Contoh surat perjanjian kerja sama event organizer

Perjanjian kerja sama event organizer (EO) mengatur penyelenggaraan acara oleh EO untuk klien, seperti seminar, gathering, peluncuran produk, atau pernikahan. Isinya: konsep, tanggal, dan lokasi acara, rincian layanan dan vendor yang disediakan, biaya dan termin pembayaran, prosedur perubahan, pembatalan dan pengembalian uang, force majeure, izin keramaian, serta tanggung jawab atas kerusakan dan keselamatan.

Diperbarui:

Aturan pembatalan harus bertingkat berdasarkan waktu, karena EO sudah membayar vendor sejak awal.

Pastikan siapa yang mengurus izin keramaian dan izin tempat.

Kapan surat ini dipakai

  • Gathering kantor.
  • Seminar atau konferensi.
  • Peluncuran produk.
  • Pernikahan atau acara keluarga besar.

Isi yang wajib ada

  • Konsep, tanggal, lokasi.
  • Rincian layanan.
  • Biaya dan termin.
  • Perubahan dan pembatalan.
  • Force majeure dan izin.
  • Tanggung jawab.

Contoh siap salin

PERJANJIAN KERJA SAMA PENYELENGGARAAN ACARA

Antara [NAMA KLIEN], diwakili [NAMA] (KLIEN), dan [NAMA EVENT ORGANIZER], diwakili [NAMA] (EO).

Pasal 1 – Acara

EO menyelenggarakan [NAMA ACARA] pada [TANGGAL], pukul [JAM], di [LOKASI], untuk sekitar [JUMLAH] peserta, sesuai konsep dan rundown terlampir.

Pasal 2 – Layanan

Layanan EO meliputi [dekorasi, sound system, MC, dokumentasi, konsumsi, registrasi], sesuai rincian anggaran terlampir.

Pasal 3 – Biaya

Total biaya Rp[JUMLAH] ([TERBILANG] rupiah), dibayar: [XX]% saat penandatanganan, [XX]% [XX] hari sebelum acara, dan [XX]% setelah acara berdasarkan berita acara.

Pasal 4 – Perubahan

Perubahan konsep atau jumlah peserta disampaikan tertulis paling lambat [XX] hari sebelum acara; tambahan biaya disepakati sebelum dilaksanakan.

Pasal 5 – Pembatalan oleh klien

Pembatalan lebih dari [XX] hari sebelum acara: [XX]% pembayaran dikembalikan; kurang dari [XX] hari: biaya vendor yang telah dikeluarkan tidak dikembalikan.

Pasal 6 – Force majeure

Jika acara tidak dapat dilaksanakan karena bencana, larangan pemerintah, atau keadaan di luar kendali, para pihak bermusyawarah untuk menjadwal ulang atau menghitung biaya yang telah dikeluarkan.

Pasal 7 – Izin dan keselamatan

EO mengurus [izin keramaian/izin tempat] dan memastikan standar keselamatan acara; KLIEN menyediakan data yang diperlukan.

Pasal 8 – Tanggung jawab

Kerusakan tempat atau peralatan akibat kelalaian EO atau vendornya menjadi tanggung jawab EO.

Dibuat rangkap dua bermeterai cukup di [KOTA], [TANGGAL].

KLIEN, _______________ ([NAMA])
EO, _______________ ([NAMA])

Cara mengisi, langkah demi langkah

  1. Lampirkan konsep dan rundown.
  2. Rincikan anggaran.
  3. Tetapkan termin.
  4. Atur pembatalan bertingkat.
  5. Buat berita acara setelah acara.

Kesalahan yang sering bikin masalah

  • Layanan tidak dirinci.
  • Tanpa aturan pembatalan.
  • Izin keramaian tidak diurus.
  • Perubahan lisan tanpa biaya jelas.

Untuk menyelesaikan dokumen

Pertanyaan yang sering diajukan

Siapa yang mengurus izin keramaian?

Sesuai kesepakatan; biasanya EO dengan data dari klien.

Bagaimana jika acara diundur?

Atur penjadwalan ulang dan biaya tambahan dalam perjanjian.

Kapan pelunasan?

Umumnya sebelum acara atau setelah acara berdasarkan berita acara, sesuai termin.

Contoh di halaman ini adalah teks acuan, bukan nasihat hukum. Ketentuan bisa berbeda menurut kasus dan daerah; untuk perjanjian bernilai besar atau keadaan yang rumit, mintalah notaris atau advokat memeriksanya sebelum ditandatangani.