Modelo de recibo de entrega de documentos (protocolo)

O recibo de entrega de documentos, ou protocolo, prova que uma pessoa entregou certos documentos a outra em determinada data e hora: identifica quem entregou e quem recebeu, lista cada documento dizendo se é original ou cópia e quantas páginas tem, e informa a finalidade da entrega. É feito em duas vias, e quem recebe assina a via que fica com quem entregou; um protocolo sem essa assinatura ou com “documentos diversos” no lugar da lista não prova quase nada.

Atualizado em:

Serve para a admissão em um emprego, a matrícula na escola, a entrega de papéis ao contador ou à imobiliária, o envio de documentos a quem não tem protocolo próprio. Se depois disserem que faltou um papel ou que um original se perdeu, a lista assinada resolve.

Quem recebe documentos com dados pessoais passa a responder pela sua guarda e só pode usá-los para a finalidade informada, como exige a Lei Geral de Proteção de Dados.

Quando usar este documento

  • Admissão em emprego (documentos para registro).
  • Matrícula ou transferência escolar.
  • Entrega de documentos ao contador, ao advogado ou à imobiliária.
  • Entrega a condomínio, empresa ou órgão sem protocolo próprio.
  • Devolução de originais emprestados.

O que o documento precisa ter

  • Nome e documento de quem entrega e de quem recebe.
  • Empresa, escola ou órgão que recebe e cargo de quem assina.
  • Lista dos documentos, com original ou cópia e número de páginas.
  • Finalidade da entrega.
  • Data e hora.
  • Prazo e forma de devolução dos originais, se houver.
  • Assinatura de quem recebeu na via de quem entregou.

Modelo pronto para copiar

RECIBO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS (PROTOCOLO)

Entregue por: [NOME], CPF nº [NÚMERO], [TELEFONE / E-MAIL].

Recebido por: [NOME], [CARGO], em nome de [EMPRESA / ESCOLA / ESCRITÓRIO / ÓRGÃO], CNPJ nº [NÚMERO], [ENDEREÇO].

Finalidade: [admissão no cargo de CARGO / matrícula de NOME DO ALUNO no ANO OU SÉRIE / declaração de Imposto de Renda de ANO / cadastro para locação do imóvel ENDEREÇO / processo nº NÚMERO].

Documentos entregues

1. [DOCUMENTO: ex. RG] — [original / cópia simples / cópia autenticada] — [X] página(s). 2. [CPF] — [cópia simples] — [X] página(s). 3. [Comprovante de residência de MÊS/ANO] — [cópia simples] — [X] página(s). 4. [Certidão de nascimento / de casamento] — [cópia autenticada] — [X] página(s). 5. [DOCUMENTO: ex. histórico escolar / extratos bancários de MESES] — [original / cópia] — [X] página(s). Total: [X] documentos e [XX] páginas.

Originais

Os originais listados acima [serão devolvidos em até X dias úteis, com assinatura no campo de devolução / ficam retidos para FINALIDADE até DATA / não foram entregues originais].

Pendências

[Nenhuma pendência. / Fica pendente: DOCUMENTO, a ser entregue até DATA.]

Conferência

Quem recebe declara que conferiu os documentos na presença de quem os entregou, que a lista acima corresponde ao que foi recebido e que os dados serão usados somente para a finalidade indicada.

Devolução dos originais

Recebi de volta os originais dos itens [NÚMEROS] em [DATA]. Assinatura: _______________________ [NOME].

Feito em 2 (duas) vias; a via assinada por quem recebeu fica com quem entregou.

[CIDADE], [DIA] de [MÊS] de [ANO], às [HORA].

_______________________________ ENTREGUE POR: [NOME]
_______________________________ RECEBIDO POR: [NOME] — [CARGO]

Base legal: Lei nº 13.709/2018 (LGPD), art. 6º, I (princípio da finalidade no uso dos dados pessoais recebidos); Lei nº 5.553/1968 (proibição de reter documentos de identificação pessoal).

Como preencher, passo a passo

  1. Liste cada documento em uma linha, dizendo se é original ou cópia e quantas páginas tem.
  2. Escreva a finalidade da entrega e o nome da empresa, escola ou órgão.
  3. Confiram juntos os documentos antes de assinar.
  4. Imprima duas vias e colha, na sua, a assinatura de quem recebeu, com data e hora.
  5. Se entregou originais, anote quando e como serão devolvidos.

Erros que dão problema depois

  • Escrever “documentos diversos” em vez de listar um por um.
  • Não dizer se cada documento é original ou cópia.
  • Ficar com a sua via sem a assinatura de quem recebeu.
  • Entregar originais sem prazo de devolução.

Para terminar o documento

Perguntas frequentes

O protocolo precisa de carimbo da empresa?

Não é obrigatório, mas ajuda: um carimbo com CNPJ, junto com o nome e o cargo de quem recebeu, dificulta que a empresa negue o recebimento depois.

A empresa pode ficar com meus documentos originais?

Documentos de identificação pessoal não podem ser retidos: pela Lei nº 5.553/1968, quem exige o documento deve extrair os dados de que precisa e devolvê-lo em até cinco dias. Para outros originais, combine e escreva no protocolo o prazo de devolução.

Posso mandar os documentos por e-mail em vez de entregar em papel?

Pode, e o e-mail já registra data, hora e anexos. Mesmo assim, peça uma resposta confirmando o recebimento da lista de arquivos, que faz o papel do protocolo.

Quem deve assinar o recibo de entrega de documentos?

Quem recebe os documentos, na via que fica com quem entregou. Quem entrega pode assinar também a outra via, confirmando a lista.

Os modelos desta página são textos de referência, não aconselhamento jurídico. Prazos, valores e exigências mudam conforme o caso e o estado; para contratos de valor alto ou situações delicadas, peça a revisão de um advogado antes de assinar.