Fac simile lettera di incarico professionale

La lettera di incarico formalizza il rapporto tra cliente e professionista iscritto a un albo: per legge il professionista deve comunicare per iscritto la complessità dell’incarico, gli oneri prevedibili e il compenso, e indicare gli estremi della polizza di responsabilità civile professionale (art. 9 D.L. 1/2012). Contiene anche i documenti che il cliente deve fornire, gli obblighi di identificazione antiriciclaggio quando previsti e le condizioni di recesso.

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Tenuta della contabilità, dichiarazioni dei redditi, pratiche edilizie, consulenze tecniche: la lettera d’incarico chiarisce fin dall’inizio cosa è compreso nel compenso e cosa no. È la migliore tutela contro richieste di pagamento inattese e contro contestazioni su lavori non fatti.

Il modello è generico: adattalo alla tua professione e alle regole deontologiche del tuo ordine.

Quando serve questo documento

  • Incarico annuale di tenuta contabilità a un commercialista.
  • Pratica edilizia, catastale o di successione affidata a un tecnico.
  • Incarico a un consulente del lavoro per la gestione delle paghe.
  • Nuovo cliente che chiede un preventivo scritto accettato.

Cosa deve contenere

  • Dati del cliente e del professionista con numero di iscrizione all’albo.
  • Oggetto dell’incarico e prestazioni escluse.
  • Grado di complessità e costo prevedibile.
  • Compenso, acconti e rimborsi spese.
  • Estremi della polizza di responsabilità civile professionale.
  • Obblighi del cliente, antiriciclaggio, privacy e recesso.

Fac simile pronto da copiare

LETTERA DI INCARICO PROFESSIONALE

[NOME E COGNOME DEL PROFESSIONISTA], [PROFESSIONE], iscritto all’Albo/Ordine di [CITTÀ] al n. [NUMERO], partita IVA [PARTITA IVA], studio in [INDIRIZZO], PEC [INDIRIZZO PEC]

Spett.le / Gent.mo/a [NOME E COGNOME / RAGIONE SOCIALE DEL CLIENTE], codice fiscale o partita IVA [NUMERO], [INDIRIZZO]

Oggetto: conferimento di incarico professionale.

1. Oggetto

Il cliente conferisce al professionista, che accetta, l’incarico di [DESCRIZIONE, ad esempio: tenuta della contabilità semplificata, predisposizione e invio delle dichiarazioni fiscali e dei relativi adempimenti per l’anno ANNO / redazione e presentazione della pratica di TIPO PRATICA per l’immobile sito in INDIRIZZO]. Sono escluse dall’incarico le seguenti attività, che saranno oggetto di separato preventivo: [ESCLUSIONI].

2. Complessità e costo prevedibile

Il professionista informa il cliente che l’incarico presenta un grado di complessità [basso / medio / alto], per i seguenti motivi: [MOTIVI]. Il costo complessivo prevedibile è di euro [IMPORTO] oltre accessori di legge, salvo attività aggiuntive che saranno preventivamente comunicate per iscritto.

3. Compenso e pagamenti

Il compenso è determinato in euro [IMPORTO] [annui / a corpo] oltre contributo previdenziale e IVA, da pagarsi [in rate trimestrali / NUMERO% alla firma e saldo alla conclusione], con fattura. Le spese vive (bolli, diritti, visure) sono rimborsate a parte.

4. Polizza assicurativa

Il professionista dichiara di essere assicurato per la responsabilità civile professionale con [COMPAGNIA], polizza n. [NUMERO], massimale euro [IMPORTO].

5. Obblighi del cliente

Il cliente si impegna a fornire in modo tempestivo, completo e veritiero i documenti e le informazioni necessari, secondo lo scadenzario che il professionista gli comunicherà, e risponde delle conseguenze di ritardi o omissioni a lui imputabili.

6. Antiriciclaggio

[Se applicabile:] Il cliente fornisce i dati e i documenti necessari all’adeguata verifica prevista dalla normativa antiriciclaggio e si impegna a comunicarne le variazioni.

7. Durata e recesso

L’incarico ha durata [fino al completamento della pratica / annuale, con rinnovo tacito salvo disdetta con preavviso di NUMERO mesi]. Il cliente può revocare l’incarico in qualsiasi momento pagando le attività svolte; il professionista può recedere per giusta causa, con preavviso tale da non recare pregiudizio al cliente.

8. Dati personali

Il cliente dichiara di aver ricevuto l’informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679.

[LUOGO], [DATA]

Per accettazione dell’incarico e delle condizioni sopra indicate.

Il professionista ______________________________
Il cliente ______________________________

Riferimento normativo: Art. 9, comma 4, D.L. 24 gennaio 2012, n. 1 (obbligo di preventivo e polizza); artt. 2229–2238 c.c.; D.Lgs. 231/2007 (antiriciclaggio), ove applicabile.

Come compilarlo, passo per passo

  1. Descrivi le attività comprese e, altrettanto chiaramente, quelle escluse.
  2. Indica grado di complessità e costo prevedibile, come richiede la legge.
  3. Inserisci gli estremi della polizza RC professionale.
  4. Raccogli i documenti per l’identificazione del cliente se previsti.
  5. Fai firmare la lettera prima di iniziare e conserva copia nel fascicolo.

Errori che creano problemi dopo

  • Iniziare il lavoro senza incarico scritto e discutere poi del compenso.
  • Non indicare le attività escluse: il cliente le considera comprese.
  • Omettere la polizza assicurativa, informazione obbligatoria.
  • Rinnovi taciti senza aggiornare il compenso quando cresce la complessità.

Per completare il documento

Domande frequenti

Il professionista è obbligato a dare un preventivo scritto?

Sì, per le professioni regolamentate il professionista deve rendere noto per iscritto o in forma digitale il grado di complessità dell’incarico e gli oneri prevedibili, e indicare gli estremi della polizza professionale.

Posso revocare l’incarico al commercialista?

Sì, il cliente può revocare l’incarico in qualsiasi momento, pagando le attività già svolte e le spese sostenute. Conviene farlo per iscritto e chiedere la restituzione dei documenti.

La lettera d’incarico vale anche per gli avvocati?

Gli avvocati hanno regole specifiche sul preventivo e sul mandato: esistono modelli predisposti dagli ordini forensi, da adattare al caso concreto.

I modelli di questa pagina sono testi di riferimento, non consulenza legale. Termini, importi e adempimenti cambiano da caso a caso; per contratti di valore o situazioni delicate fatti controllare il testo da un professionista prima di firmare.