Fac simile convocazione dell’assemblea dei soci di un’associazione

La convocazione è l’avviso con cui il presidente o il consiglio direttivo chiama i soci in assemblea: indica data, ora e luogo (o collegamento online) della prima e della seconda convocazione, l’ordine del giorno e le regole sulle deleghe, e va inviata con il mezzo e il preavviso previsti dallo statuto. Per il Codice civile gli amministratori devono convocare l’assemblea almeno una volta l’anno per l’approvazione del bilancio, e inoltre quando se ne ravvisa la necessità o quando lo chiede, con richiesta motivata, almeno un decimo dei soci (art. 20 c.c.). Le delibere su argomenti non indicati nell’ordine del giorno rischiano di essere impugnate.

Aggiornato il:

È il documento che precede il verbale: se la convocazione è sbagliata (inviata in ritardo, non a tutti i soci, senza un argomento che poi viene votato) anche il verbale più accurato non salva le delibere. Il modello contiene l’avviso completo e, in fondo, il modulo di delega da restituire firmato.

Prima di inviarla rileggi lo statuto: stabilisce chi convoca, con quanti giorni di anticipo, con quale mezzo (e-mail, PEC, lettera, affissione nella sede o sul sito) e quante deleghe può ricevere ogni socio.

Quando serve questo documento

  • Assemblea annuale per l’approvazione del rendiconto o del bilancio.
  • Rinnovo del consiglio direttivo e del presidente alla scadenza del mandato.
  • Assemblea straordinaria per modificare lo statuto o sciogliere l’associazione.
  • Assemblea chiesta da almeno un decimo dei soci.
  • Assemblea di un’associazione sportiva dilettantistica o di un ente del Terzo settore.

Cosa deve contenere

  • Organo che convoca e articolo dello statuto applicato.
  • Tipo di assemblea: ordinaria o straordinaria.
  • Data, ora e luogo o piattaforma online, in prima e in seconda convocazione.
  • Ordine del giorno completo e preciso.
  • Documenti a disposizione dei soci e dove consultarli.
  • Regole sul diritto di voto e sulle deleghe, con il modulo.
  • Data e mezzo di invio.

Fac simile pronto da copiare

CONVOCAZIONE DELL’ASSEMBLEA [ORDINARIA / STRAORDINARIA] DEI SOCI – [DENOMINAZIONE DELL’ASSOCIAZIONE]

Associazione [DENOMINAZIONE], con sede in [INDIRIZZO], codice fiscale [CODICE FISCALE]

A tutti i soci

[Inviata via e-mail / PEC / lettera il DATA e affissa nella sede sociale]

Oggetto: convocazione dell’assemblea [ordinaria / straordinaria] dei soci.

Il presidente, su delibera del consiglio direttivo del [DATA] e ai sensi dell’art. [NUMERO] dello statuto, convoca l’assemblea [ordinaria / straordinaria] dei soci in prima convocazione il giorno [DATA] alle ore [ORA] presso [LUOGO, INDIRIZZO] e, occorrendo, in seconda convocazione il giorno [DATA] alle ore [ORA], nello stesso luogo.

[Se previsto dallo statuto:] È possibile partecipare anche in videoconferenza tramite [PIATTAFORMA]; il collegamento sarà inviato ai soci che ne faranno richiesta a [INDIRIZZO E-MAIL] entro il [DATA]. Il voto sarà espresso [per appello nominale / con la funzione di votazione della piattaforma].

Ordine del giorno

1. Approvazione del rendiconto [bilancio] dell’esercizio [ANNO] e della relazione del consiglio direttivo; 2. Approvazione del bilancio preventivo [ANNO]; 3. Elezione del consiglio direttivo per il periodo [PERIODO]; 4. Determinazione della quota associativa per l’anno [ANNO]; 5. [ALTRO ARGOMENTO, DESCRITTO IN MODO PRECISO]; 6. Comunicazioni del presidente, senza deliberazioni.

Documenti

Il rendiconto, il bilancio preventivo [e il testo della proposta di modifica dello statuto] sono a disposizione dei soci presso la sede nei giorni [GIORNI] dalle ore [ORA] alle ore [ORA] [e sono allegati alla presente / scaricabili all’indirizzo INDIRIZZO WEB].

Diritto di voto e deleghe

Hanno diritto di voto i soci iscritti nel libro dei soci [da almeno NUMERO mesi] e in regola con il versamento della quota [ANNO]. Il socio impossibilitato a partecipare può farsi rappresentare da un altro socio mediante delega scritta, compilando il modulo riportato sotto; ciascun socio non può ricevere più di [NUMERO] deleghe, come previsto dallo statuto. Le candidature al consiglio direttivo vanno presentate al segretario entro il [DATA].

Si ricorda che, in mancanza del numero legale in prima convocazione, l’assemblea si terrà in seconda convocazione nella data sopra indicata. Si raccomanda la puntualità.

Modulo di delega

Il/La sottoscritto/a [NOME E COGNOME], socio/a dell’associazione [DENOMINAZIONE], delega il/la socio/a [NOME E COGNOME] a rappresentarlo/a nell’assemblea [ordinaria / straordinaria] convocata per il [DATA] in prima convocazione e per il [DATA] in seconda convocazione, approvandone fin d’ora l’operato. [LUOGO], [DATA]. Firma del delegante ______________________________

[LUOGO], [DATA]

Il presidente [NOME E COGNOME] ______________________________

Riferimento normativo: Art. 20 del Codice civile; statuto dell’associazione; art. 24 del D.Lgs. 117/2017 (Codice del Terzo settore) per gli ETS.

Come compilarlo, passo per passo

  1. Controlla nello statuto chi convoca, il preavviso minimo e il mezzo di invio.
  2. Fai deliberare la convocazione dal consiglio direttivo, se lo statuto lo richiede.
  3. Scrivi un ordine del giorno preciso: si può deliberare solo su ciò che vi è indicato.
  4. Fissa la seconda convocazione come prevede lo statuto, di solito in un giorno diverso dalla prima.
  5. Invia l’avviso a tutti i soci e conserva le prove dell’invio (ricevute PEC, e-mail, foto dell’affissione).
  6. Prepara il foglio presenze e raccogli le deleghe prima dell’inizio dell’assemblea.

Errori che creano problemi dopo

  • Inviare l’avviso con un preavviso più breve di quello previsto dallo statuto.
  • Dimenticare alcuni soci o usare un mezzo diverso da quello statutario.
  • Votare tra le comunicazioni finali decisioni importanti non indicate nell’ordine del giorno.
  • Accettare più deleghe del limite o deleghe a persone che non sono soci, quando lo statuto non lo consente.
  • Far votare i consiglieri sull’approvazione del bilancio che hanno redatto: il Codice civile lo esclude per le associazioni riconosciute e molti statuti ripetono la regola.

Per completare il documento

Domande frequenti

Con quanto anticipo va convocata l’assemblea di un’associazione?

Lo stabilisce lo statuto, che spesso prevede 8, 10 o 15 giorni. Il Codice civile non fissa un termine generale per le associazioni: se lo statuto tace, scegli un preavviso che permetta davvero a tutti di organizzarsi e di leggere i documenti.

Cosa succede se il presidente non convoca l’assemblea?

Se la richiesta motivata arriva da almeno un decimo dei soci e gli amministratori non provvedono, per il Codice civile la convocazione può essere ordinata dal presidente del tribunale (art. 20 c.c.). Prima di arrivarci conviene inviare una richiesta scritta formale con l’ordine del giorno proposto.

Quante deleghe può avere un socio?

Quante ne prevede lo statuto. Negli enti del Terzo settore il Codice del Terzo settore consente a ciascun socio di rappresentare al massimo tre soci, e cinque nelle associazioni con almeno 500 soci.

Si può convocare l’assemblea con un messaggio WhatsApp?

Solo se lo statuto ammette mezzi di questo tipo o se si può provare che tutti i soci l’hanno ricevuta. È più sicuro usare e-mail o PEC, conservando le ricevute, ed eventualmente affiggere l’avviso nella sede.

Che differenza c’è tra assemblea ordinaria e straordinaria?

L’ordinaria approva il rendiconto, elegge le cariche e decide sulla gestione; la straordinaria modifica lo statuto o delibera lo scioglimento, di solito con i quorum più alti indicati dallo statuto.

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