Verbale di assemblea dei soci di un’associazione o ASD: fac simile

Il verbale dell’assemblea di un’associazione è il documento, firmato da presidente e segretario, che riporta convocazione, soci presenti e deleghe, verifica del quorum e le delibere su ogni punto all’ordine del giorno con l’esito delle votazioni, e viene trascritto nel libro delle adunanze dell’assemblea. Gli artt. 20 e 21 del Codice civile impongono l’assemblea annuale per l’approvazione del bilancio e fissano i quorum salvo diversa previsione dello statuto; per gli enti del Terzo settore valgono anche gli artt. 15, 24 e 25 del D.Lgs. 117/2017, per le ASD le regole del D.Lgs. 36/2021.

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Associazioni culturali, di promozione sociale, di volontariato e sportive dilettantistiche vivono di assemblee, e il verbale è l’unica traccia che resta: lo chiedono la banca per cambiare le firme sul conto, il Comune per un contributo, l’Agenzia delle Entrate in un controllo sulle agevolazioni, il RUNTS o il Registro delle attività sportive quando cambiano cariche e statuto. Un verbale con un «approvato all’unanimità» e senza numeri non prova nulla; uno completo, con presenti, deleghe, quorum e voti, difende l’ente e chi lo amministra. Lo statuto decide chi convoca, con quale preavviso e come si vota.

Il Codice civile chiede un’assemblea l’anno per approvare il bilancio e, se lo statuto non dispone diversamente, la presenza di almeno metà degli associati in prima convocazione e qualunque numero in seconda; per modificare lo statuto servono la presenza di tre quarti degli associati e il voto della maggioranza dei presenti, per sciogliere l’ente il voto di tre quarti degli associati. Il Codice del Terzo settore impone il libro delle adunanze, un voto per ogni associato e limiti alle deleghe, e ammette il voto a distanza se lo statuto lo prevede. Il modello segue l’ordine del giorno dell’assemblea annuale: rendiconto, preventivo, cariche e quota.

Quando serve questo documento

  • Assemblea annuale per l’approvazione del rendiconto o bilancio e del preventivo.
  • Rinnovo del consiglio direttivo e del presidente alla scadenza del mandato.
  • Determinazione della quota associativa, ammissione o esclusione di soci se lo statuto le affida all’assemblea.
  • Assemblea di un’ASD o di un ente del Terzo settore che deve aggiornare cariche e bilancio nel registro di iscrizione.

Cosa deve contenere

  • Denominazione, sede e codice fiscale dell’associazione; data, ora, luogo o piattaforma e prima o seconda convocazione.
  • Modalità e data dell’avviso di convocazione secondo lo statuto, con l’ordine del giorno riportato per intero.
  • Soci presenti in proprio e per delega, iscritti aventi diritto al voto, verifica del quorum con l’articolo dello statuto.
  • Presidente e segretario dell’assemblea e, per ogni punto, la discussione in sintesi e la delibera con favorevoli, contrari e astenuti.
  • Per le elezioni, i nomi degli eletti con i voti ricevuti e l’accettazione della carica.
  • Ora di chiusura, firme di presidente e segretario, allegati: foglio presenze, deleghe, rendiconto e preventivo.

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VERBALE DI ASSEMBLEA ORDINARIA DEI SOCI

Il giorno [DATA], in [LUOGO O PIATTAFORMA], si riunisce in [PRIMA / SECONDA] convocazione l’assemblea ordinaria dei soci di [DENOMINAZIONE], convocata con avviso del [DATA], con il seguente ordine del giorno:

1. rendiconto [ANNO] e preventivo [ANNO]; 2. rinnovo del consiglio direttivo; 3. quota associativa [ANNO]; 4. varie ed eventuali.

Costituzione

Presiede [NOME E COGNOME], presidente; segretario [NOME E COGNOME]. Presenti [NUMERO] soci con diritto di voto, di cui [NUMERO] per delega, su [NUMERO] iscritti. L’assemblea è validamente costituita (art. [NUMERO] dello statuto).

Punto 1

Il tesoriere illustra il rendiconto [ANNO], chiuso con un [AVANZO / DISAVANZO] di € [IMPORTO] ([IMPORTO IN LETTERE]); approvato con [NUMERO] favorevoli, [NUMERO] contrari e [NUMERO] astenuti. Il preventivo [ANNO] è approvato con [VOTI FAVOREVOLI, CONTRARI E ASTENUTI].

Punto 2

Eletti consiglieri: [NOME E COGNOME – VOTI], [NOME E COGNOME – VOTI]. Gli eletti accettano; il consiglio si riunirà il [DATA] per le cariche.

Punto 3

La quota associativa [ANNO] è fissata in € [IMPORTO] ([IMPORTO IN LETTERE]) con [VOTI FAVOREVOLI, CONTRARI E ASTENUTI].

Chiusura

Esauriti i punti, l’assemblea si chiude alle ore [ORA]; il verbale è letto, approvato e trascritto nel libro delle adunanze.

Luogo e data: [LUOGO], [DATA]

Il presidente ______________________________
Il segretario ______________________________
Allegati: foglio presenze; deleghe; rendiconto; preventivo.

Riferimento normativo: Artt. 20 e 21 del Codice civile (assemblea annuale e quorum delle associazioni); artt. 15, 24 e 25 del D.Lgs. 117/2017, Codice del Terzo settore (libri sociali, assemblea e sue competenze negli ETS).

Come compilarlo, passo per passo

  1. Controlla nello statuto termini e modi di convocazione, quorum, numero massimo di deleghe e chi ha diritto di voto: nel verbale cita l’articolo.
  2. Prepara il foglio presenze con i soci in regola con la quota e raccogli le deleghe scritte prima di aprire i lavori.
  3. Per ogni punto scrivi la delibera con i numeri: favorevoli, contrari, astenuti; nelle elezioni i voti di ciascun eletto.
  4. Fai firmare presidente e segretario, trascrivi il verbale nel libro delle adunanze e conserva gli allegati insieme al verbale.
  5. Se l’ente è iscritto al RUNTS o al Registro delle attività sportive, aggiorna cariche e bilancio nei termini; se cambia lo statuto, il verbale va registrato all’Agenzia delle Entrate.

Errori che creano problemi dopo

  • Convocare solo alcuni soci o fuori dai termini dello statuto: le delibere sono annullabili su richiesta di chi non è stato convocato.
  • Far votare soci non in regola con la quota o non ancora ammessi, o accettare più deleghe di quelle permesse.
  • Scrivere «approvato all’unanimità» senza presenti, quorum e numeri: in un controllo il verbale non prova la vita democratica dell’ente.

Per completare il documento

Domande frequenti

Ogni quanto l’associazione deve fare l’assemblea?

Almeno una volta l’anno per approvare il rendiconto o il bilancio: lo prevede l’art. 20 del Codice civile, e lo statuto fissa il termine, di solito pochi mesi dopo la chiusura dell’esercizio. Gli enti del Terzo settore depositano poi il bilancio al RUNTS entro il 30 giugno.

Chi può votare in assemblea?

I soci iscritti nel libro degli associati e in regola secondo lo statuto; negli enti del Terzo settore ogni associato ha un voto e lo statuto può richiedere almeno tre mesi di iscrizione. Gli amministratori non votano sull’approvazione del bilancio e sulla propria responsabilità.

L’assemblea si può fare online?

Sì, se lo statuto lo prevede o comunque garantendo l’identificazione dei partecipanti e la possibilità di intervenire e votare in tempo reale: il Codice del Terzo settore ammette espressamente voto elettronico e videoconferenza. Nel verbale indica la piattaforma e come è stata verificata l’identità.

Il verbale va registrato o depositato da qualche parte?

Di regola no: resta nel libro delle adunanze a disposizione dei soci. Va registrato all’Agenzia delle Entrate solo se modifica statuto o atto costitutivo, e va depositato al RUNTS o al Registro delle attività sportive quando cambiano cariche, sede o statuto di un ente iscritto, insieme al bilancio annuale.

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