Fac simile verbale di riunione

Il verbale di riunione è il documento che registra chi ha partecipato a una riunione, di cosa si è discusso punto per punto e cosa è stato deciso, con il responsabile e la scadenza di ogni azione; lo redige un segretario o chi presiede e viene inviato ai partecipanti per approvazione. Non ha una forma imposta dalla legge, a differenza del verbale di assemblea dei soci di una società o di un’associazione, che segue il Codice civile e lo statuto: vale come prova scritta degli accordi presi e come promemoria operativo.

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La riunione del lunedì con i responsabili di reparto, l’avvio di un progetto con il fornitore, l’incontro tra soci di una piccola impresa, la seduta del consiglio direttivo di un’associazione: dopo un’ora di discussione ognuno ricorda una decisione diversa. Il verbale fissa le decisioni mentre sono fresche, assegna i compiti a persone con nome e data e diventa il punto di partenza della riunione successiva. In azienda permette anche di dimostrare, mesi dopo, chi aveva deciso cosa.

Un verbale utile è breve e preciso: riporta la discussione in sintesi, non le frasi di ciascuno, e distingue le informazioni condivise dalle decisioni prese e dalle azioni assegnate, perché sono le righe che qualcuno dovrà eseguire. Per gli organi di un ente, come il consiglio direttivo di un’associazione o il consiglio di amministrazione di una società, lo statuto può richiedere la trascrizione nel libro delle adunanze e le firme di presidente e segretario: il modello le prevede. Per l’assemblea dei soci usa i verbali dedicati, con convocazione, quorum e voti.

Quando serve questo documento

  • Riunioni periodiche di un team o di un reparto aziendale, con decisioni e compiti da seguire.
  • Riunioni di progetto con clienti o fornitori, in cui le decisioni valgono come accordo operativo.
  • Sedute del consiglio direttivo di un’associazione, di un comitato o di un gruppo di lavoro.
  • Incontri tra soci o tra proprietari che vogliono una traccia scritta senza un’assemblea formale.

Cosa deve contenere

  • Organizzazione, tipo di riunione, data, ora di inizio e di fine, luogo o piattaforma, chi convoca.
  • Presenti con il ruolo, assenti giustificati e non, invitati esterni; chi presiede e chi redige.
  • Ordine del giorno nell’ordine in cui i punti sono stati trattati, con l’eventuale punto aggiunto.
  • Per ogni punto la discussione in sintesi, con i dati e i documenti presentati.
  • Le decisioni, con il modo in cui sono state prese: unanimità, maggioranza o decisione di chi presiede.
  • Le azioni: cosa, chi, entro quando; i punti rinviati e la data della prossima riunione.
  • Allegati citati, firme di presidente e segretario, invio ai partecipanti e termine per le osservazioni.

Fac simile pronto da copiare

VERBALE DI RIUNIONE

[ORGANIZZAZIONE O AZIENDA] – [TEAM, REPARTO, PROGETTO O ORGANO]

Riunione n. [NUMERO] del [DATA], dalle ore [ORA] alle ore [ORA], presso [LUOGO] [/ in videoconferenza su PIATTAFORMA], convocata da [NOME E COGNOME] con [E-MAIL / AVVISO] del [DATA].

Presenti: [NOME E COGNOME – RUOLO], [NOME E COGNOME – RUOLO], [NOME E COGNOME – RUOLO]. Assenti giustificati: [NOME E COGNOME]. Assenti: [NOME E COGNOME]. Invitati: [NOME E COGNOME – ENTE O FUNZIONE].

Presiede [NOME E COGNOME]; redige il verbale [NOME E COGNOME].

Ordine del giorno: 1. [PUNTO]; 2. [PUNTO]; 3. [PUNTO]; 4. varie ed eventuali.

Punto 1 – [TITOLO DEL PUNTO]

[NOME E COGNOME] illustra [ARGOMENTO, DATI PRESENTATI, DOCUMENTO ALLEGATO]. Nella discussione [NOME E COGNOME] osserva che [OSSERVAZIONE]; [NOME E COGNOME] propone [PROPOSTA]. Decisione: [DECISIONE PRESA], approvata [all’unanimità / a maggioranza con NUMERO favorevoli e NUMERO contrari]. Azione: [COSA FARE] – responsabile [NOME E COGNOME] – entro il [DATA].

Punto 2 – [TITOLO DEL PUNTO]

[SINTESI DELLA DISCUSSIONE]. Decisione: [DECISIONE PRESA]. Azione: [COSA FARE] – responsabile [NOME E COGNOME] – entro il [DATA].

Punto 3 – [TITOLO DEL PUNTO]

[SINTESI DELLA DISCUSSIONE]. Il punto è rinviato alla prossima riunione [per acquisire DOCUMENTO O INFORMAZIONE]; [NOME E COGNOME] prepara [MATERIALE] entro il [DATA].

Varie ed eventuali

[COMUNICAZIONI SENZA DECISIONE]. Nessun’altra decisione viene assunta.

Riepilogo delle azioni

1. [AZIONE] – [RESPONSABILE] – [DATA]; 2. [AZIONE] – [RESPONSABILE] – [DATA]; 3. [AZIONE] – [RESPONSABILE] – [DATA].

Prossima riunione

Il giorno [DATA] alle ore [ORA] presso [LUOGO], con all’ordine del giorno [PUNTI PREVISTI]. La riunione si chiude alle ore [ORA].

Il presente verbale è inviato ai partecipanti il [DATA]; eventuali osservazioni vanno comunicate a [NOME E COGNOME] entro il [DATA], trascorso il quale si intende approvato.

Luogo e data: [LUOGO], [DATA]

Il presidente della riunione: [NOME E COGNOME] ______________________________
Il segretario verbalizzante: [NOME E COGNOME] ______________________________
Allegati: [FOGLIO PRESENZE; DOCUMENTI PRESENTATI].

Come compilarlo, passo per passo

  1. Prepara il verbale prima della riunione: intestazione, convocati e ordine del giorno copiati dalla convocazione, così durante l’incontro scrivi solo decisioni e azioni.
  2. Segna i presenti all’inizio e aggiorna l’elenco se qualcuno arriva dopo o esce prima.
  3. Per ogni punto scrivi tre righe distinte: cosa è stato presentato, cosa è stato deciso, chi fa cosa ed entro quando.
  4. Rileggi le decisioni ad alta voce prima di chiudere: è il momento in cui emergono le interpretazioni diverse.
  5. Invia il verbale entro un giorno o due, con un termine per le osservazioni; correggi solo gli errori materiali.
  6. Conserva i verbali con gli allegati; per gli organi di un ente trascrivili nel libro previsto dallo statuto.

Errori che creano problemi dopo

  • Trascrivere tutta la discussione: nessuno rilegge quattro pagine e le decisioni si perdono tra le opinioni.
  • Scrivere «si è deciso di procedere» senza responsabile e data: non è una decisione, è un auspicio.
  • Approvare il verbale mesi dopo, quando nessuno ricorda più: chiedi le osservazioni entro pochi giorni.
  • Usare questo modello per l’assemblea dei soci, che richiede convocazione, quorum e voti.

Per completare il documento

Domande frequenti

Chi deve firmare il verbale di riunione?

Chi ha presieduto e chi lo ha redatto, se la riunione è di un organo come il consiglio direttivo; per una riunione di lavoro basta l’invio ai partecipanti con un termine per le osservazioni, passato il quale il verbale si considera approvato. Lo statuto o il regolamento interno possono prevedere di più.

Il verbale di riunione ha valore legale?

È una scrittura che prova ciò che i partecipanti hanno dichiarato e deciso, e può essere usata in una lite tra soci, con un fornitore o con un dipendente come prova degli accordi presi; non è un contratto, ma le decisioni possono vincolare chi le ha accettate. Per gli organi di società ed enti conta lo statuto.

Che differenza c’è tra verbale di riunione e verbale di assemblea?

L’assemblea dei soci è un organo con regole di convocazione, quorum e voto fissate dalla legge e dallo statuto, e il suo verbale deve riportarle, pena l’impugnazione delle delibere; la riunione di un team non ha regole di legge e il verbale serve a documentare e organizzare. Per le assemblee usa i modelli dedicati alle SRL e alle associazioni.

Quanto deve essere lungo un verbale di riunione?

Una o due pagine: la sintesi della discussione in poche righe per punto, le decisioni e la tabella delle azioni. Le presentazioni, i dati e i documenti si allegano e si citano, non si copiano nel verbale.

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