Contoh surat peringatan karyawan (SP1, SP2, SP3)

Surat peringatan (SP) adalah teguran tertulis dari perusahaan kepada karyawan yang melanggar peraturan perusahaan, perjanjian kerja, atau perjanjian kerja bersama. SP diberikan bertahap (SP1, SP2, SP3), masing-masing umumnya berlaku paling lama 6 bulan kecuali diatur lain. Isinya: identitas karyawan, pelanggaran yang dilakukan beserta tanggal, pasal peraturan yang dilanggar, tingkat peringatan, masa berlaku, konsekuensi jika mengulang, dan tanda tangan.

Diperbarui:

Pemutusan hubungan kerja karena pelanggaran pada umumnya didahului SP pertama, kedua, dan ketiga berturut-turut, kecuali peraturan perusahaan mengatur lain untuk pelanggaran tertentu.

Tuliskan fakta pelanggaran secara spesifik (tanggal, kejadian) dan beri kesempatan karyawan memberi penjelasan.

Kapan surat ini dipakai

  • Keterlambatan atau absen berulang.
  • Pelanggaran prosedur kerja.
  • Tidak mencapai target setelah pembinaan.
  • Pelanggaran tata tertib perusahaan.

Isi yang wajib ada

  • Identitas karyawan.
  • Tingkat peringatan (SP1/SP2/SP3).
  • Pelanggaran dan tanggal.
  • Pasal yang dilanggar.
  • Masa berlaku.
  • Konsekuensi dan tanda tangan.

Contoh siap salin

SURAT PERINGATAN [PERTAMA/KEDUA/KETIGA]

[KOP PERUSAHAAN]

Nomor: [NOMOR]

Kepada: Nama: [NAMA]; Jabatan: [JABATAN]; NIK karyawan: [NOMOR]

Berdasarkan hasil evaluasi, Saudara telah melakukan pelanggaran berupa [URAIAN PELANGGARAN] pada [TANGGAL], yang bertentangan dengan Pasal [XX] Peraturan Perusahaan/Perjanjian Kerja Bersama.

[Pelanggaran ini merupakan pengulangan setelah Surat Peringatan Pertama Nomor NOMOR tanggal TANGGAL.]

Oleh karena itu, perusahaan memberikan Surat Peringatan [Pertama/Kedua/Ketiga] yang berlaku selama [6 (enam)] bulan sejak tanggal surat ini.

Apabila dalam masa berlaku surat ini Saudara kembali melakukan pelanggaran, perusahaan akan [memberikan surat peringatan berikutnya / mengambil tindakan sesuai peraturan yang berlaku].

Demikian surat peringatan ini disampaikan agar menjadi perhatian dan perbaikan.

[KOTA], [TANGGAL]

[HRD/PIMPINAN], _______________ ([NAMA])
Diterima oleh karyawan: _______________ ([NAMA]), tanggal [TANGGAL]

Cara mengisi, langkah demi langkah

  1. Kumpulkan bukti pelanggaran.
  2. Rujuk pasal peraturan perusahaan.
  3. Tentukan tingkat SP sesuai riwayat.
  4. Serahkan dan minta tanda terima.
  5. Simpan salinan di arsip personalia.

Kesalahan yang sering bikin masalah

  • Pelanggaran ditulis umum tanpa tanggal.
  • Melompat ke SP3 tanpa dasar.
  • Tidak menyebut masa berlaku.
  • Karyawan tidak diberi salinan.

Untuk menyelesaikan dokumen

Pertanyaan yang sering diajukan

Berapa lama SP berlaku?

Umumnya paling lama enam bulan untuk setiap surat peringatan, kecuali ditentukan lain dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau PKB.

Bolehkah langsung SP3?

Dapat dilakukan untuk pelanggaran tertentu jika diatur dalam peraturan perusahaan; di luar itu SP diberikan bertahap.

Bagaimana jika karyawan menolak menandatangani?

Catat penolakan itu dengan saksi; surat tetap dapat diserahkan dan diarsipkan.

Contoh di halaman ini adalah teks acuan, bukan nasihat hukum. Ketentuan bisa berbeda menurut kasus dan daerah; untuk perjanjian bernilai besar atau keadaan yang rumit, mintalah notaris atau advokat memeriksanya sebelum ditandatangani.