Genel kurul toplantı tutanağı örneği (limited şirket)

Limited şirketin olağan genel kurulu, faaliyet döneminin bitiminden itibaren üç ay içinde toplanır; toplantı tutanağında toplantının tarihi ve yeri, hazır bulunan ortaklar ve payları, gündem maddeleri, alınan kararlar ve oy sonuçları yazılmalı ve toplantı başkanı ile hazır bulunanlarca imzalanmalıdır. Müdür seçimi gibi tescile tabi kararlar içeren tutanaklar ticaret siciline tescil ettirilir.

Güncelleme:

Tek ortaklı veya birkaç ortaklı küçük limited şirketlerde genel kurul çoğu zaman bir formalite gibi görülür, ama finansal tabloların onayı, müdürlerin ibrası ve kâr dağıtımı kararları ancak bu toplantıyla alınır. Tutanak pay sahipleri karar defterine de işlenir.

Tüm ortakların katıldığı toplantılarda, itiraz olmadıkça çağrı usulüne uyulmadan da toplanılabilir; bu durum tutanakta belirtilir.

Bu belge ne zaman kullanılır

  • Her yıl olağan genel kurul toplantısında.
  • Müdür seçimi veya değişikliğinde.
  • Kâr dağıtımı veya sermaye artırımı kararlarında.
  • Pay devrinin onaylanmasında.

Belgede mutlaka olması gerekenler

  • Şirket unvanı, toplantı tarihi, saati ve yeri.
  • Hazır bulunan ortaklar ve temsil ettikleri paylar.
  • Toplantı başkanının seçimi.
  • Gündem maddeleri ve her biri için karar.
  • Oy sonuçları.
  • Başkan ve hazır bulunanların imzası.

Kopyalamaya hazır örnek

[ŞİRKET UNVANI] LİMİTED ŞİRKETİ [YIL] YILI OLAĞAN GENEL KURUL TOPLANTI TUTANAĞI

Toplantı tarihi ve saati: [GG.AA.YYYY], [SS:DD]

Toplantı yeri: [ŞİRKET MERKEZİ ADRESİ]

Şirketin [ESAS SERMAYE] TL esas sermayesinin tamamını temsil eden ortaklar toplantıda hazır bulunmuş, çağrı usulüne ilişkin itiraz olmadığından toplantı açılmıştır.

1. Açılış ve başkan seçimi

Toplantı [AD SOYAD] tarafından açılmış, toplantı başkanlığına oybirliğiyle [AD SOYAD] seçilmiştir.

2. Hazır bulunanlar

[ORTAK 1 AD SOYAD] ([TUTAR] TL pay), [ORTAK 2 AD SOYAD] ([TUTAR] TL pay). Hazır bulunanlar listesi tutanağa eklenmiştir.

3. Faaliyet raporu ve finansal tablolar

[YIL] yılı faaliyet raporu ile bilanço ve gelir tablosu okunmuş, müzakere edilmiş ve oybirliğiyle onaylanmıştır.

4. Müdürlerin ibrası

Şirket müdürü [AD SOYAD] [YIL] yılı faaliyetlerinden dolayı ibra edilmiştir. (Müdür, kendi ibrasında oy kullanmamıştır.)

5. Kâr dağıtımı

[YIL] yılı dönem net kârı olan [TUTAR] TL’nin [yasal yedek akçe ayrıldıktan sonra ortaklara payları oranında dağıtılmasına / geçmiş yıl kârlarına aktarılmasına] oybirliğiyle karar verilmiştir.

6. Müdür seçimi

Şirket müdürlüğüne [SÜRE] süreyle [AD SOYAD] seçilmiş, şirketi münferiden temsil ve ilzama yetkili kılınmıştır. [Tescil edilecektir.]

7. Dilek ve kapanış

Dilek ve temennilerden sonra gündemde görüşülecek başka madde kalmadığından toplantı saat [SS:DD]’da kapatılmıştır.

İşbu tutanak toplantı yerinde düzenlenmiş ve imzalanmıştır.

TOPLANTI BAŞKANI: [AD SOYAD] – İmza: ____________________
ORTAK: [AD SOYAD] – İmza: ____________________
ORTAK: [AD SOYAD] – İmza: ____________________

Yasal dayanak: 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu md. 616 ve devamı (limited şirkette genel kurul) ve md. 617 (olağan toplantının üç ay içinde yapılması).

Adım adım nasıl doldurulur

  1. Faaliyet dönemi bitiminden itibaren üç ay içinde toplantıyı planlayın.
  2. Gündemi ve finansal tabloları ortaklara önceden iletin.
  3. Hazır bulunanlar listesini düzenleyin.
  4. Kararları gündem sırasıyla ve oy sonuçlarıyla yazın.
  5. Tutanağı karar defterine işleyin; tescile tabi kararları ticaret siciline bildirin.

Sonradan sorun çıkaran hatalar

  • Müdürün kendi ibrasında oy kullanması.
  • Tescile tabi kararları sicile bildirmemek.
  • Tutanağı karar defterine işlememek.

Belgeyi tamamlamak için

Sık sorulan sorular

Limited şirket genel kurulu ne zaman yapılır?

Olağan genel kurul, her faaliyet döneminin bitiminden itibaren üç ay içinde yapılır. Takvim yılı esasına göre çalışan şirketlerde bu genellikle yılın ilk üç ayıdır.

Tek ortaklı limited şirkette genel kurul yapılır mı?

Evet. Tek ortaklı şirkette genel kurul kararları tek ortak tarafından alınır ve yazılı olarak karar defterine işlenir.

Genel kurul tutanağı tescil edilir mi?

Tutanağın tamamının tescili her zaman gerekmez; müdür seçimi, sermaye değişikliği, esas sözleşme değişikliği gibi tescile tabi kararlar ticaret siciline tescil ettirilir.

Bu sayfadaki örnekler yol gösterici metinlerdir, hukuki danışmanlık değildir. Süreler, tutarlar ve şartlar duruma göre değişir; yüksek tutarlı sözleşmelerde veya uyuşmazlık ihtimali olan durumlarda imzalamadan önce bir avukata danışın.