Wzór zgody na przetwarzanie danych osobowych i wykorzystanie wizerunku

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych jest ważna, jeśli jest dobrowolna, konkretna, świadoma i jednoznaczna: wskazuje administratora, cel i zakres danych oraz informuje, że można ją w każdej chwili wycofać bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania (art. 7 RODO). Każdy cel wymaga osobnej zgody — np. oddzielnie na newsletter, a oddzielnie na publikację zdjęć. Rozpowszechnianie wizerunku wymaga co do zasady zezwolenia osoby na nim przedstawionej, a za dziecko zgodę wyraża rodzic.

Aktualizacja:

Szkoły, kluby sportowe, organizatorzy wydarzeń i małe firmy potrzebują zgód na zdjęcia czy mailing. Zgoda „na wszystko” w jednym zdaniu jest nieskuteczna — potrzebne są osobne pola do zaznaczenia.

Pamiętaj, że zgoda to tylko jedna z podstaw przetwarzania. Danych potrzebnych do wykonania umowy czy obowiązków prawnych nie przetwarza się na podstawie zgody.

Kiedy potrzebny jest ten dokument

  • Organizujesz wydarzenie i chcesz publikować zdjęcia uczestników.
  • Zbierasz adresy e-mail do newslettera.
  • Szkoła lub klub prosi rodziców o zgodę na wizerunek dziecka.

Co musi zawierać

  • Dane administratora (nazwa, adres, kontakt).
  • Osobne zgody dla każdego celu (pola wyboru).
  • Zakres danych i sposób publikacji (strona, media społecznościowe, druk).
  • Informację o prawie do wycofania zgody.
  • Odesłanie do klauzuli informacyjnej RODO.
  • Datę i podpis (rodzica przy dziecku).

Wzór gotowy do skopiowania

ZGODA NA PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH I WYKORZYSTANIE WIZERUNKU

Imię i nazwisko osoby, której dane dotyczą: [IMIĘ I NAZWISKO] [w przypadku dziecka: imię i nazwisko dziecka oraz rodzica / opiekuna prawnego]

Administrator danych: [NAZWA ADMINISTRATORA], [ADRES], e-mail [E-MAIL]

1. Wizerunek

[ ] Wyrażam zgodę na nieodpłatne utrwalenie i rozpowszechnianie mojego wizerunku [wizerunku mojego dziecka] w postaci zdjęć i nagrań wykonanych podczas [NAZWA WYDARZENIA / ZAJĘĆ] przez [NAZWA ADMINISTRATORA] na [stronie internetowej ADRES / profilach w mediach społecznościowych NAZWY / materiałach drukowanych] w celu informowania o działalności administratora.

2. Newsletter

[ ] Wyrażam zgodę na przetwarzanie mojego adresu e-mail [E-MAIL] w celu wysyłania informacji o [OPIS TREŚCI] przez [NAZWA ADMINISTRATORA].

3. Dane dodatkowe

[ ] Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych [OPIS DANYCH, np. numeru telefonu] w celu [CEL].

4. Wycofanie zgody

Przyjmuję do wiadomości, że zgoda jest dobrowolna, a jej brak nie wpływa na [udział w zajęciach / zawarcie umowy]. Każdą zgodę mogę wycofać w dowolnym momencie, pisząc na adres [E-MAIL]; wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

5. Informacja

Zapoznałem/-am się z klauzulą informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych przez administratora, dostępną [pod adresem ADRES / w załączeniu].

[MIEJSCOWOŚĆ], dnia [DATA] r.

______________________________ podpis osoby, której dane dotyczą / rodzica lub opiekuna prawnego

Podstawa prawna: Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), art. 4 pkt 11, art. 6 ust. 1 lit. a, art. 7 i art. 13; ustawa o prawie autorskim i prawach pokrewnych, art. 81 (rozpowszechnianie wizerunku).

Jak wypełnić, krok po kroku

  1. Rozdziel zgody na osobne cele i daj puste pola do zaznaczenia.
  2. Wpisz dokładnie, gdzie będą publikowane zdjęcia.
  3. Dołącz klauzulę informacyjną RODO (kto, po co, jak długo, jakie prawa).
  4. Przechowuj podpisane zgody — musisz umieć wykazać, że je masz.
  5. Po wycofaniu zgody usuń dane lub zdjęcia z publikacji.

Błędy, które potem się mszczą

  • Zaznaczone z góry pola zgody — taka zgoda nie jest ważna.
  • Uzależnianie udziału w zajęciach od zgody na publikację wizerunku.
  • Jedna zgoda na wiele różnych celów.

Żeby dokończyć dokument

Najczęstsze pytania

Czy na zdjęcie z imprezy potrzebna jest zgoda?

Co do zasady tak — rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia. Nie jest potrzebne np. dla wizerunku osoby stanowiącej jedynie szczegół całości, jak zgromadzenie czy impreza publiczna, ani dla osób powszechnie znanych w związku z pełnieniem funkcji publicznych.

Kto wyraża zgodę za dziecko?

Rodzic lub opiekun prawny. Przy starszych dzieciach warto uwzględnić także ich zdanie, zwłaszcza przy publikacji zdjęć w internecie.

Czy zgodę można wycofać?

Tak, w każdej chwili i równie łatwo, jak ją wyrażono. Wycofanie nie działa wstecz — wcześniejsze przetwarzanie pozostaje zgodne z prawem.

Wzory na tej stronie to teksty pomocnicze, a nie porada prawna. Terminy, kwoty i wymogi zależą od sytuacji; przy umowach na duże kwoty lub w sprawach spornych poproś prawnika o sprawdzenie treści przed podpisaniem.