Evrak teslim tutanağı örneği (muhasebe ve SMMM)

Evrak teslim tutanağı, belge ve dosyaların kimden kime, hangi tarihte ve hangi içerikte teslim edildiğini gösteren listedir. Muhasebeci (SMMM) değişikliğinde yasal defterler, e-defter beratları, beyanname ve tahakkuklar, bordrolar, sözleşmeler ve dönem belgeleri tek tek, dönemleriyle birlikte yazılmalıdır; defter ve belgeleri saklama yükümlülüğü mükellefe ait olduğu için teslimin eksiksiz belgelenmesi önemlidir.

Güncelleme:

Mali müşaviriniz değiştiğinde en büyük risk, bir defterin veya bir yıla ait belgelerin kaybolması ve vergi incelemesinde ibraz edilememesidir. Evrak teslim tutanağı, hangi belgenin kimde olduğunu kesinleştirir.

Aynı şablon; şirket içinde birim değişikliğinde, avukata dosya tesliminde veya kuruma belge bırakırken de kullanılabilir.

Bu belge ne zaman kullanılır

  • Muhasebeci veya mali müşavir değişikliğinde.
  • Şirket içinde görev devrinde dosyaların teslimi.
  • Avukata veya danışmana belge tesliminde.
  • Arşiv veya depo değişikliğinde.

Belgede mutlaka olması gerekenler

  • Teslim eden ve teslim alan (unvan, oda sicil no).
  • Mükellefin unvanı ve vergi numarası.
  • Belgelerin listesi: tür, dönem, adet.
  • Elektronik kayıtlar ve erişim bilgilerinin durumu.
  • Eksik belgeler notu.
  • İki tarafın imzası ve kaşesi.

Kopyalamaya hazır örnek

EVRAK VE DEFTER TESLİM TUTANAĞI

Tarih: [GG.AA.YYYY]

MÜKELLEF: [UNVAN], Vergi Dairesi / No: [VERGİ DAİRESİ] / [NUMARA]

TESLİM EDEN: [SMMM AD SOYAD / UNVAN], Oda Sicil No: [NUMARA]

TESLİM ALAN: [MÜKELLEF YETKİLİSİ / YENİ SMMM AD SOYAD], Oda Sicil No: [NUMARA]

Mükellefe ait aşağıdaki defter, belge ve kayıtlar teslim eden tarafından teslim alana teslim edilmiştir:

1) [YIL] – [YIL] yıllarına ait yasal defterler (yevmiye, kebir, envanter / işletme defteri) – [SAYI] cilt

2) e-Defter ve berat dosyaları: [DÖNEMLER] – [elektronik ortamda, BELLEK/BAĞLANTI ile]

3) KDV, muhtasar ve prim hizmet beyannameleri ile tahakkuk fişleri: [DÖNEMLER] – [SAYI] klasör

4) Personel dosyaları ve bordrolar: [DÖNEMLER] – [SAYI] klasör

5) Alış ve satış faturaları, banka dekontları: [DÖNEMLER] – [SAYI] klasör

6) Şirket evrakı: ana sözleşme, ticaret sicili gazeteleri, imza sirküleri, vergi levhası, kira sözleşmesi – [SAYI] adet

Eksik belgeler / notlar: [VARSA EKSİK DÖNEM VEYA BELGE, NEDENİYLE]. Elektronik sistem şifrelerinin değiştirilmesi mükellefin sorumluluğundadır.

İşbu tutanak iki nüsha düzenlenmiş, belgeler sayılarak teslim edilmiştir.

TESLİM EDEN: [AD SOYAD] – Kaşe ve İmza: ____________________
TESLİM ALAN: [AD SOYAD] – Kaşe ve İmza: ____________________

Adım adım nasıl doldurulur

  1. Teslimden önce belge listesini dönem dönem çıkarın.
  2. Klasörleri numaralandırıp tutanağa klasör sayısıyla yazın.
  3. Elektronik kayıtların (e-defter, e-fatura arşivi) kopyasını alın.
  4. Eksik varsa nedenini tutanağa yazdırın.
  5. Teslimden sonra sistem şifrelerini ve yetkilendirmeleri değiştirin.

Sonradan sorun çıkaran hatalar

  • “Tüm evraklar teslim edilmiştir” diye listesiz tutanak imzalamak.
  • e-Defter ve elektronik belgeleri unutmak.
  • Eski muhasebecinin erişim yetkilerini kaldırmamak.

Belgeyi tamamlamak için

Sık sorulan sorular

Muhasebeci evrakları teslim etmezse ne yapılır?

Önce yazılı talepte bulunun; teslim edilmezse noter aracılığıyla ihtarname gönderebilir ve meslek odasına başvurabilirsiniz. Defter ve belgeleri saklama yükümlülüğü mükellefe ait olduğundan konuyu geciktirmeyin.

Evrak teslim tutanağı kaç nüsha olmalı?

En az iki nüsha düzenlenir ve her iki taraf birer nüsha saklar. Uzun listeler için ekteki listenin her sayfası paraflanır.

Defterler ne kadar süre saklanmalı?

Vergi ve ticaret mevzuatı defter ve belgeler için saklama süreleri öngörür; genel olarak birkaç yıl geriye dönük belgeler incelemede istenebilir. Güncel süreleri mali müşavirinizle kontrol edin ve süre dolmadan imha etmeyin.

Bu sayfadaki örnekler yol gösterici metinlerdir, hukuki danışmanlık değildir. Süreler, tutarlar ve şartlar duruma göre değişir; yüksek tutarlı sözleşmelerde veya uyuşmazlık ihtimali olan durumlarda imzalamadan önce bir avukata danışın.