Wzór wezwania do zapłaty kary umownej

Wezwanie do zapłaty kary umownej wskazuje postanowienie umowy, które ją przewiduje, opisuje naruszenie (np. liczbę dni opóźnienia), wylicza kwotę według zapisanej stawki i wyznacza termin zapłaty. Kara umowna należy się w zastrzeżonej wysokości bez względu na wysokość szkody, ale tylko za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania niepieniężnego, a sąd może ją zmniejszyć, jeśli zobowiązanie zostało w znacznej części wykonane albo kara jest rażąco wygórowana (art. 483–484 k.c.).

Aktualizacja:

Kary umowne są standardem w umowach budowlanych, remontowych i usługowych. Wezwanie powinno pokazać dokładne wyliczenie — dni opóźnienia razy stawka — bo spór zwykle dotyczy daty, od której liczy się zwłokę.

Jeśli jeszcze płacisz wykonawcy wynagrodzenie, zamiast czekać na zapłatę kary możesz złożyć oświadczenie o potrąceniu.

Kiedy potrzebny jest ten dokument

  • Wykonawca spóźnił się z zakończeniem prac.
  • Kontrahent naruszył zakaz konkurencji lub poufności zastrzeżony karą.
  • Najemca nie wydał lokalu w terminie, a umowa przewiduje karę.

Co musi zawierać

  • Umowę i paragraf przewidujący karę.
  • Opis naruszenia z datami.
  • Wyliczenie kary: podstawa, stawka, liczba dni, limit.
  • Termin zapłaty i rachunek.
  • Ewentualne oświadczenie o potrąceniu.

Wzór gotowy do skopiowania

WEZWANIE DO ZAPŁATY KARY UMOWNEJ

[IMIĘ I NAZWISKO / NAZWA WIERZYCIELA], [ADRES], PESEL / NIP [NUMER]

[IMIĘ I NAZWISKO / NAZWA DŁUŻNIKA], [ADRES]

[MIEJSCOWOŚĆ], dnia [DATA] r.

Zgodnie z § [NUMER] umowy [NAZWA UMOWY] z dnia [DATA] za [zwłokę w wykonaniu przedmiotu umowy / NARUSZENIE] przysługuje mi kara umowna w wysokości [PROCENT% wynagrodzenia / KWOTA zł] za każdy dzień [zwłoki], nie więcej niż [LIMIT].

Termin [zakończenia prac / wydania / wykonania] upłynął w dniu [DATA]. Przedmiot umowy został [wykonany / wydany] w dniu [DATA] [albo: do dziś nie został wykonany], co oznacza [LICZBA] dni zwłoki.

Wysokość kary: [PODSTAWA] zł × [STAWKA] × [LICZBA] dni = [KWOTA] zł (słownie: [KWOTA SŁOWNIE] złotych).

Wzywam do zapłaty kary umownej w terminie [14] dni od doręczenia wezwania na rachunek nr [NUMER RACHUNKU]. [Albo: Oświadczam, że potrącam kwotę kary umownej z przysługującym Panu/Pani/Państwu wynagrodzeniem z faktury nr NUMER, które po potrąceniu wynosi KWOTA zł.]

Zastrzegam prawo dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość kary, jeżeli umowa na to pozwala.

Z poważaniem

______________________________ [PODPIS WIERZYCIELA]

Podstawa prawna: Kodeks cywilny, art. 483–484 (kara umowna i jej miarkowanie), art. 498–499 (potrącenie).

Jak wypełnić, krok po kroku

  1. Znajdź w umowie paragraf o karze i sprawdź, za co i od jakiej podstawy się ją liczy.
  2. Ustal datę początkową i końcową zwłoki na podstawie dokumentów (protokołów, e-maili).
  3. Wylicz karę i sprawdź limit z umowy.
  4. Zdecyduj: wezwanie do zapłaty czy potrącenie z wynagrodzenia.
  5. Wyślij pismo listem poleconym i zachowaj dowody zwłoki.

Błędy, które potem się mszczą

  • Kara za zwłokę w zapłacie pieniędzy — kara umowna może dotyczyć tylko zobowiązań niepieniężnych; za opóźnienie w płatności należą się odsetki.
  • Liczenie kary od złej podstawy (np. brutto zamiast netto, jeśli umowa mówi o netto).
  • Brak dowodu, że opóźnienie wynika z przyczyn leżących po stronie dłużnika.

Żeby dokończyć dokument

Najczęstsze pytania

Czy kara umowna należy się, jeśli nie poniosłem szkody?

Tak. Kara należy się w zastrzeżonej wysokości bez względu na wysokość szkody. Dłużnik może jednak żądać jej zmniejszenia, jeśli zobowiązanie wykonał w znacznej części albo kara jest rażąco wygórowana.

Czy mogę potrącić karę z wynagrodzenia wykonawcy?

Tak, jeśli obie wierzytelności są wymagalne i nadają się do potrącenia. Złóż wtedy pisemne oświadczenie o potrąceniu z wyliczeniem.

Czym różni się zwłoka od opóźnienia przy karze?

Zwłoka to opóźnienie z przyczyn, za które dłużnik odpowiada. Jeśli umowa przewiduje karę za zwłokę, dłużnik może się bronić, wykazując, że opóźnienie nastąpiło bez jego winy.

Wzory na tej stronie to teksty pomocnicze, a nie porada prawna. Terminy, kwoty i wymogi zależą od sytuacji; przy umowach na duże kwoty lub w sprawach spornych poproś prawnika o sprawdzenie treści przed podpisaniem.