Contoh berita acara pemusnahan

Berita acara pemusnahan mencatat bahwa arsip, dokumen, atau barang (kedaluwarsa, rusak, tidak layak pakai) telah dimusnahkan secara resmi. Isinya: dasar pemusnahan (keputusan atau jadwal retensi), daftar yang dimusnahkan, cara pemusnahan (dicacah, dibakar, dihancurkan), tempat dan waktu, pelaksana, serta saksi.

Diperbarui:

Pemusnahan arsip instansi pemerintah mengikuti jadwal retensi arsip dan ketentuan kearsipan yang berlaku.

Dokumentasikan proses dengan foto sebagai lampiran.

Kapan surat ini dipakai

  • Arsip yang melewati masa retensi.
  • Obat atau makanan kedaluwarsa.
  • Barang rusak yang dihapus dari inventaris.
  • Dokumen berisi data pribadi yang tidak lagi diperlukan.

Isi yang wajib ada

  • Dasar pemusnahan.
  • Daftar yang dimusnahkan.
  • Cara pemusnahan.
  • Waktu dan tempat.
  • Pelaksana dan saksi.
  • Lampiran foto.

Contoh siap salin

BERITA ACARA PEMUSNAHAN [ARSIP/BARANG]

Nomor: [NOMOR]

Pada hari ini [HARI], tanggal [TANGGAL DALAM HURUF], bertempat di [TEMPAT].

Berdasarkan [KEPUTUSAN/DASAR] Nomor [NOMOR], telah dilaksanakan pemusnahan [arsip/barang] sebagaimana tercantum dalam daftar terlampir sebanyak [JUMLAH] [berkas/unit].

Pemusnahan dilakukan dengan cara [DICACAH/DIBAKAR/DIHANCURKAN] sehingga tidak dapat dikenali atau digunakan kembali.

Pemusnahan dilaksanakan oleh [NAMA PELAKSANA] dan disaksikan oleh pihak-pihak yang bertanda tangan di bawah ini.

Demikian berita acara ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

Pelaksana: _______________ ([NAMA])
Saksi 1: _______________ ([NAMA])
Saksi 2: _______________ ([NAMA])
Mengetahui, [PIMPINAN]: _______________ ([NAMA])

Cara mengisi, langkah demi langkah

  1. Pastikan dasar pemusnahan sah.
  2. Buat daftar lengkap.
  3. Pilih cara yang membuat tidak dapat dipakai lagi.
  4. Hadirkan saksi.
  5. Lampirkan foto proses.

Kesalahan yang sering bikin masalah

  • Memusnahkan tanpa dasar.
  • Daftar tidak lengkap.
  • Dokumen dibuang utuh ke tempat sampah.
  • Tidak ada saksi.

Untuk menyelesaikan dokumen

Pertanyaan yang sering diajukan

Arsip apa yang boleh dimusnahkan?

Arsip yang telah melewati masa retensi dan tidak memiliki nilai guna lanjutan, sesuai jadwal retensi lembaga.

Bagaimana dengan dokumen berisi data pribadi?

Musnahkan dengan cara yang membuat data tidak dapat dibaca, misalnya dicacah.

Perlu dilaporkan?

Untuk instansi pemerintah dan aset negara, ikuti prosedur pelaporan yang berlaku.

Contoh di halaman ini adalah teks acuan, bukan nasihat hukum. Ketentuan bisa berbeda menurut kasus dan daerah; untuk perjanjian bernilai besar atau keadaan yang rumit, mintalah notaris atau advokat memeriksanya sebelum ditandatangani.