Berita acara adalah dokumen resmi yang mencatat suatu kejadian atau kegiatan beserta waktu, tempat, pihak yang terlibat, dan hasilnya, lalu ditandatangani para pihak dan saksi. Susunannya: judul dan nomor, pembuka (hari, tanggal, tempat), identitas pihak, uraian kejadian atau kegiatan, kesimpulan, penutup, dan tanda tangan.
Diperbarui:
Berita acara ditulis segera setelah kejadian, dengan bahasa faktual tanpa penilaian pribadi.
Waktu dan tempat ditulis lengkap, termasuk jam, karena sering dipakai sebagai bukti.
Kalimat pembuka yang lazim adalah “Pada hari ini … tanggal … bulan … tahun …”, dengan tanggal dan tahun ditulis dalam huruf. Cara ini membuat tanggal sulit diubah dan menjadi ciri dokumen resmi.
Berita acara berbeda dengan notulen: notulen merekam jalannya pembicaraan, sedangkan berita acara mencatat fakta dan hasilnya secara resmi, ditandatangani para pihak dan saksi.
Kapan surat ini dipakai
Serah terima barang, aset, dokumen, atau pekerjaan antara dua pihak.
Pemeriksaan barang, opname stok, atau audit sederhana.
Kehilangan, kerusakan, atau kejadian di tempat kerja dan sekolah.
Rapat, pemilihan pengurus, atau pengambilan keputusan organisasi.
Pelaksanaan kegiatan yang perlu dilaporkan kepada pemberi dana atau pimpinan.
Isi yang wajib ada
Judul yang menyebut jenis berita acara dan nomor surat.
Hari, tanggal (dalam huruf), jam, dan tempat.
Identitas pihak yang terlibat beserta jabatannya.
Uraian kejadian atau kegiatan secara faktual dan berurutan.
Hasil atau kesimpulan yang disepakati.
Kalimat penutup dan jumlah rangkap yang dibuat.
Tanda tangan para pihak, saksi, dan pihak yang mengetahui.
Lampiran bila ada: daftar hadir, daftar barang, atau foto.
Contoh siap salin
BERITA ACARA [JENIS KEGIATAN/KEJADIAN]
Nomor: [NOMOR]
Pada hari ini [HARI], tanggal [TANGGAL DALAM HURUF] bulan [BULAN] tahun [TAHUN DALAM HURUF], pukul [JAM], bertempat di [TEMPAT], kami yang bertanda tangan di bawah ini:
1. [NAMA], [JABATAN], selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA; 2. [NAMA], [JABATAN], selanjutnya disebut PIHAK KEDUA.
Telah melaksanakan/menyaksikan [KEGIATAN/KEJADIAN] dengan uraian sebagai berikut: [URAIAN FAKTUAL SECARA BERURUTAN].
Hasil/kesimpulan: [KESIMPULAN].
Demikian berita acara ini dibuat dengan sebenarnya dalam rangkap [DUA], masing-masing mempunyai kekuatan yang sama, untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
PIHAK PERTAMA, _______________ ([NAMA])
PIHAK KEDUA, _______________ ([NAMA])
Saksi: _______________ ([NAMA])
Cara mengisi, langkah demi langkah
Tulis segera setelah kejadian, selagi semua pihak masih ada.
Mulai dengan “Pada hari ini …” dan tuliskan tanggal dalam huruf.
Sebutkan identitas dan jabatan setiap pihak.
Uraikan fakta secara berurutan, lengkap dengan jam bila penting.
Tulis kesimpulan atau hasil dalam kalimat yang bisa dilaksanakan.
Tanda tangani oleh para pihak dan saksi; lampirkan dokumen pendukung.
Buat rangkap sesuai jumlah pihak, masing-masing memegang satu asli.
Kesalahan yang sering bikin masalah
Menulis opini atau dugaan, bukan fakta.
Tanpa jam dan tempat kejadian.
Tidak ada saksi.
Hanya satu rangkap, sehingga salah satu pihak tidak punya bukti.
Jumlah atau data berbeda dengan lampiran, misalnya daftar hadir atau daftar barang.
Ditandatangani setelah berhari-hari, ketika detail kejadian sudah terlupa.
Agar tidak mudah diubah dan sesuai kebiasaan dokumen resmi.
Perlu meterai?
Tidak wajib; meterai dapat ditempel jika berita acara akan dipakai sebagai alat bukti di pengadilan.
Siapa yang boleh menjadi saksi?
Orang dewasa yang hadir saat kejadian dan tidak berkepentingan langsung.
Apa bedanya berita acara dan notulen?
Notulen mencatat jalannya pembicaraan dalam rapat. Berita acara mencatat fakta pelaksanaan dan hasilnya secara resmi, dan ditandatangani para pihak serta saksi.
Apakah berita acara harus diketik?
Tidak harus. Berita acara tulis tangan sah selama isinya lengkap dan ditandatangani, tetapi versi ketik lebih mudah dibaca dan diarsipkan.
Apa saja jenis berita acara yang paling sering dipakai?
Berita acara serah terima barang atau pekerjaan (BAST), berita acara rapat, berita acara kejadian, berita acara pemeriksaan barang, dan berita acara pelaksanaan kegiatan.
Contoh di halaman ini adalah teks acuan, bukan nasihat hukum. Ketentuan bisa berbeda menurut kasus dan daerah; untuk perjanjian bernilai besar atau keadaan yang rumit, mintalah notaris atau advokat memeriksanya sebelum ditandatangani.
