Surat tugas adalah perintah tertulis dari pimpinan kepada pegawai untuk melaksanakan tugas tertentu, seperti mengikuti pelatihan, perjalanan dinas, atau mewakili instansi. Isinya: dasar penugasan, identitas yang ditugaskan (nama, NIP/jabatan), uraian tugas, waktu dan tempat, pembebanan biaya bila ada, kewajiban melaporkan hasil, dan tanda tangan pimpinan.
Diperbarui:
Surat tugas sering menjadi syarat klaim biaya perjalanan dinas dan bukti kehadiran di kegiatan.
Satu surat tugas dapat memuat beberapa pegawai dalam bentuk daftar.
Surat tugas diterbitkan oleh pimpinan atau pejabat yang berwenang, bukan oleh pegawai yang ditugaskan. Di instansi pemerintah dan sekolah negeri, formatnya mengikuti pedoman tata naskah dinas masing-masing; di perusahaan, format bebas selama isinya lengkap.
Susunan yang lazim memakai kata kunci “Dasar”, “Menugaskan”, “Kepada”, dan “Untuk”, sehingga siapa yang ditugaskan, untuk apa, kapan, dan di mana terbaca dalam sekali lihat.
Kapan surat ini dipakai
Perjalanan dinas ke luar kota atau ke kantor lain.
Mengikuti pelatihan, seminar, workshop, atau diklat.
Mewakili sekolah, kantor, atau organisasi dalam acara resmi.
Tugas pengawasan, survei lapangan, kunjungan rumah siswa, atau pemeriksaan.
Penugasan wartawan, panitia, atau petugas pada kegiatan tertentu.
Isi yang wajib ada
Kop instansi atau perusahaan dan nomor surat.
Dasar penugasan: surat undangan, surat perintah, program kerja, atau keputusan.
Identitas yang ditugaskan: nama, NIP atau nomor karyawan, pangkat/golongan, dan jabatan.
Uraian tugas yang jelas.
Waktu pelaksanaan (tanggal mulai dan selesai) dan tempat.
Pembebanan biaya, jika ada.
Kewajiban melaporkan hasil pelaksanaan tugas.
Tempat dan tanggal penetapan, tanda tangan pimpinan, dan cap.
Contoh siap salin
SURAT TUGAS
[KOP INSTANSI]
Nomor: [NOMOR]
Dasar
[SURAT UNDANGAN/PERINTAH/PROGRAM KERJA] Nomor [NOMOR] tanggal [TANGGAL].
1. [URAIAN TUGAS] pada [HARI, TANGGAL] s.d. [TANGGAL] di [TEMPAT]; 2. Biaya dibebankan pada [ANGGARAN/PENYELENGGARA]; 3. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada pimpinan setelah selesai; 4. Melaksanakan tugas ini dengan penuh tanggung jawab.
Ditetapkan di [KOTA], pada tanggal [TANGGAL]
[JABATAN PIMPINAN],
_______________ (cap)
[NAMA], NIP [NIP]
Cara mengisi, langkah demi langkah
Tulis dasar penugasan dengan nomor dan tanggal suratnya.
Cantumkan identitas lengkap setiap pegawai yang ditugaskan.
Uraikan tugas, waktu, dan tempatnya dengan spesifik.
Sebutkan sumber biaya, misalnya anggaran instansi atau penyelenggara.
Tambahkan kewajiban membuat laporan setelah tugas selesai.
Minta tanda tangan pimpinan berwenang dan cap instansi.
Untuk perjalanan dinas, lengkapi dengan SPPD bila instansi mewajibkannya.
Kesalahan yang sering bikin masalah
Tanggal tugas tidak sesuai jadwal kegiatan.
Tanpa dasar penugasan.
Sumber biaya tidak jelas.
Tanpa cap instansi.
Ditandatangani pejabat yang tidak berwenang menugaskan.
Nama atau NIP salah tulis, sehingga klaim biaya ditolak.
Surat tugas memerintahkan tugas; SPPD (surat perintah perjalanan dinas) mengatur perjalanan dan biayanya serta ditandatangani di tempat tujuan.
Bisakah satu surat untuk banyak orang?
Bisa, dengan daftar nama dalam surat atau lampiran.
Siapa yang menandatangani?
Pimpinan yang berwenang atau pejabat yang diberi wewenang.
Apa bedanya surat tugas dan surat perintah?
Keduanya berisi perintah. Surat perintah (sprint) lazim dipakai di lingkungan pemerintah dan aparat untuk perintah yang lebih formal, sedangkan surat tugas lebih umum untuk kegiatan seperti pelatihan, kunjungan, atau mewakili instansi.
Apakah surat tugas perlu meterai?
Tidak. Surat tugas adalah naskah dinas internal; yang membuatnya sah adalah tanda tangan pejabat berwenang dan cap instansi.
Bagaimana contoh surat tugas guru dari kepala sekolah?
Isinya sama: dasar (misalnya undangan dinas pendidikan), nama guru beserta NIP atau NUPTK, tugas, waktu, dan tempat, lalu ditandatangani kepala sekolah dengan cap sekolah.
Contoh di halaman ini adalah teks acuan, bukan nasihat hukum. Ketentuan bisa berbeda menurut kasus dan daerah; untuk perjanjian bernilai besar atau keadaan yang rumit, mintalah notaris atau advokat memeriksanya sebelum ditandatangani.
