Surat keterangan kerja adalah surat resmi dari perusahaan yang menerangkan bahwa seseorang bekerja (atau pernah bekerja) di perusahaan tersebut, sejak kapan, dengan jabatan apa, dan status kepegawaiannya. Untuk KPR, visa, atau pinjaman, sering ditambah keterangan penghasilan. Surat dibuat di kop perusahaan, bernomor, dan ditandatangani pejabat berwenang (HRD atau pimpinan) dengan cap perusahaan.
Diperbarui:
Kedutaan untuk visa biasanya meminta surat dalam bahasa Inggris yang menyebut izin cuti dan tanggal kembali bekerja. Bank untuk KPR sering meminta penghasilan dan status karyawan tetap.
Data penghasilan adalah data pribadi; cantumkan hanya jika diminta oleh karyawan untuk keperluan tertentu.
Surat keterangan kerja dibuat oleh perusahaan, bukan oleh karyawan sendiri. Karyawan mengajukan permintaan ke HRD dengan menyebut keperluannya, lalu HRD menerbitkan surat di kop perusahaan dengan nomor, tanda tangan pejabat berwenang, dan cap.
Surat yang menyebut keperluan tertentu — misalnya “pengajuan KPR di Bank X” — lebih mudah diterima dan tidak bisa dipakai untuk keperluan lain tanpa sepengetahuan perusahaan.
Kapan surat ini dipakai
Pengajuan KPR, kredit kendaraan, atau kartu kredit yang meminta bukti status kerja.
Pengajuan visa ke kedutaan, biasanya dalam bahasa Inggris.
Persyaratan sewa rumah, apartemen, atau kos eksklusif.
Keperluan sekolah anak, beasiswa, atau tunjangan dari instansi lain.
Bukti masih aktif bekerja untuk pengurusan administrasi di instansi pemerintah.
Isi yang wajib ada
Kop perusahaan, nomor surat, dan tanggal penerbitan.
Nama dan jabatan pejabat yang menerangkan (HRD atau pimpinan).
Identitas karyawan: nama lengkap, NIK atau nomor induk karyawan.
Jabatan, unit kerja, dan tanggal mulai bekerja.
Status kepegawaian: karyawan tetap, atau kontrak beserta tanggal berakhirnya.
Penghasilan bulanan, hanya jika diminta untuk keperluan tertentu.
Keperluan surat, misalnya pengajuan KPR atau visa.
Tanda tangan pejabat berwenang dan cap perusahaan.
Contoh siap salin
SURAT KETERANGAN KERJA
[KOP PERUSAHAAN: NAMA, ALAMAT, TELEPON]
Nomor: [NOMOR]
Yang bertanda tangan di bawah ini, [NAMA], [JABATAN] [NAMA PERUSAHAAN], menerangkan bahwa:
Nama: [NAMA KARYAWAN]; NIK: [NIK]; Jabatan: [JABATAN]; Unit kerja: [UNIT]; Mulai bekerja: [TANGGAL]; Status: [karyawan tetap / kontrak sampai TANGGAL].
Adalah benar karyawan [NAMA PERUSAHAAN] yang sampai saat ini masih aktif bekerja. [Penghasilan bulanan yang bersangkutan sebesar Rp JUMLAH.]
Surat keterangan ini diberikan untuk keperluan [KEPERLUAN: pengajuan KPR di Bank X / pengajuan visa ke NEGARA].
Demikian surat keterangan ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
[KOTA], [TANGGAL]
[NAMA PERUSAHAAN]
_______________ (cap perusahaan)
[NAMA PEJABAT], [JABATAN]
Cara mengisi, langkah demi langkah
Karyawan mengajukan permintaan ke HRD dan menyebut keperluannya.
HRD mencocokkan data dengan arsip kepegawaian: tanggal masuk, jabatan, dan status.
Gunakan kop, nomor, dan format surat perusahaan.
Tulis keperluan sesuai permintaan, dan tambahkan penghasilan hanya bila diminta.
Untuk visa, buat versi bahasa Inggris yang menyebut izin cuti dan tanggal kembali bekerja.
Tanda tangani oleh pejabat berwenang, beri cap, lalu simpan salinannya di arsip.
Kesalahan yang sering bikin masalah
Tanpa kop dan cap perusahaan, sehingga diragukan keasliannya.
Keterangan penghasilan tidak sesuai slip gaji atau data BPJS.
Ditandatangani oleh pegawai yang tidak berwenang.
Tidak menyebut keperluan, sehingga surat bisa disalahgunakan.
Menyebut karyawan kontrak sebagai karyawan tetap — keterangan palsu yang bisa merugikan perusahaan.
Tanggal mulai bekerja berbeda dengan data di perjanjian kerja.
Surat keterangan kerja umumnya untuk karyawan yang masih aktif; paklaring (surat keterangan pengalaman kerja) diberikan saat hubungan kerja berakhir.
Bisakah surat keterangan kerja dibuat dalam bahasa Inggris?
Bisa, terutama untuk visa. Isinya sama: identitas, jabatan, masa kerja, dan keperluan, sering ditambah izin cuti dan tanggal kembali bekerja.
Apakah perlu meterai?
Surat keterangan dari perusahaan biasanya tidak memakai meterai, kecuali diminta pihak penerima.
Siapa yang berhak menandatangani?
Pimpinan perusahaan atau pejabat yang diberi wewenang, biasanya manajer HRD. Hindari tanda tangan staf biasa, karena bank dan kedutaan bisa menolaknya.
Apakah perusahaan wajib mencantumkan gaji?
Tidak. Gaji adalah data pribadi karyawan; cantumkan hanya jika karyawan memintanya untuk keperluan tertentu seperti KPR.
Berapa lama surat keterangan kerja berlaku?
Tidak ada ketentuan umum. Bank dan kedutaan biasanya meminta surat yang baru diterbitkan, misalnya dalam satu sampai tiga bulan terakhir; ikuti syarat penerima.
Contoh di halaman ini adalah teks acuan, bukan nasihat hukum. Ketentuan bisa berbeda menurut kasus dan daerah; untuk perjanjian bernilai besar atau keadaan yang rumit, mintalah notaris atau advokat memeriksanya sebelum ditandatangani.
