Fac simile verbale di assemblea dei soci di un’associazione

Il verbale dell’assemblea di un’associazione riporta data, luogo, modalità di convocazione, soci presenti e deleghe, verifica del quorum previsto dallo statuto e delibere su ciascun punto, con l’esito delle votazioni. L’assemblea ordinaria approva almeno una volta l’anno il rendiconto o bilancio e decide su cariche e quote; per gli enti del Terzo settore il verbale e i documenti di bilancio seguono anche gli obblighi del Codice del Terzo settore.

Aggiornato il:

Associazioni culturali, di volontariato, di promozione sociale e sportive dilettantistiche devono tenere il libro delle assemblee: verbali completi sono la prova della vita democratica dell’ente, richiesta anche per mantenere le agevolazioni fiscali. Il modello segue l’ordine del giorno tipico dell’assemblea annuale.

Controlla sempre lo statuto: stabilisce chi convoca, con quale preavviso, i quorum e chi può votare.

Quando serve questo documento

  • Assemblea annuale per l’approvazione del rendiconto e del preventivo.
  • Rinnovo del consiglio direttivo e del presidente.
  • Determinazione delle quote associative.
  • Assemblea di un’ASD o di un ente del Terzo settore.

Cosa deve contenere

  • Data, luogo o modalità di collegamento e convocazione.
  • Soci presenti, deleghe e verifica del quorum statutario.
  • Nomina di presidente e segretario dell’assemblea.
  • Delibere per ogni punto con esito del voto.
  • Elezione delle cariche con i nominativi e i voti.
  • Chiusura e firme.

Fac simile pronto da copiare

VERBALE DI ASSEMBLEA ORDINARIA DEI SOCI – [DENOMINAZIONE DELL’ASSOCIAZIONE]

Il giorno [DATA], alle ore [ORA], presso [SEDE / LUOGO / in videoconferenza], si è riunita in [prima / seconda] convocazione l’assemblea ordinaria dei soci dell’associazione [DENOMINAZIONE], con sede in [INDIRIZZO], codice fiscale [CODICE FISCALE], convocata con avviso del [DATA] comunicato secondo lo statuto, con il seguente ordine del giorno:

1. Approvazione del rendiconto [bilancio] dell’esercizio [ANNO]; 2. Approvazione del bilancio preventivo [ANNO]; 3. Rinnovo del consiglio direttivo; 4. Determinazione della quota associativa [ANNO]; 5. Varie ed eventuali.

Costituzione

Assume la presidenza [NOME E COGNOME], presidente dell’associazione, che chiama a fungere da segretario [NOME E COGNOME]. Sono presenti [NUMERO] soci aventi diritto di voto, in proprio o per delega, su [NUMERO] iscritti, come da foglio presenze allegato. Il presidente constata che l’assemblea è validamente costituita secondo l’art. [NUMERO] dello statuto.

Punto 1

Il tesoriere illustra il rendiconto dell’esercizio [ANNO], che chiude con [un avanzo / un disavanzo] di euro [IMPORTO]. Dopo la discussione, l’assemblea approva con [NUMERO] voti favorevoli, [NUMERO] contrari e [NUMERO] astenuti, e delibera di destinare l’avanzo alle attività istituzionali.

Punto 2

L’assemblea approva il bilancio preventivo [ANNO] con [NUMERO] voti favorevoli, [NUMERO] contrari e [NUMERO] astenuti.

Punto 3

Si procede all’elezione del consiglio direttivo per il [PERIODO]. Risultano eletti: [NOME E COGNOME – VOTI RICEVUTI, per ciascun eletto]. Gli eletti accettano la carica. Il consiglio si riunirà il [DATA] per l’attribuzione delle cariche.

Punto 4

L’assemblea stabilisce la quota associativa per l’anno [ANNO] in euro [IMPORTO], con [NUMERO] voti favorevoli.

Chiusura

Esauriti gli argomenti all’ordine del giorno, l’assemblea si chiude alle ore [ORA]. Il presente verbale è letto, approvato e trascritto nel libro delle assemblee.

[LUOGO], [DATA]

Il presidente ______________________________
Il segretario ______________________________
Allegati: foglio presenze; deleghe; rendiconto e preventivo.

Riferimento normativo: Artt. 20 e 21 del Codice civile; statuto dell’associazione; D.Lgs. 117/2017 (Codice del Terzo settore) per gli ETS.

Come compilarlo, passo per passo

  1. Controlla nello statuto termini e modi di convocazione e quorum.
  2. Prepara il foglio presenze con i soci in regola con la quota.
  3. Annota l’esito di ogni votazione con i numeri, non solo «all’unanimità».
  4. Fai firmare presidente e segretario e trascrivi nel libro delle assemblee.
  5. Per gli ETS, deposita i documenti richiesti nel Registro unico nei termini.

Errori che creano problemi dopo

  • Non convocare tutti i soci secondo lo statuto: le delibere possono essere contestate.
  • Far votare soci non in regola o non ancora ammessi.
  • Verbali generici che non riportano i voti.
  • Rinnovare le cariche senza rispettare la durata prevista dallo statuto.

Per completare il documento

Domande frequenti

Ogni quanto l’associazione deve fare l’assemblea?

Almeno una volta l’anno per l’approvazione del rendiconto o bilancio, come previsto dallo statuto e, per le associazioni riconosciute, dal Codice civile.

Chi può votare in assemblea?

I soci iscritti nel libro dei soci e in regola secondo lo statuto; negli enti del Terzo settore di norma chi è iscritto da almeno tre mesi, salvo diversa previsione.

L’assemblea si può fare online?

Sì, se lo statuto lo consente o comunque garantendo l’identificazione dei partecipanti e la possibilità di intervenire e votare.

I modelli di questa pagina sono testi di riferimento, non consulenza legale. Termini, importi e adempimenti cambiano da caso a caso; per contratti di valore o situazioni delicate fatti controllare il testo da un professionista prima di firmare.