حين يكون العميل شركة كبيرة أو جهة أو استشاريًا، لا يُرسل عرض السعر وحده. يسبقه خطاب تقديم من صفحة واحدة يربط العرض بطلبهم، ويعدّد ما هو مرفق، ويحدد من يُتواصل معه. هذا الخطاب هو ما يُوضع في ملف الممارسة، وهو ما يُقرأ أولًا.
الخطاب الجيد قصير ويخلو من المبالغة. لا يكرر الأسعار — مكانها جدول العرض — ولا يمدح الشركة في فقرتين. يكفي أن يذكر رقم الطلب وتاريخه، وأن العرض مطابق للمواصفات المطلوبة، وصلاحيته، والمرفقات، ثم التوقيع والختم.
النموذج التالي خطاب تقديم رسمي بالصيغة المتداولة في مصر والخليج، يتبعه عرض السعر المسعّر نفسه لتوريد وتركيب أبواب وشبابيك. انسخ الخطاب وغيّر ما بين الأقواس، وافتح العرض في المولّد لتعدّل البنود.
مرفق بهذا العرض خطاب التقديم والمواصفات الفنية وكتالوج الخامات.
مدة التوريد والتركيب: (عدد) يومًا من تاريخ أمر التوريد.
الضمان: (مدة) ضد عيوب الصناعة والتركيب.
الدفع: 50% مقدم، والباقي عند الاستلام الابتدائي.
المجموع الفرعي
134,400.00 ج.م.
الضريبة (14%)
18,816.00 ج.م.
الإجمالي
153,216.00 ج.م.
اعتماد
غيّر الأسماء والبنود والأسعار في المولّد: المجاميع والخصم والضريبة تُحسب وحدها، وتنزّل عرض السعر PDF مجانًا بدون تسجيل وبدون علامة مائية.
يسرّنا أن نتقدم إليكم بعرض أسعارنا بشأن (الموضوع) طبقًا لطلبكم رقم (الرقم).
نؤكد مطابقة الأصناف المعروضة للمواصفات الواردة بكراسة الشروط دون أي تحفظات.
نود الإشارة إلى أن البند رقم (الرقم) معروض ببديل مكافئ، ومرفق مواصفاته.
يسري هذا العرض لمدة (عدد) يومًا من تاريخه.
نلتزم بمدة توريد (عدد) يومًا من تاريخ استلام أمر التوريد.
يسعدنا استقبال أي استفسار على الرقم (الرقم) أو البريد (البريد).
نأمل أن ينال عرضنا قبولكم، ونتطلع إلى التعاون معكم.
أخطاء في خطاب تقديم عرض السعر
تكرار الأسعار داخل الخطاب: أي اختلاف بين الخطاب والجدول يُحتسب ضدك.
نسيان رقم طلب عرض السعر: قد يُحفظ خطابك في ملف آخر أو لا يُضم للممارسة.
خطاب بلا توقيع أو ختم في ممارسة رسمية.
فقرة طويلة عن تاريخ الشركة: مكانها ملف سابقة الأعمال لا خطاب التقديم.
عدم ذكر المرفقات: لا يمكن للجهة التأكد من أن الملف وصل كاملًا.
أسئلة شائعة
ما الفرق بين خطاب تقديم عرض السعر وعرض السعر نفسه؟
الخطاب رسالة رسمية من صفحة واحدة تقدّم العرض وتربطه بالطلب وتعدّد المرفقات. عرض السعر هو الجدول المسعّر بالبنود والكميات والإجمالي والشروط.
هل يلزم خطاب مع كل عرض سعر؟
لا. للأفراد والعروض الصغيرة تكفي رسالة قصيرة مع ملف PDF. الخطاب الرسمي مطلوب غالبًا في الممارسات والمناقصات والتعامل مع الجهات والشركات الكبيرة.
كيف أكتب مقدمة عرض سعر مقاولات؟
بنفس صيغة الخطاب: الإشارة إلى المعاينة أو الطلب، ثم أن العرض مطابق للمواصفات المتفق عليها، ثم الصلاحية والمرفقات. ستجد نموذجًا مخصصًا في صفحة عرض سعر المقاولات.
هل أكتب الخطاب على ورق الشركة الرسمي؟
نعم إن كان لديك ورق يحمل الشعار والبيانات. وإن لم يكن، ضع الشعار والبيانات في رأس الصفحة، ويمكنك إنشاء خطاب رسمي بترويسة من مولّد الخطابات في الموقع.
هل أرسل الخطاب والعرض في ملف واحد؟
في الإرسال الإلكتروني يُفضل ملف PDF واحد يبدأ بالخطاب ثم العرض ثم المرفقات، أو ملفات منفصلة بأسماء واضحة تبدأ برقم العرض.
الأسماء والأرقام والنسب في النماذج أمثلة توضيحية تستبدلها ببياناتك. نسبة الضريبة ومتطلبات الفاتورة تختلف من بلد إلى آخر ومن نشاط إلى آخر، فراجع ما ينطبق على منشأتك.
