Apartman toplantı tutanağı örneği (kat malikleri kurulu)

Apartman toplantı tutanağı, kat malikleri kurulunun toplantı tarihini, hazır bulunan kat maliklerini ve arsa paylarını, gündem maddelerini, alınan kararları ve oy sonuçlarını gösterir; kararlar noter onaylı karar defterine yazılır ve toplantıya katılanlarca imzalanır. Kat Mülkiyeti Kanunu’na göre kat malikleri kurulu yılda en az bir kez toplanır ve toplantı ile karar yeter sayılarına kanundaki çoğunluk kurallarına göre uyulmalıdır.

Güncelleme:

Yönetici seçimi, aidat miktarı, kapıcı veya temizlik görevlisi, asansör ve çatı onarımı, dış cephe boyası gibi kararlar ancak kat malikleri kurulunda alınır. Doğru tutulmuş bir tutanak, aidat alacakları ve ortak giderlerin tahsili için de temel belgedir.

Bazı kararlar (örneğin ortak yerlerde önemli değişiklikler) kanunda daha yüksek çoğunluk veya oybirliği gerektirir; kararın türüne göre gerekli çoğunluğu kontrol edin.

Bu belge ne zaman kullanılır

  • Yıllık olağan kat malikleri kurulu toplantısında.
  • Yönetici veya denetçi seçiminde.
  • Aidat ve işletme projesinin belirlenmesinde.
  • Onarım, tadilat veya ortak alan kararlarında.

Belgede mutlaka olması gerekenler

  • Apartman veya site adı ve adresi.
  • Toplantı tarihi, saati ve yeri.
  • Hazır bulunan kat malikleri, bağımsız bölüm numaraları ve vekiller.
  • Toplantı yeter sayısının sağlandığı.
  • Gündem maddeleri ve kararlar.
  • Oy sonuçları ve imzalar.

Kopyalamaya hazır örnek

[APARTMAN / SİTE ADI] KAT MALİKLERİ KURULU TOPLANTI TUTANAĞI

Toplantı tarihi ve saati: [GG.AA.YYYY], [SS:DD] – Yer: [TOPLANTI YERİ]

Toplam bağımsız bölüm sayısı: [SAYI] – Toplantıya katılan (vekiller dâhil): [SAYI] bağımsız bölüm

Hazır bulunanlar: [DAİRE NO – AD SOYAD], [DAİRE NO – AD SOYAD (vekili AD SOYAD)] (tam liste ektedir)

1. Açılış ve yeter sayı

Toplantı yönetici [AD SOYAD] tarafından açılmış, Kat Mülkiyeti Kanunu’ndaki toplantı yeter sayısının sağlandığı tespit edilmiştir. Toplantı başkanlığına [AD SOYAD], yazmanlığa [AD SOYAD] seçilmiştir.

2. Yönetici hesabı

Geçen döneme ait gelir-gider hesabı okunmuş; [SAYI] kabul, [SAYI] ret oyuyla kabul edilmiş ve yönetici ibra edilmiştir.

3. Yönetici seçimi

[DÖNEM] dönemi için yöneticiliğe [DAİRE NO] numaralı bağımsız bölüm maliki [AD SOYAD], denetçiliğe [AD SOYAD] [SAYI] oyla seçilmiştir. Yöneticiye apartman adına banka hesabı açma ve işlemleri yürütme yetkisi verilmiştir.

4. İşletme projesi ve aidat

Yöneticinin hazırladığı [DÖNEM] dönemi işletme projesi görüşülmüş ve kabul edilmiştir. Buna göre aylık aidat her bağımsız bölüm için [TUTAR] TL [veya: arsa payı oranında] olarak belirlenmiş, aidatın her ayın [GÜN]’üne kadar apartman yönetiminin [IBAN] numaralı hesabına ödenmesine karar verilmiştir.

5. Onarım

[ONARIM KONUSU, ÖRNEĞİN: çatı yalıtımı ve asansör revizyonu] için alınan teklifler değerlendirilmiş, [FİRMA]’nın [TUTAR] TL’lik teklifinin kabulüne ve giderin kat maliklerinden [arsa payı oranında / eşit olarak] [SAYI] taksitte toplanmasına [SAYI] kabul, [SAYI] ret oyuyla karar verilmiştir.

6. Dilek ve kapanış

Dilek ve temennilerin ardından toplantı saat [SS:DD]’da kapatılmıştır.

İşbu tutanak karar defterine işlenmiş ve toplantıya katılanlarca imzalanmıştır.

TOPLANTI BAŞKANI: [AD SOYAD] – İmza: ____________________
YAZMAN: [AD SOYAD] – İmza: ____________________
KATILAN KAT MALİKLERİ: [DAİRE NO – AD SOYAD] – İmza: ____________ (her katılan için ayrı satır)

Yasal dayanak: 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu md. 29 ve devamı (kat malikleri kurulu), md. 34 (yönetici) ve md. 37 (işletme projesi).

Adım adım nasıl doldurulur

  1. Toplantı tarihini ve gündemi kat maliklerine kanundaki süreye uygun olarak yazılı bildirin.
  2. Hazır bulunanlar listesini ve vekaletnameleri toplayın.
  3. Yeter sayının sağlandığını kontrol edip tutanağa yazın.
  4. Her kararı oy sonucuyla yazın.
  5. Kararları noter onaylı karar defterine işleyip imzalatın.

Sonradan sorun çıkaran hatalar

  • Karar defterini noter onaylı tutmamak.
  • Önemli değişikliklerde kanunun aradığı yüksek çoğunluğu aramamak.
  • Vekaletle katılanların vekaletnamelerini saklamamak.

Belgeyi tamamlamak için

Sık sorulan sorular

Apartman toplantısı ne sıklıkla yapılır?

Kat malikleri kurulu, yönetim planında belirtilen zamanlarda ve her hâlde yılda en az bir kez toplanır. Gerektiğinde yönetici veya kanundaki oranda kat maliki olağanüstü toplantı çağrısı yapabilir.

Apartman toplantısında kaç kişi olmalı?

Kanun, kurulun toplanması için kat maliklerinin sayı ve arsa payı bakımından çoğunluk arar; bazı kararlar için daha yüksek çoğunluk veya oybirliği gerekir. İlk toplantıda çoğunluk sağlanamazsa kanundaki usule göre ikinci toplantı yapılabilir.

Apartman karar defteri nereden alınır?

Kırtasiyeden alınan karar defterinin açılış onayı notere yaptırılır. Kararlar bu deftere yazılıp toplantıya katılanlarca imzalanır.

Bu sayfadaki örnekler yol gösterici metinlerdir, hukuki danışmanlık değildir. Süreler, tutarlar ve şartlar duruma göre değişir; yüksek tutarlı sözleşmelerde veya uyuşmazlık ihtimali olan durumlarda imzalamadan önce bir avukata danışın.