Tutanak örneği ve tutanak yazma kuralları

Tutanak, bir olayın veya durumun oluştuğu anda, orada bulunan kişilerce gördükleri şekilde yazılıp imzalandığı belgedir; tarih, saat, yer, olayın yorum katılmadan anlatımı, düzenleyenlerin ad soyadı, görevi ve imzası mutlaka bulunmalıdır. Tutanağın ispat gücü, olay anında düzenlenmesinden ve olayı bizzat gören en az iki kişi tarafından imzalanmasından gelir.

Güncelleme:

İşyerinde bir kavga, apartmanda bir su baskını, okulda bir kaza, bir malın hasarlı teslim alınması: bu olayların hepsi sonradan bir anlaşmazlığa, tazminat talebine veya disiplin işlemine dönüşebilir. Olay anında yazılan sade bir tutanak, haftalar sonra verilen tanık ifadelerinden çok daha güvenilirdir.

Tutanakta yorum değil tespit olur: “sarhoştu” yerine “ağzından alkol kokusu geliyordu ve ayakta durmakta zorlanıyordu” yazılır.

Bu belge ne zaman kullanılır

  • İşyerinde, okulda veya apartmanda bir olay yaşandığında.
  • Bir hasar veya eksikliğin tespit edilmesi gerektiğinde.
  • Bir kişinin bir beyanda bulunduğu veya bir işlemi reddettiği durumlarda.
  • Sonradan ispat gerektirebilecek her türlü durumda.

Belgede mutlaka olması gerekenler

  • Tutanağın başlığı (ne tutanağı olduğu).
  • Tarih, saat ve yer.
  • Olayın yorumsuz, sırasıyla anlatımı.
  • Olaya karışan kişilerin adları.
  • Tespitte bulunanların ad soyadı ve görevi.
  • Tüm düzenleyenlerin imzası.
  • İmzadan kaçınan varsa bu durumun yazılması.

Kopyalamaya hazır örnek

OLAY TESPİT TUTANAĞI

Tarih: [GG.AA.YYYY] – Saat: [SS:DD]

Yer: [ADRES / BİNA / BÖLÜM]

Yukarıda belirtilen tarih ve saatte, [YER]’de bulunduğumuz sırada [OLAYIN YORUMSUZ ANLATIMI, ÖRNEĞİN: A ile B arasında sözlü tartışma başladığı, tartışma sırasında A’nın masadaki bardağı yere attığı ve bardağın kırıldığı] görülmüştür.

Olaydan sonra [NE YAPILDI, ÖRNEĞİN: taraflar birbirinden ayrılmış, kırılan bardak parçaları toplanmış, yaralanan olmadığı tespit edilmiştir]. Olay yerinin fotoğrafları çekilmiş olup tutanağa eklenmiştir.

Olaya karışan kişiler: [AD SOYAD], [AD SOYAD]. Olayı gören diğer kişiler: [AD SOYAD].

İşbu tutanak, olay yerinde tarafımızca düzenlenerek okunmuş ve imza altına alınmıştır.

Tutanağı Düzenleyen: [AD SOYAD], [GÖREV] – İmza: ____________________
Tanık: [AD SOYAD], [GÖREV] – İmza: ____________________
Tanık: [AD SOYAD], [GÖREV] – İmza: ____________________
Olaya karışan kişi (şerh düşebilir): [AD SOYAD] – İmza: ____________________

Adım adım nasıl doldurulur

  1. Tutanağı olay anında veya hemen sonra, olay yerinde düzenleyin.
  2. Başlığa tutanağın türünü, üst kısma tarih, saat ve yeri yazın.
  3. Olayı gördüğünüz şekilde, yorum ve sıfat katmadan anlatın.
  4. Olayı bizzat gören en az iki kişiye imzalatın.
  5. İmzadan kaçınan olursa “imzadan imtina etmiştir” diye not düşün.
  6. Fotoğraf ve belgeleri ekleyip tutanakla birlikte saklayın.

Sonradan sorun çıkaran hatalar

  • Olayı görmeyen kişilere imzalatmak: tanıklıkları ispat değeri taşımaz.
  • Tutanağı günler sonra yazmak: güvenilirliği tartışmalı olur.
  • Yorum, hakaret veya kesin hüküm içeren ifadeler kullanmak.
  • Tarih ve saati yazmamak.

Belgeyi tamamlamak için

Sık sorulan sorular

Tutanakta tarih nereye yazılır?

Genellikle başlığın hemen altına veya sağ üst köşeye, saatle birlikte yazılır. Olayın saati ile tutanağın düzenlendiği saat farklıysa ikisi de belirtilir.

Tutanak kaç kişi tarafından imzalanmalı?

Kanunda genel bir sayı yoktur; uygulamada olayı gören en az iki kişinin imzası aranır. Tutanağı düzenleyen ve tanıklar ad soyad ve görevleriyle birlikte imza atar.

Tutanağı imzalamayan kişi için ne yapılır?

Tutanağa “[AD SOYAD] tutanağı imzalamaktan imtina etmiştir” şerhi düşülür ve bu durum diğer imzacılar tarafından imzalanır. Kişi itirazını tutanağa şerh olarak da yazabilir.

Bu sayfadaki örnekler yol gösterici metinlerdir, hukuki danışmanlık değildir. Süreler, tutarlar ve şartlar duruma göre değişir; yüksek tutarlı sözleşmelerde veya uyuşmazlık ihtimali olan durumlarda imzalamadan önce bir avukata danışın.