Dernek genel kurul toplantı tutanağı örneği

Dernek genel kurul toplantı tutanağı; toplantının tarihi ve yeri, üye sayısı ve hazır bulunan üye sayısı (toplantı yeter sayısı), divan başkanlığı seçimi, gündem maddelerinin görüşülmesi, yönetim kurulunun ibrası, organ seçimleri ve oy sonuçlarını içerir ve divan başkanı ile yazmanlar tarafından imzalanır. Genel kurul sonuçları ve seçilen organ üyeleri kanundaki süre içinde DERBİS üzerinden il sivil toplumla ilişkiler müdürlüğüne bildirilir.

Güncelleme:

Derneklerde genel kurul en yetkili organdır ve tüzükte belirtilen aralıklarla olağan olarak toplanır. Tutanak, alınan kararların ve seçimlerin tek resmî kaydıdır; sonraki yönetim kurulunun yetkisi bu tutanağa dayanır.

Toplantı ve karar yeter sayıları, çağrı usulü ve seçim şekli tüzükte ve kanunda belirlenir; tutanakta bunlara uyulduğunu gösterin.

Bu belge ne zaman kullanılır

  • Derneğin olağan genel kurul toplantısında.
  • Olağanüstü genel kurul toplantısında.
  • Tüzük değişikliği kararlarında.
  • Yönetim ve denetim kurulu seçimlerinde.

Belgede mutlaka olması gerekenler

  • Dernek adı, kütük numarası, toplantı tarihi ve yeri.
  • Kayıtlı üye sayısı ve hazır bulunanlar (yeter sayı).
  • Divan başkanı ve yazmanların seçimi.
  • Gündem maddeleri ve kararlar.
  • Faaliyet ve denetim raporları, ibra.
  • Organ seçimleri ve oy sonuçları.
  • Divan imzaları.

Kopyalamaya hazır örnek

[DERNEK ADI] [SAYI]. OLAĞAN GENEL KURUL TOPLANTI TUTANAĞI

Dernek kütük no: [NUMARA]

Toplantı tarihi ve saati: [GG.AA.YYYY], [SS:DD] – Yer: [ADRES]

Genel kurula katılma hakkı olan üye sayısı: [SAYI] – Toplantıya katılan üye sayısı: [SAYI]

1. Açılış ve yoklama

Toplantı, yönetim kurulu başkanı [AD SOYAD] tarafından açılmış; hazır bulunanlar listesine göre tüzükte ve kanunda öngörülen toplantı yeter sayısının sağlandığı tespit edilmiştir.

2. Divan seçimi

Divan başkanlığına [AD SOYAD], başkan yardımcılığına [AD SOYAD], yazmanlıklara [AD SOYAD] ve [AD SOYAD] oybirliğiyle seçilmiştir.

3. Faaliyet ve denetim raporları

Yönetim kurulunun [DÖNEM] dönemi faaliyet raporu ve gelir-gider hesapları ile denetim kurulu raporu okunmuş ve görüşülmüştür.

4. İbra

Yönetim kurulu [SAYI] kabul, [SAYI] ret oyla; denetim kurulu [SAYI] kabul, [SAYI] ret oyla ibra edilmiştir.

5. Tahmini bütçe

Yönetim kurulunca hazırlanan [DÖNEM] dönemi tahmini bütçesi görüşülerek [oybirliğiyle / oyçokluğuyla] kabul edilmiştir.

6. Seçimler

Yapılan [gizli oy, açık tasnif / açık oy] ile yönetim kuruluna asıl üye olarak [AD SOYADLAR], yedek üye olarak [AD SOYADLAR]; denetim kuruluna asıl üye olarak [AD SOYADLAR], yedek üye olarak [AD SOYADLAR] seçilmiştir. Oy dağılımı ekteki tasnif tutanağında yazılıdır.

7. Dilek ve kapanış

Dilek ve temennilerin ardından gündemde görüşülecek başka madde kalmadığından toplantı saat [SS:DD]’da kapatılmıştır.

İşbu tutanak divan heyetince düzenlenmiş ve imzalanmıştır.

DİVAN BAŞKANI: [AD SOYAD] – İmza: ____________________
BAŞKAN YARDIMCISI: [AD SOYAD] – İmza: ____________________
YAZMAN: [AD SOYAD] – İmza: ____________________
YAZMAN: [AD SOYAD] – İmza: ____________________

Yasal dayanak: 5253 sayılı Dernekler Kanunu ve 4721 sayılı Türk Medeni Kanunu’nun dernek genel kuruluna ilişkin hükümleri; Dernekler Yönetmeliği.

Adım adım nasıl doldurulur

  1. Tüzükteki çağrı usulüne uyarak üyeleri toplantıya çağırın.
  2. Hazır bulunanlar listesini imza karşılığı düzenleyin.
  3. Yeter sayının sağlandığını tutanağa yazın.
  4. Seçimlerde oy sonuçlarını ayrı tasnif tutanağıyla belgeleyin.
  5. Sonuçları kanundaki süre içinde DERBİS üzerinden bildirin.

Sonradan sorun çıkaran hatalar

  • Yeter sayıyı tespit etmeden toplantıya devam etmek.
  • Gündemde olmayan konularda karar almak (kanundaki istisnalar hariç).
  • Genel kurul sonuç bildirimini süresinde yapmamak.

Belgeyi tamamlamak için

Sık sorulan sorular

Dernek genel kurulu ne sıklıkta yapılır?

Olağan genel kurul, tüzükte belirtilen sürede ve kanunda öngörülen azami aralığı aşmamak üzere toplanır. Kendi tüzüğünüzdeki süreyi kontrol edin.

Genel kurul sonuçları nereye bildirilir?

Genel kurul sonuç bildirimi ve seçilen organ üyelerinin bilgileri, kanundaki süre içinde Dernekler Bilgi Sistemi (DERBİS) üzerinden il sivil toplumla ilişkiler müdürlüğüne bildirilir.

Genel kurulda gündem dışı konu görüşülebilir mi?

Kural olarak yalnızca gündemdeki maddeler görüşülür. Toplantıda hazır bulunan üyelerin kanunda öngörülen oranda yazılı talebiyle bazı konuların gündeme alınması mümkündür.

Bu sayfadaki örnekler yol gösterici metinlerdir, hukuki danışmanlık değildir. Süreler, tutarlar ve şartlar duruma göre değişir; yüksek tutarlı sözleşmelerde veya uyuşmazlık ihtimali olan durumlarda imzalamadan önce bir avukata danışın.