Fac simile lettera di proroga del contratto a tempo determinato

La lettera di proroga del contratto a tempo determinato è l’atto con cui datore e lavoratore spostano in avanti la scadenza dello stesso contratto, prima che scada, alle stesse condizioni. Richiede il consenso del lavoratore, è possibile solo se la durata iniziale è inferiore a 24 mesi e non si possono superare quattro proroghe nell’arco di 24 mesi (art. 21 del D.Lgs. 81/2015), altrimenti il rapporto diventa a tempo indeterminato. Nei primi dodici mesi la proroga è libera; se con la proroga il rapporto supera i dodici mesi serve una causale tra quelle ammesse dalla legge e dai contratti collettivi, e il datore invia la comunicazione obbligatoria UniLav.

Aggiornato il:

La proroga va firmata prima della scadenza: se il contratto è già scaduto non si proroga più, si rinnova, e il rinnovo ha regole proprie, a cominciare dalla pausa obbligatoria di dieci o venti giorni tra un contratto e l’altro, senza la quale il secondo contratto diventa a tempo indeterminato. La lettera con la firma per accettazione del lavoratore prova il consenso e la data; nelle piccole imprese la prepara il consulente del lavoro, che poi invia la comunicazione al centro per l’impiego.

Le regole sulle causali sono cambiate nel 2023: oltre i dodici mesi servono i casi previsti dal CCNL, la sostituzione di altri lavoratori o, finché dura il regime transitorio, esigenze tecniche, organizzative o produttive individuate dalle parti; il limite generale di durata resta di 24 mesi, salvo diverse previsioni del contratto collettivo e un ulteriore contratto firmato all’Ispettorato del lavoro. Le attività stagionali sono fuori da questi limiti. Il modello qui sotto è la lettera del datore, da restituire firmata per accettazione prima della scadenza attuale.

Quando serve questo documento

  • Il contratto a termine sta per scadere e servono ancora alcuni mesi di lavoro.
  • Sostituzione di un lavoratore assente il cui rientro è slittato.
  • Commessa o picco di attività che dura più del previsto.
  • Stagione lavorativa che si prolunga oltre la data fissata.

Cosa deve contenere

  • Dati del datore e del lavoratore ed estremi del contratto originario.
  • Scadenza attuale e nuova scadenza.
  • Numero progressivo della proroga e durata complessiva raggiunta.
  • Causale, se con la proroga la durata complessiva supera i dodici mesi.
  • Conferma delle altre condizioni: mansioni, livello, orario e retribuzione.
  • Impegno del datore alla comunicazione obbligatoria UniLav.
  • Firma per accettazione del lavoratore prima della scadenza, con un termine per restituire la copia.

Fac simile pronto da copiare

LETTERA DI PROROGA DEL CONTRATTO DI LAVORO A TEMPO DETERMINATO

[RAGIONE SOCIALE], [INDIRIZZO DELLA SEDE], partita IVA [NUMERO]

Gent.mo/a [NOME E COGNOME], [INDIRIZZO], codice fiscale [CODICE FISCALE]

Oggetto: proroga del contratto a tempo determinato del [DATA].

Le proponiamo di prorogare il contratto di lavoro a tempo determinato iniziato il [DATA DI INIZIO] con scadenza al [SCADENZA ATTUALE], fissando la nuova scadenza al [NUOVA SCADENZA]. Si tratta della [PRIMA / SECONDA / TERZA / QUARTA] proroga ai sensi dell’art. 21 del D.Lgs. 81/2015; la durata complessiva sarà di [NUMERO] mesi.

[SOLO OLTRE I DODICI MESI COMPLESSIVI:] La proroga è motivata dalla seguente esigenza, prevista [DALL’ART. NUMERO DEL CCNL / DALLA LEGGE]: [DESCRIZIONE PRECISA, AD ESEMPIO SOSTITUZIONE DI NOME E COGNOME, IN CONGEDO DI MATERNITÀ FINO AL DATA].

Restano invariate le altre condizioni del contratto: livello [LIVELLO] del CCNL [CCNL APPLICATO], mansioni di [MANSIONI], sede di [SEDE], orario di [NUMERO] ore settimanali e retribuzione mensile lorda di € [IMPORTO] ([IMPORTO IN LETTERE]).

Provvederemo alla comunicazione obbligatoria nei termini di legge. La preghiamo di restituirci copia firmata per accettazione entro il [DATA ANTERIORE ALLA SCADENZA].

Cordiali saluti.

Luogo e data: [LUOGO], [DATA]

Per il datore di lavoro: [NOME E COGNOME, RUOLO] ______________________________
Per accettazione, il lavoratore: [NOME E COGNOME], data [DATA] ______________________________

Riferimento normativo: D.Lgs. 15 giugno 2015, n. 81, artt. 19 e 21 (durata, causali, proroghe e rinnovi); comunicazione obbligatoria con modello UniLav.

Come compilarlo, passo per passo

  1. Conta le proroghe già fatte e la durata complessiva: non più di quattro proroghe in 24 mesi e mai oltre il limite di durata del CCNL.
  2. Verifica se con la nuova scadenza superi i dodici mesi: in quel caso scrivi una causale concreta, con il riferimento al CCNL o alla legge.
  3. Fai firmare la lettera al lavoratore prima della scadenza attuale e conserva la copia con la data.
  4. Invia la comunicazione UniLav di proroga entro cinque giorni, direttamente o tramite il consulente del lavoro.
  5. Aggiorna il fascicolo del dipendente e il gestionale paghe con la nuova scadenza, per non perdere la data successiva.

Errori che creano problemi dopo

  • Firmare la proroga dopo la scadenza: non è più una proroga ma un rinnovo, con pausa obbligatoria e causale.
  • Superare le quattro proroghe o il limite di durata: dalla quinta proroga il contratto si trasforma a tempo indeterminato.
  • Andare oltre i dodici mesi senza causale scritta, o con una formula generica come «esigenze organizzative».
  • Cambiare mansioni, livello o orario con la proroga: si rischia che venga considerata un nuovo contratto.

Per completare il documento

Domande frequenti

Quante proroghe si possono fare in un contratto a termine?

Al massimo quattro nell’arco di 24 mesi, a prescindere dal numero dei contratti; con la quinta il rapporto si trasforma a tempo indeterminato dalla data di decorrenza di quella proroga. I contratti collettivi possono prevedere regole diverse sulla durata complessiva.

Il lavoratore può rifiutare la proroga?

Sì: la proroga richiede il suo consenso e nessuno può imporgliela. Se rifiuta, il contratto cessa alla scadenza prevista e il datore paga le competenze di fine rapporto; il rifiuto non è una dimissione e non toglie la NASpI.

Serve la causale per la proroga?

Non nei primi dodici mesi. Se con la proroga il rapporto supera i dodici mesi serve una delle causali ammesse, come i casi previsti dai contratti collettivi o la sostituzione di altri lavoratori; le regole sono cambiate nel 2023 e alcune scadenze transitorie sono state prorogate, quindi verifica quelle in vigore quando firmi.

Che differenza c’è tra proroga e rinnovo?

La proroga allunga il contratto in corso prima della scadenza e non richiede pause; il rinnovo è un nuovo contratto dopo la scadenza, che richiede sempre la causale e una pausa di dieci giorni se il precedente durava fino a sei mesi, di venti se durava di più. Senza la pausa il secondo contratto si considera a tempo indeterminato.

Entro quando va comunicata la proroga?

La comunicazione obbligatoria UniLav della proroga si invia entro cinque giorni dall’evento, tramite il portale regionale delle comunicazioni obbligatorie o il consulente del lavoro; l’omissione costa una sanzione amministrativa.

I modelli di questa pagina sono testi di riferimento, non consulenza legale. Termini, importi e adempimenti cambiano da caso a caso; per contratti di valore o situazioni delicate fatti controllare il testo da un professionista prima di firmare.