Contoh surat permintaan penawaran harga

Surat permintaan penawaran (request for quotation) dikirim pembeli kepada beberapa pemasok untuk meminta harga atas barang atau jasa tertentu. Isinya: daftar barang dan spesifikasi, jumlah, lokasi dan waktu pengiriman yang dibutuhkan, syarat pembayaran, batas waktu penyampaian penawaran, dan kontak. Penawaran yang masuk lalu dibandingkan sebelum menerbitkan PO.

Diperbarui:

Kirim spesifikasi yang sama kepada semua pemasok agar penawaran dapat dibandingkan secara adil.

Minta pemasok menyebutkan masa berlaku harga, garansi, dan waktu pengiriman.

Kapan surat ini dipakai

  • Pengadaan barang kantor.
  • Membandingkan harga pemasok.
  • Proyek yang butuh jasa pihak ketiga.
  • Pembelian rutin bahan baku.

Isi yang wajib ada

  • Daftar barang dan spesifikasi.
  • Jumlah.
  • Lokasi dan waktu pengiriman.
  • Syarat pembayaran.
  • Batas waktu penawaran.
  • Kontak.

Contoh siap salin

SURAT PERMINTAAN PENAWARAN HARGA

[KOP PERUSAHAAN]

Nomor: [NOMOR] — Perihal: Permintaan Penawaran Harga

Kepada Yth. [NAMA PEMASOK], di [TEMPAT]

Dengan hormat,

Sehubungan dengan kebutuhan [NAMA PERUSAHAAN], kami meminta penawaran harga untuk barang/jasa berikut: 1. [NAMA BARANG], spesifikasi [SPESIFIKASI], jumlah [JUMLAH] [SATUAN]; 2. [BARIS BERIKUTNYA].

Barang dikirim ke [ALAMAT] paling lambat [TANGGAL]. Pembayaran yang kami harapkan: [tempo XX hari setelah barang dan faktur diterima].

Mohon penawaran mencantumkan harga satuan, pajak, ongkos kirim, garansi, waktu pengiriman, dan masa berlaku, serta disampaikan paling lambat [TANGGAL] ke [EMAIL/ALAMAT].

Atas perhatian dan kerja samanya kami ucapkan terima kasih.

[KOTA], [TANGGAL]

[BAGIAN PENGADAAN], _______________ ([NAMA])

Cara mengisi, langkah demi langkah

  1. Tulis spesifikasi rinci.
  2. Kirim ke beberapa pemasok.
  3. Tentukan batas waktu.
  4. Bandingkan penawaran dalam tabel.
  5. Terbitkan PO kepada pemenang.

Kesalahan yang sering bikin masalah

  • Spesifikasi berbeda antar pemasok.
  • Tanpa batas waktu.
  • Tidak meminta rincian pajak.
  • Memilih hanya dari harga termurah.

Untuk menyelesaikan dokumen

Pertanyaan yang sering diajukan

Berapa pemasok yang sebaiknya diminta?

Umumnya minimal tiga agar pembanding memadai.

Apa langkah setelah memilih pemasok?

Terbitkan purchase order (PO) yang merujuk penawaran terpilih.

Bolehkah bernegosiasi?

Boleh, sebaiknya tertulis dan diberikan kesempatan yang sama.

Contoh di halaman ini adalah teks acuan, bukan nasihat hukum. Ketentuan bisa berbeda menurut kasus dan daerah; untuk perjanjian bernilai besar atau keadaan yang rumit, mintalah notaris atau advokat memeriksanya sebelum ditandatangani.