Fac simile richiesta di cancellazione dei dati personali (art. 17 GDPR)

Con la richiesta di cancellazione l’interessato chiede al titolare del trattamento, o al suo responsabile della protezione dei dati (DPO), di cancellare i propri dati personali, ad esempio perché non sono più necessari o perché il consenso è stato revocato (art. 17 GDPR), e si oppone al loro uso per il marketing diretto, un’opposizione che il titolare non può rifiutare (art. 21). Il titolare deve rispondere senza ingiustificato ritardo e comunque entro un mese, prorogabile di altri due mesi nei casi complessi (art. 12, par. 3); in mancanza, ci si può rivolgere con un reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (art. 77).

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Telefonate commerciali continue, e-mail promozionali da aziende mai contattate, account di servizi che non usi più: la lettera chiede in un solo atto di sapere da dove provengono i dati (art. 15), di cancellarli, di non usarli più per il marketing e di informare chi li ha ricevuti. L’esercizio dei diritti è gratuito.

Il diritto alla cancellazione non è assoluto: il titolare può conservare i dati che la legge gli impone di tenere, come le fatture, o che gli servono per difendersi in giudizio. In quel caso deve però spiegarti quali dati conserva e perché, e non può usarli per altri scopi.

Quando serve questo documento

  • Chiamate o messaggi di telemarketing da un’azienda a cui non hai dato il consenso.
  • Iscrizione a newsletter, app o servizi online che vuoi chiudere del tutto.
  • Ex cliente che non vuole più essere contattato dal vecchio fornitore.
  • Dati pubblicati o conservati senza più una ragione.
  • Revoca del consenso dato in passato per concorsi, carte fedeltà o promozioni.

Cosa deve contenere

  • Dati dell’interessato e recapiti a cui si riferisce la richiesta (telefono, e-mail, codice cliente).
  • Titolare del trattamento e, se c’è, il suo DPO.
  • Richiesta di sapere quali dati sono trattati e da quale fonte provengono.
  • Revoca del consenso e opposizione al marketing diretto.
  • Richiesta di cancellazione e di comunicarla ai destinatari dei dati.
  • Termine di risposta di un mese e avviso del reclamo al Garante.
  • Copia del documento d’identità, se necessaria per identificarti.

Fac simile pronto da copiare

ESERCIZIO DEI DIRITTI IN MATERIA DI PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI (artt. 15, 17 e 21 del Regolamento UE 2016/679)

[NOME E COGNOME], nato/a a [LUOGO] il [DATA], [INDIRIZZO], [E-MAIL]

Spett.le [RAGIONE SOCIALE DEL TITOLARE DEL TRATTAMENTO], [INDIRIZZO / PEC]; alla c.a. del Responsabile della protezione dei dati (DPO), [E-MAIL DEL DPO]

PEC / Raccomandata A/R / E-mail

Oggetto: richiesta di accesso, cancellazione dei dati e opposizione al trattamento per finalità di marketing.

Il/La sottoscritto/a ha ricevuto da codesta società [telefonate promozionali al numero NUMERO, in particolare il DATA e il DATA / e-mail commerciali all’indirizzo E-MAIL / comunicazioni relative al contratto n. NUMERO cessato il DATA] e, ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679, esercita i seguenti diritti in relazione ai dati personali che lo/la riguardano, compresi i recapiti sopra indicati.

Accesso (art. 15)

Chiede di conoscere quali dati personali sono trattati, per quali finalità, a quali destinatari sono stati comunicati, per quanto tempo saranno conservati e, se non sono stati raccolti presso di lui/lei, da quale fonte sono stati ottenuti, con la data e la prova dell’eventuale consenso.

Revoca del consenso e opposizione (artt. 7 e 21)

Revoca ogni consenso eventualmente prestato e si oppone al trattamento dei propri dati per finalità di marketing diretto e di profilazione, con qualsiasi mezzo, compresi telefono, SMS, e-mail e servizi di messaggistica, chiedendo che il numero [NUMERO] non venga più contattato da codesta società né da soggetti che agiscono per suo conto.

Cancellazione (art. 17)

Chiede la cancellazione di tutti i dati personali che lo/la riguardano, [non essendo più necessari rispetto alle finalità per cui erano stati raccolti / essendo stati trattati senza una valida base giuridica]. Se alcuni dati devono essere conservati per obbligo di legge, chiede di indicare quali, per quale obbligo e fino a quando, limitandone l’uso a tale scopo.

Destinatari (art. 19)

Chiede di comunicare la cancellazione e l’opposizione a ciascuno dei destinatari cui i dati sono stati trasmessi e di indicargliene l’elenco.

Chiede riscontro scritto senza ingiustificato ritardo e comunque entro un mese dal ricevimento, come previsto dall’art. 12, par. 3, del Regolamento, all’indirizzo [E-MAIL / PEC]. In mancanza di riscontro o in caso di riscontro insoddisfacente, presenterà reclamo al Garante per la protezione dei dati personali ai sensi dell’art. 77 del Regolamento.

Distinti saluti.

[LUOGO], [DATA]

[NOME E COGNOME] ______________________________
Allegati: copia del documento d’identità; [elenco delle chiamate ricevute o copia delle comunicazioni].

Riferimento normativo: Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), artt. 12, 15, 17, 19, 21 e 77; D.Lgs. 196/2003 (Codice in materia di protezione dei dati personali), come modificato dal D.Lgs. 101/2018.

Come compilarlo, passo per passo

  1. Individua il titolare: di solito è indicato nell’informativa privacy del sito, nei contratti o nelle e-mail ricevute, insieme al contatto del DPO.
  2. Elenca i recapiti e i codici cliente a cui si riferisce la richiesta, così il titolare trova tutti i dati.
  3. Invia la richiesta via PEC, raccomandata o all’indirizzo privacy indicato dal titolare, e conserva la prova.
  4. Annota le chiamate ricevute dopo l’invio: data, ora e numero chiamante.
  5. Se entro un mese non ricevi risposta, o la risposta non ti soddisfa, presenta reclamo al Garante allegando la richiesta.
  6. Contro il telemarketing iscrivi i tuoi numeri anche al Registro pubblico delle opposizioni, che oggi vale anche per i cellulari.

Errori che creano problemi dopo

  • Dire all’operatore «non chiamatemi più» senza lasciare alcuna traccia scritta.
  • Non chiedere l’origine dei dati: senza saperla non puoi fermare chi li ha ceduti.
  • Inviare la richiesta a un indirizzo generico invece che al titolare o al DPO indicati nell’informativa.
  • Pretendere la cancellazione di dati che il titolare deve conservare per legge, come le fatture di un contratto.
  • Rivolgersi al Garante senza aver prima scritto al titolare.

Per completare il documento

Domande frequenti

Entro quanto deve rispondere un’azienda a una richiesta di cancellazione?

Senza ingiustificato ritardo e comunque entro un mese dal ricevimento. Se la richiesta è complessa o le richieste sono numerose, il termine può essere prorogato di due mesi, ma il titolare deve comunicartelo entro il primo mese spiegando i motivi.

Un’azienda può rifiutarsi di cancellare i miei dati?

Sì, in alcuni casi: quando deve conservarli per obbligo di legge, per difendersi in giudizio o per le altre ragioni previste dall’art. 17, par. 3, del GDPR. All’opposizione al marketing diretto, invece, non può dire di no: dopo la tua richiesta i dati non possono più essere usati a quello scopo.

Come faccio a sapere chi ha dato il mio numero a un call center?

Chiedilo nella stessa lettera esercitando il diritto di accesso: se i dati non sono stati raccolti presso di te, il titolare deve indicarti tutte le informazioni disponibili sulla loro origine.

Serve un avvocato per fare reclamo al Garante privacy?

No, puoi presentarlo da solo con il modulo disponibile sul sito del Garante, allegando la richiesta inviata al titolare e l’eventuale risposta. Il Garante può ordinare al titolare di soddisfare la richiesta e applicare sanzioni; per il risarcimento del danno occorre invece rivolgersi al giudice.

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