Contoh surat undangan resmi acara

Surat undangan resmi acara dipakai instansi, perusahaan, atau sekolah untuk mengundang tamu ke seminar, peresmian, pelantikan, atau kegiatan resmi. Formatnya mengikuti surat dinas: kop, nomor, perihal, tujuan, isi (maksud acara, hari, tanggal, waktu, tempat), permintaan konfirmasi, dan tanda tangan pejabat dengan cap.

Diperbarui:

Untuk pejabat atau tamu penting, kirim jauh hari dan lampirkan susunan acara.

Sebutkan kontak panitia untuk konfirmasi kehadiran.

Kapan surat ini dipakai

  • Seminar atau lokakarya.
  • Peresmian gedung atau program.
  • Pelantikan pengurus.
  • Wisuda atau pentas sekolah.

Isi yang wajib ada

  • Kop, nomor, perihal.
  • Tujuan.
  • Maksud acara.
  • Hari, tanggal, waktu, tempat.
  • Konfirmasi kehadiran.
  • Tanda tangan pejabat dan cap.

Contoh siap salin

UNDANGAN

[KOP INSTANSI]

Nomor: [NOMOR] — Perihal: Undangan [NAMA ACARA]

Kepada Yth. [NAMA/JABATAN], di [TEMPAT]

Dengan hormat,

Dalam rangka [MAKSUD ACARA], kami bermaksud menyelenggarakan [NAMA ACARA] dengan tema “[TEMA]”, yang akan dilaksanakan pada: hari/tanggal [HARI, TANGGAL], pukul [JAM] WIB, bertempat di [TEMPAT].

Sehubungan dengan hal tersebut, kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir [sebagai tamu undangan / narasumber]. Susunan acara terlampir.

Konfirmasi kehadiran dapat disampaikan kepada [NAMA PANITIA] di nomor [NOMOR] paling lambat [TANGGAL]. Atas perhatian dan kehadirannya, kami ucapkan terima kasih.

[KOTA], [TANGGAL]

[JABATAN],
_______________ (cap)
[NAMA]

Cara mengisi, langkah demi langkah

  1. Gunakan kop dan nomor surat instansi.
  2. Jelaskan maksud acara.
  3. Lampirkan susunan acara.
  4. Beri kontak konfirmasi.
  5. Tanda tangani oleh pejabat berwenang.

Kesalahan yang sering bikin masalah

  • Tidak menyebut maksud acara.
  • Tanpa kontak panitia.
  • Nama dan gelar tamu salah tulis.
  • Undangan terlambat untuk pejabat.

Untuk menyelesaikan dokumen

Pertanyaan yang sering diajukan

Bagaimana menulis gelar di undangan?

Tulis sesuai gelar yang benar dan jabatan resmi penerima; periksa ejaan dengan cermat.

Perlu cap?

Surat resmi instansi biasanya dibubuhi cap lembaga di samping tanda tangan pejabat.

Bisa dikirim elektronik?

Bisa, dalam PDF bertanda tangan, terutama jika dikirim melalui email resmi.

Contoh di halaman ini adalah teks acuan, bukan nasihat hukum. Ketentuan bisa berbeda menurut kasus dan daerah; untuk perjanjian bernilai besar atau keadaan yang rumit, mintalah notaris atau advokat memeriksanya sebelum ditandatangani.