Contoh surat permohonan narasumber seminar dan pelatihan

Surat permohonan narasumber adalah surat resmi panitia yang meminta kesediaan seseorang menjadi pembicara, pemateri, atau pembahas pada seminar, pelatihan, webinar, atau diskusi. Surat yang lengkap menyebut nama dan tema acara, topik yang diminta, hari, tanggal, jam, durasi termasuk tanya jawab, tempat atau platform, profil peserta, honorarium dan fasilitas, batas konfirmasi, serta kontak panitia. Untuk narasumber pejabat atau pegawai instansi, surat dialamatkan kepada pimpinan instansinya agar dapat diterbitkan surat tugas.

Diperbarui:

Narasumber yang baik dibanjiri undangan, dan yang menentukan jawabannya sering bukan honor, melainkan kejelasan surat: topik yang spesifik, tanggal yang pasti, durasi yang masuk akal, dan siapa pesertanya. Surat yang hanya menulis «mohon kesediaan menjadi narasumber» tanpa topik memaksa calon narasumber bertanya balik, dan undangan yang datang seminggu sebelum acara biasanya ditolak karena jadwal sudah penuh. Kirim surat tiga sampai empat minggu sebelumnya, susul dengan pesan singkat, dan lampirkan kerangka acuan kegiatan.

Jika narasumber adalah dosen, dokter, pejabat, atau pegawai negeri, ingat dua hal. Pertama, surat ditujukan kepada pimpinan instansinya dengan tembusan kepada yang bersangkutan, karena ia memerlukan surat tugas atau izin atasan untuk hadir pada jam kerja. Kedua, bila acara dibiayai APBN atau APBD, honorarium mengikuti standar biaya masukan yang ditetapkan Menteri Keuangan setiap tahun dan dipotong pajak penghasilan oleh bendahara. Contoh di bawah dapat dipakai panitia kampus, sekolah, organisasi, maupun perusahaan; sesuaikan kop dan nomor suratnya.

Kapan surat ini dipakai

  • Seminar, kuliah umum, atau webinar yang memerlukan pemateri ahli dari luar lembaga Anda.
  • Pelatihan atau workshop internal yang mengundang praktisi untuk sesi tertentu.
  • Talkshow, diskusi panel, atau bedah buku dengan beberapa pembicara dan moderator.
  • Kajian, pengajian, atau penyuluhan masyarakat yang mengundang tokoh atau petugas instansi.

Isi yang wajib ada

  • Kop, nomor, tanggal, lampiran, dan perihal surat; tujukan kepada narasumber dengan gelar dan jabatan yang benar, atau kepada pimpinan instansinya.
  • Nama acara, tema, dan latar belakang singkat: siapa penyelenggara dan untuk apa acara diadakan.
  • Topik yang diminta kepada narasumber ini, dibedakan dari materi pembicara lain.
  • Hari, tanggal, jam mulai dan selesai sesi, durasi paparan dan tanya jawab, serta tempat atau tautan platform.
  • Profil dan jumlah peserta, supaya narasumber dapat menyesuaikan kedalaman materi.
  • Honorarium, transportasi, dan akomodasi yang disediakan, atau pernyataan jujur bila acara bersifat sukarela.
  • Permintaan bahan: materi paparan, biodata singkat, dan foto untuk publikasi, dengan tenggatnya.
  • Izin perekaman dan publikasi, batas waktu konfirmasi, serta nama dan nomor kontak panitia.

Contoh siap salin

SURAT PERMOHONAN NARASUMBER

[KOP PENYELENGGARA]

Nomor: [NOMOR SURAT] — Lampiran: 1 berkas kerangka acuan

Perihal: Permohonan Narasumber

Kepada Yth. [NAMA NARASUMBER, GELAR], [JABATAN], di [KOTA]

Dengan hormat,

Dalam rangka [MAKSUD KEGIATAN, misalnya memperingati Hari Guru Nasional], [NAMA PENYELENGGARA] akan menyelenggarakan [NAMA ACARA] dengan tema «[TEMA]» pada hari [HARI], tanggal [TANGGAL], pukul [JAM MULAI]–[JAM SELESAI] WIB, di [TEMPAT / PLATFORM DARING], dengan peserta sekitar [JUMLAH] orang yang terdiri atas [LATAR PESERTA].

Sehubungan dengan itu, kami memohon kesediaan Bapak/Ibu menjadi narasumber dengan topik «[TOPIK]» pada pukul [JAM SESI], selama [DURASI] menit paparan dan [DURASI] menit tanya jawab. Kerangka acuan kegiatan kami lampirkan.

Panitia menyediakan honorarium Rp[JUMLAH] [sebelum/setelah dipotong pajak], serta transportasi pulang-pergi dan akomodasi [JUMLAH] malam (acara luring) atau tautan dan dukungan teknis (sesi daring). Kegiatan ini [akan direkam dan dipublikasikan di kanal penyelenggara / tidak direkam]; untuk itu kami mohon izin Bapak/Ibu.

Mohon konfirmasi kesediaan paling lambat [TANGGAL] kepada [NAMA PANITIA], [NOMOR WHATSAPP / EMAIL]. Bila berkenan, kami memohon biodata singkat dan bahan paparan paling lambat [TANGGAL] untuk publikasi dan modul peserta.

Atas perhatian dan kesediaan Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima kasih.

[KOTA], [TANGGAL]

Hormat kami,

Ketua Panitia, _______________ ([NAMA])
Sekretaris, _______________ ([NAMA])
Mengetahui, [PIMPINAN LEMBAGA]: _______________ ([NAMA])
Tembusan: 1. [Pimpinan instansi narasumber]; 2. Arsip.

Cara mengisi, langkah demi langkah

  1. Tetapkan dulu topik, tanggal, dan jam sesi yang pasti; narasumber menjawab berdasarkan jadwal, bukan rencana.
  2. Cari nama lengkap, gelar, dan jabatan narasumber dari sumber resmi; salah menulis gelar adalah kesan pertama yang buruk.
  3. Tulis honorarium dan fasilitas secara jujur; bila acara sukarela, katakan sejak awal.
  4. Untuk pegawai instansi, alamatkan surat kepada pimpinannya dan beri tembusan kepada yang bersangkutan agar surat tugas dapat terbit.
  5. Lampirkan kerangka acuan satu halaman: tujuan, susunan acara, pembicara lain, dan kebutuhan teknis.
  6. Kirim surat dalam PDF bertanda tangan melalui e-mail atau WhatsApp resmi, lalu konfirmasi lewat telepon dua atau tiga hari kemudian.

Kesalahan yang sering bikin masalah

  • Topik terlalu umum («tentang kewirausahaan») sehingga narasumber tidak tahu materi apa yang diharapkan.
  • Mengundang mendadak, kurang dari dua minggu, tanpa mengecek jadwal lebih dulu.
  • Tidak menyebut honor dan fasilitas, lalu berselisih soal transportasi dan penginapan setelah acara.
  • Lupa meminta izin rekaman dan publikasi, padahal materi akan diunggah ke media sosial.

Untuk menyelesaikan dokumen

Pertanyaan yang sering diajukan

Berapa honorarium narasumber yang wajar?

Tidak ada tarif umum untuk acara swasta; besarnya mengikuti kemampuan penyelenggara, reputasi narasumber, dan durasi. Untuk kegiatan yang dibiayai APBN atau APBD, panitia terikat pada Standar Biaya Masukan yang ditetapkan Menteri Keuangan setiap tahun, yang membedakan tarif per jam menurut jabatan atau keahlian narasumber. Sebutkan angkanya di surat, atau nyatakan bahwa honor mengikuti standar instansi.

Apakah honor narasumber dipotong pajak?

Ya. Penyelenggara yang berstatus pemotong pajak memotong PPh Pasal 21 dari honorarium: untuk narasumber bukan pegawai, dasar pengenaannya 50% dari honor bruto dikalikan tarif progresif; untuk ASN yang honornya dibayar dari APBN atau APBD, pemotongannya bersifat final menurut golongan. Sebutkan dalam surat apakah angka honor itu bersih atau bruto, dan berikan bukti potong.

Bagaimana mengundang pejabat atau ASN menjadi narasumber?

Tujukan surat kepada pimpinan instansinya, misalnya kepala dinas atau rektor, dengan kalimat «mohon dapat menugaskan [NAMA/JABATAN]», dan beri tembusan kepada yang bersangkutan. Instansi lalu menerbitkan surat tugas yang menjadi dasar kehadirannya pada jam kerja dan pembayaran honornya. Prosesnya lebih lama, jadi kirim surat paling sedikit tiga minggu sebelum acara.

Perlukah surat permohonan jika narasumber sudah setuju lewat WhatsApp?

Perlu. Persetujuan lisan atau pesan singkat tidak dapat dipakai narasumber untuk mengurus izin atasan, dan tidak dapat dipakai panitia sebagai dasar pertanggungjawaban honor. Kirim surat resmi sebagai tindak lanjut, lalu minta konfirmasi tertulis kembali.

Apa saja yang dilampirkan pada surat permohonan narasumber?

Kerangka acuan kegiatan (TOR) satu sampai dua halaman: latar belakang, tujuan, susunan acara dengan jam, nama pembicara lain dan moderator, profil peserta, serta kebutuhan teknis seperti durasi dan format materi. Untuk acara daring, tambahkan tautan uji coba dan nama operator yang dapat dihubungi.

Contoh di halaman ini adalah teks acuan, bukan nasihat hukum. Ketentuan bisa berbeda menurut kasus dan daerah; untuk perjanjian bernilai besar atau keadaan yang rumit, mintalah notaris atau advokat memeriksanya sebelum ditandatangani.