Fac simile lettera di proroga del contratto di lavoro a tempo determinato

La proroga sposta in avanti la scadenza dello stesso contratto a termine: richiede il consenso del lavoratore, è possibile solo se la durata iniziale è inferiore a 24 mesi e non si possono superare quattro proroghe nell’arco di 24 mesi (art. 21 del D.Lgs. 81/2015), altrimenti il rapporto diventa a tempo indeterminato. Nei primi 12 mesi la proroga è libera; se con la proroga il rapporto supera i 12 mesi, nella lettera va scritta una causale tra quelle ammesse dalla legge e dai contratti collettivi, e il datore deve inviare la comunicazione obbligatoria UniLav.

Aggiornato il:

La proroga va firmata prima della scadenza: se il contratto è già scaduto non si proroga più, si rinnova, e il rinnovo ha regole proprie, a cominciare dalle pause obbligatorie tra un contratto e l’altro. La lettera con la firma per accettazione del lavoratore prova il consenso e la data.

Le regole sulle causali sono cambiate nel 2023 e alcune scadenze transitorie sono state prorogate più volte: prima di superare i 12 mesi verifica la norma in vigore e il CCNL applicato.

Quando serve questo documento

  • Il contratto a termine sta per scadere e servono ancora alcuni mesi di lavoro.
  • Sostituzione di un lavoratore assente il cui rientro è slittato.
  • Commessa o picco di attività che dura più del previsto.
  • Stagione lavorativa che si prolunga oltre la data fissata.

Cosa deve contenere

  • Dati del datore e del lavoratore ed estremi del contratto originario.
  • Scadenza attuale e nuova scadenza.
  • Numero progressivo della proroga (non più di quattro in 24 mesi).
  • Causale, se con la proroga la durata complessiva supera i 12 mesi.
  • Conferma delle altre condizioni: mansioni, livello, orario e retribuzione.
  • Firma per accettazione del lavoratore prima della scadenza.

Fac simile pronto da copiare

LETTERA DI PROROGA DEL CONTRATTO DI LAVORO A TEMPO DETERMINATO

[RAGIONE SOCIALE DEL DATORE DI LAVORO], [INDIRIZZO DELLA SEDE], codice fiscale e partita IVA [NUMERO]

Gent.mo/a Sig./Sig.ra [NOME E COGNOME DEL LAVORATORE], [INDIRIZZO], codice fiscale [CODICE FISCALE]

Consegna a mano / PEC / e-mail

Oggetto: proroga del contratto di lavoro a tempo determinato stipulato il [DATA].

Facendo seguito ai colloqui intercorsi, Le proponiamo di prorogare il contratto di lavoro subordinato a tempo determinato in essere tra noi, iniziato il [DATA DI INIZIO] con scadenza al [SCADENZA ATTUALE], fissando la nuova scadenza al [NUOVA SCADENZA].

Si tratta della [prima / seconda / terza / quarta] proroga del rapporto, ai sensi dell’art. 21 del D.Lgs. 81/2015. Con la presente proroga la durata complessiva del rapporto sarà di [NUMERO] mesi.

[Solo se la durata complessiva supera i 12 mesi:] La proroga è motivata dalla seguente esigenza, prevista [dall’art. NUMERO del CCNL NOME / dalla legge]: [DESCRIZIONE PRECISA, ad esempio: sostituzione della lavoratrice NOME E COGNOME, assente per congedo di maternità fino al DATA].

Restano invariate tutte le altre condizioni del contratto: qualifica di [QUALIFICA], livello [LIVELLO] del CCNL [NOME], mansioni di [DESCRIZIONE], sede di [SEDE], orario di [NUMERO] ore settimanali e retribuzione mensile lorda di euro [IMPORTO].

Provvederemo a effettuare la comunicazione obbligatoria della proroga nei termini di legge.

La preghiamo di restituirci copia della presente firmata per accettazione entro il [DATA ANTERIORE ALLA SCADENZA ATTUALE].

Cordiali saluti.

[LUOGO], [DATA]

Per il datore di lavoro [NOME E COGNOME, RUOLO] ______________________________
Per accettazione della proroga, il lavoratore, data [DATA] ______________________________

Riferimento normativo: D.Lgs. 15 giugno 2015, n. 81, artt. 19 e 21; comunicazioni obbligatorie con modello UniLav.

Come compilarlo, passo per passo

  1. Conta le proroghe già fatte e la durata complessiva: non più di quattro proroghe in 24 mesi e mai oltre il limite di durata.
  2. Verifica se con la nuova scadenza superi i 12 mesi: in quel caso scrivi una causale concreta.
  3. Fai firmare la lettera al lavoratore prima della scadenza attuale.
  4. Invia la comunicazione UniLav di proroga, di norma entro cinque giorni.
  5. Aggiorna il fascicolo del dipendente e il gestionale paghe con la nuova data.

Errori che creano problemi dopo

  • Firmare la proroga dopo la scadenza: non è più una proroga ma un rinnovo, con regole diverse.
  • Superare le quattro proroghe: dalla quinta il contratto si trasforma a tempo indeterminato.
  • Andare oltre i 12 mesi senza causale scritta, o con una formula generica come «esigenze organizzative».
  • Cambiare mansioni o livello con la proroga: si rischia che venga considerata un nuovo contratto.
  • Dimenticare la comunicazione UniLav: si pagano sanzioni amministrative.

Per completare il documento

Domande frequenti

Quante proroghe si possono fare in un contratto a termine?

Al massimo quattro nell’arco di 24 mesi, a prescindere dal numero dei contratti; con la quinta il rapporto si trasforma a tempo indeterminato dalla data di decorrenza di quella proroga. I contratti collettivi possono prevedere regole diverse sulla durata complessiva.

Il lavoratore può rifiutare la proroga?

Sì: la proroga richiede il suo consenso. Se rifiuta, il contratto cessa alla scadenza prevista.

Serve la causale per la proroga?

Non nei primi 12 mesi. Se con la proroga il rapporto supera i 12 mesi serve una delle causali ammesse, come i casi previsti dai contratti collettivi o la sostituzione di altri lavoratori; le regole sono cambiate nel 2023, quindi verifica quelle in vigore quando firmi. Per le attività stagionali valgono regole particolari.

Entro quando va comunicata la proroga?

La comunicazione obbligatoria UniLav della proroga si invia di norma entro cinque giorni dall’evento, tramite il portale regionale delle comunicazioni obbligatorie o il consulente del lavoro.

I modelli di questa pagina sono testi di riferimento, non consulenza legale. Termini, importi e adempimenti cambiano da caso a caso; per contratti di valore o situazioni delicate fatti controllare il testo da un professionista prima di firmare.