Contoh surat pengantar dokumen

Surat pengantar dokumen menyertai pengiriman berkas dari satu kantor ke kantor lain atau kepada instansi. Bentuknya sering berupa tabel: nomor, jenis atau uraian dokumen, jumlah, dan keterangan (misalnya untuk ditindaklanjuti, untuk diketahui, atau untuk ditandatangani), dilengkapi kolom tanda terima penerima dengan tanggal. Surat ini menjadi bukti bahwa dokumen telah dikirim dan diterima.

Diperbarui:

Kolom tanda terima membuat surat pengantar sekaligus bukti penyerahan.

Tulis keterangan tindakan yang diharapkan agar penerima tahu apa yang harus dilakukan.

Kapan surat ini dipakai

  • Mengirim berkas ke kantor pusat.
  • Menyerahkan laporan ke instansi.
  • Mengirim dokumen tagihan ke klien.
  • Mengembalikan berkas yang sudah ditandatangani.

Isi yang wajib ada

  • Nomor dan tanggal.
  • Tujuan.
  • Daftar dokumen.
  • Jumlah.
  • Keterangan tindakan.
  • Tanda terima.

Contoh siap salin

SURAT PENGANTAR

[KOP PENGIRIM]

Nomor: [NOMOR]

Kepada Yth. [JABATAN/BAGIAN], [INSTANSI/PERUSAHAAN], di [TEMPAT]

1.

[URAIAN DOKUMEN] — [JUMLAH] berkas/eksemplar — [untuk ditindaklanjuti/diketahui/ditandatangani].

2.

[URAIAN DOKUMEN] — [JUMLAH] berkas/eksemplar — [KETERANGAN].

3.

[URAIAN DOKUMEN] — [JUMLAH] berkas/eksemplar — [KETERANGAN].

[KOTA], [TANGGAL]

Pengirim, [JABATAN], _______________ ([NAMA])

Diterima tanggal: [TANGGAL]
Penerima, _______________ ([NAMA])

Cara mengisi, langkah demi langkah

  1. Daftar dokumen dalam tabel.
  2. Tulis jumlah dan keterangan.
  3. Sediakan kolom tanda terima.
  4. Buat dua rangkap.
  5. Simpan rangkap yang sudah diterima.

Kesalahan yang sering bikin masalah

  • Jumlah berkas tidak ditulis.
  • Tanpa kolom tanda terima.
  • Keterangan tindakan kosong.
  • Tidak menyimpan salinan.

Untuk menyelesaikan dokumen

Pertanyaan yang sering diajukan

Apa bedanya dengan surat pengantar RT?

Surat pengantar RT adalah rekomendasi administrasi warga; surat pengantar dokumen menyertai pengiriman berkas.

Perlu kop?

Untuk kantor dan instansi, ya.

Bisa dikirim elektronik?

Bisa, dengan lampiran PDF dan tanda terima melalui balasan email.

Contoh di halaman ini adalah teks acuan, bukan nasihat hukum. Ketentuan bisa berbeda menurut kasus dan daerah; untuk perjanjian bernilai besar atau keadaan yang rumit, mintalah notaris atau advokat memeriksanya sebelum ditandatangani.