, isi permohonan dan alasannya, lalu penutup. Surat dari lembaga memakai kop dan nomor; surat pribadi cukup mencantumkan identitas dan kontak pemohon.
Sertakan dokumen yang membuat permohonan bisa langsung diputus, misalnya proposal, jadwal, atau fotokopi identitas. Permohonan yang harus dilengkapi berulang kali adalah penyebab paling umum lamanya jawaban.
Kapan surat ini dipakai
Meminta izin penggunaan tempat, fasilitas, atau kegiatan.
Meminta data, informasi, atau dokumen dari instansi.
Mengajukan bantuan dana, sponsor, atau fasilitas.
Mengajukan layanan administrasi, seperti pindah sekolah, cuti, atau penerbitan surat.
Mengundang narasumber atau meminta rekomendasi.
Isi yang wajib ada
Tempat dan tanggal surat, serta nomor jika dari lembaga.
Lampiran (jumlah berkas) dan perihal yang singkat dan jelas.
Tujuan surat: jabatan pejabat, nama instansi, dan alamat.
Identitas pemohon dan kontak yang bisa dihubungi.
Isi permohonan yang spesifik: apa yang diminta, kapan, dan untuk apa.
Alasan atau dasar permohonan.
Daftar lampiran pendukung.
Penutup, salam, dan tanda tangan pemohon atau pimpinan lembaga.
Dalam praktik sering sama; surat permohonan lebih umum dipakai dalam bahasa surat resmi.
Perlu meterai?
Umumnya tidak, kecuali diminta instansi atau surat dipakai sebagai alat bukti.
Berapa lama menunggu jawaban?
Tergantung instansi; tanyakan saat menyerahkan dan simpan tanda terimanya.
Bagaimana susunan surat permohonan resmi yang benar?
Tempat dan tanggal, nomor, lampiran, perihal, alamat tujuan, salam pembuka, identitas pemohon, isi dan alasan permohonan, daftar lampiran, penutup, lalu tanda tangan dan nama jelas.
Bolehkah surat permohonan dikirim lewat email?
Boleh jika instansi menerimanya. Lampirkan surat yang sudah ditandatangani dalam PDF dan tulis perihal di subjek email.
Apa contoh kalimat penutup surat permohonan?
“Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan perkenan Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.”
Contoh di halaman ini adalah teks acuan, bukan nasihat hukum. Ketentuan bisa berbeda menurut kasus dan daerah; untuk perjanjian bernilai besar atau keadaan yang rumit, mintalah notaris atau advokat memeriksanya sebelum ditandatangani.
