İstifa kabul yazısı örneği (işveren tarafından)

İstifa kabul yazısı, işverenin, işçinin istifa dilekçesini hangi tarihte aldığını, iş sözleşmesinin hangi gün sona ereceğini, bildirim süresinin çalışılıp çalışılmayacağını, devir teslim ve zimmet iadesini, alacakların ödenme tarihini, SGK işten ayrılış bildirimini ve çalışma belgesinin verileceğini işçiye yazılı olarak bildirdiği belgedir. İstifa tek taraflı bir fesihtir ve geçerli olmak için işverenin kabulüne bağlı değildir; bu yazı feshi doğurmaz, tarihleri ve koşulları kayda geçirir. İş Kanunu bildirim sürelerini ve işten ayrılan işçiye çalışma belgesi verilmesini, Türk Borçlar Kanunu ise işçi alacakları için düzenlenen ibranamenin geçerlilik şartlarını belirler; yazı işçiye imza karşılığı teslim edilir.

Güncelleme:

İstifa dilekçesi masaya konduğunda işverenin önünde birkaç karar vardır: işçi bildirim süresini çalışacak mı, yoksa talebi üzerine hemen mi ayrılacak; devir teslimi kim alacak; son ücret ve izin alacağı hangi gün ödenecek; çıkış kodu ne olacak. Bunlar sözlü kalırsa ayrılıştan haftalar sonra ihbar tazminatı, eksik ödeme veya yanlış çıkış kodu tartışması çıkar. İstifa kabul yazısı bu kararları tek sayfada işçiye bildirir ve teslim imzasıyla tarih tartışmasını bitirir. Yazı, işçinin istifasını “kabul etmek” için değil, ayrılış sürecini belgelemek için yazılır; işçi istifasını işverenin onayına bağlı olmadan vermiştir.

Aşağıdaki örnek iki seçenekle gelir: işçi bildirim süresini çalışır ve son çalışma günü yazılır ya da işçinin talebi üzerine işveren bildirim süresinden vazgeçer ve sözleşme karşılıklı mutabakatla daha erken sona erer. İşverenin işçiyi kendi isteğiyle hemen göndermesi farklıdır: bu durumda bildirim süresine ait ücret peşin ödenir. Yazıda ibraname sözü de geçer; işçi alacakları için ibraname ancak sözleşmenin sona ermesinden en az bir ay sonra, alacak türleri ve tutarları yazılarak, ödeme eksiksiz ve banka yoluyla yapılmışsa geçerlidir. Bu ailede işçinin kendi istifa dilekçeleri ayrıca vardır; bu sayfa işverenin cevabıdır.

Bu belge ne zaman kullanılır

  • İşçinin ihbar süreli istifa dilekçesi alındığında, son çalışma gününü ve devir planını bildirmek için.
  • İşçi bildirim süresini çalışmak istemediğinde ve işveren bu talebi kabul ettiğinde (ihbar tazminatından vazgeçme).
  • Zimmet, araç veya müşteri portföyü devri olan görevlerde ayrılış adımlarını yazılı hâle getirmek için.
  • Personel dosyasında istifanın alındığı tarihi ve çıkış kodunu belgelemek için.

Belgede mutlaka olması gerekenler

  • İşçinin adı, T.C. kimlik numarası, sicil numarası, görevi ve birimi.
  • İstifa dilekçesinin tarihi, işverene ulaştığı tarih ve evrak kayıt numarası.
  • Bildirim süresi: kıdeme göre süre ve son çalışma günü ya da işçinin talebiyle süreden vazgeçildiği ve karşılıklı mutabakatla ayrılış tarihi.
  • Devir teslim: görevlerin kime devredileceği, zimmetli eşyanın tutanakla iadesi, sistem erişimlerinin kapatılması.
  • Ücret, fazla çalışma, prim ve kullanılmamış yıllık izin ücretinin ödeneceği tarih ve ödeme yolu (banka).
  • SGK işten ayrılış bildirimi ve çıkış kodu, çalışma belgesi ve ücret hesap pusulasının verilmesi.
  • Kıdem ve ihbar tazminatı ödenmeyeceğinin açıklaması; ödemelerden sonra kanuna uygun ibraname.
  • Tarih, işveren yetkilisinin kaşe ve imzası; işçinin tebellüğ (teslim aldım) imzası.

Kopyalamaya hazır örnek

İSTİFA KABUL YAZISI

Sayın [AD SOYAD] – T.C. Kimlik No: [T.C. KİMLİK NO], Sicil No: [SİCİL NO], Görevi: [GÖREV], Birimi: [BİRİM]

KONU: [GG.AA.YYYY] tarihli istifa dilekçeniz hk.

[GG.AA.YYYY] tarihli istifa dilekçeniz şirketimize [GG.AA.YYYY] tarihinde ulaşmış ve [EVRAK NO] sayıyla kayda alınmıştır. Belirsiz süreli iş sözleşmenizi kendi isteğinizle feshettiğinize ilişkin bildiriminiz tarafımızca alınmıştır.

[Seçenek A:] Kıdeminize göre 4857 sayılı İş Kanunu’nun 17. maddesinde öngörülen [İKİ / DÖRT / ALTI / SEKİZ] haftalık bildirim süresi dilekçenizin ulaştığı tarihte başlamış olup son çalışma gününüz [GG.AA.YYYY]’dir; bu tarihe kadar görevinize devam edecek ve bildirim süresi içinde günlük iş arama izninizi kullanabileceksiniz. [Seçenek B:] Bildirim süresinin çalışılmaması yönündeki talebiniz uygun görülmüş olup iş sözleşmeniz karşılıklı mutabakatla [GG.AA.YYYY] tarihi itibarıyla sona erecektir; şirketimiz bildirim süresine ilişkin ihbar tazminatı talebinden vazgeçmiştir.

Son çalışma gününüze kadar görevlerinizin [AD SOYAD]’a devrini tamamlamanız, zimmetinizdeki [bilgisayar, telefon, araç, kart, anahtar, iş kıyafeti] gibi şirket eşyalarını teslim tutanağıyla iade etmeniz ve şirket sistemlerindeki erişimlerinizin kapatılması için bilgi işlem birimiyle görüşmeniz gerekmektedir.

Ayrılış tarihine kadar hak ettiğiniz ücret, fazla çalışma, prim ve kullanılmamış yıllık izin ücretiniz hesaplanarak en geç [GG.AA.YYYY] tarihinde banka hesabınıza ödenecek; ücret hesap pusulanız, çalışma belgeniz ve işten ayrılış bildirgenizin bir örneği tarafınıza verilecektir. SGK işten ayrılış bildirimi, ayrılış tarihinizi izleyen on gün içinde işçinin istifası koduyla yapılacaktır.

Kendi isteğinizle ayrıldığınız için kıdem tazminatı ve ihbar tazminatı ödenmeyecektir. Ödemelerin tamamlanmasının ardından, kanuni şartlara uygun bir ibraname düzenlenerek imzanıza sunulacaktır. Şirketimize katkılarınız için teşekkür eder, bundan sonraki çalışma hayatınızda başarılar dileriz.

[GG.AA.YYYY]

[ŞİRKET UNVANI] adına – [AD SOYAD], [UNVAN] – Kaşe ve İmza: ____________________
TEBELLÜĞ EDEN (işçi): [AD SOYAD] – “Bu yazının bir nüshasını teslim aldım.” – Tarih ve İmza: ____________________

Yasal dayanak: 4857 sayılı İş Kanunu md. 17 (bildirim süreleri ve bildirim süresine ait ücretin peşin ödenmesi) ve md. 28 (çalışma belgesi); 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu md. 420 (işçinin ibra sözleşmesinin geçerlilik şartları).

Adım adım nasıl doldurulur

  1. İstifa dilekçesini evrak kaydına alın ve ulaştığı tarihi yazın; bildirim süresi bu tarihte başlar, dilekçenin üzerindeki tarihte değil.
  2. İşçinin kıdemine göre bildirim süresini hesaplayın; işçi süreyi çalışmak istemiyorsa Seçenek B’yi kullanın ve vazgeçmeyi açıkça yazın, aksi hâlde sonradan ihbar tazminatı tartışması çıkar.
  3. Devir alacak kişiyi, zimmet listesini ve erişim kapatma adımını yazın; son gün teslim tutanağı düzenleyin.
  4. Alacakları bordroda kalem kalem hesaplayın ve banka yoluyla ödeyin; ödeme tarihini yazıya koyun ve tutun.
  5. SGK işten ayrılış bildirimini on gün içinde doğru çıkış koduyla yapın; çalışma belgesini ve ücret hesap pusulasını son gün verin.
  6. Yazıyı iki nüsha düzenleyip işçiye imza karşılığı teslim edin; işçi imzadan kaçınırsa durumu iki tanıkla tutanağa bağlayın veya noter aracılığıyla gönderin.

Sonradan sorun çıkaran hatalar

  • İşçinin istifasını “kabul etmiyoruz” diye reddetmek: istifa tek taraflıdır, ret yalnızca ihbar süresi ve devir konusunda belirsizlik yaratır.
  • İşçiyi talebi olmadan hemen göndermek: bu işveren feshidir ve bildirim süresine ait ücretin peşin ödenmesi gerekir.
  • İbranameyi son gün, ödeme yapılmadan imzalatmak: sözleşmenin sona ermesinden bir ay geçmeden veya ödeme banka yoluyla yapılmadan düzenlenen ibraname geçersizdir.
  • Çıkış kodunu yanlış girmek: işçinin işsizlik ödeneği ve ileride açılacak davalar bu koda bakar; düzeltme için SGK’ya ayrıca başvuru gerekir.

Belgeyi tamamlamak için

Sık sorulan sorular

İşveren istifayı kabul etmek zorunda mı?

İstifa, işçinin tek taraflı fesih bildirimidir ve işverene ulaştığı anda sonuç doğurur; işverenin kabulü gerekmez. Kabul yazısı, dilekçenin alındığı tarihi, son çalışma gününü ve ayrılış koşullarını belgelemek için yazılır ve ileride çıkabilecek tarih tartışmasını önler.

İşveren ihbar süresini çalıştırmak istemezse ne olur?

İşçi bildirim süresini çalışmayı teklif etmişken işveren onu hemen göndermek isterse, bildirim süresine ait ücreti peşin ödeyerek sözleşmeyi sona erdirebilir. İşçi kendisi erken ayrılmak istiyor ve işveren bunu kabul ediyorsa taraflar karşılıklı mutabakatla ayrılır ve hiçbir tarafa ihbar tazminatı doğmaz; bu durumun yazıda açıkça yer alması gerekir.

İbraname istifa gününde imzalatılabilir mi?

Hayır. İşçi alacaklarına ilişkin ibraname, sözleşmenin sona ermesinden başlayarak en az bir ay geçtikten sonra, yazılı olarak, alacak türleri ve tutarları açıkça yazılarak ve ödeme eksiksiz, banka aracılığıyla yapılmışsa geçerlidir. Bu şartları taşımayan belge yalnızca ödenen tutar için makbuz yerine geçer.

SGK çıkış kodu istifada ne olmalı?

İşçinin belirsiz süreli sözleşmeyi kendisinin feshettiği istifalarda işten ayrılış bildirgesine istifa kodu girilir; haklı nedenle fesih, emeklilik veya evlilik gibi durumlarda farklı kodlar vardır. Bildirge ayrılışı izleyen on gün içinde verilir; işçi kodu e-Devlet’ten kontrol edebilir.

İstifa kabul yazısı e-posta ile gönderilebilir mi?

Yazının asıl işlevi tebliğ tarihini belgelemektir; bu nedenle imza karşılığı elden teslim en güvenlisidir. E-posta ek bildirim olarak gönderilebilir; işçi işyerinde değilse iadeli taahhütlü posta veya noter aracılığıyla tebliğ edin.

Bu sayfadaki örnekler yol gösterici metinlerdir, hukuki danışmanlık değildir. Süreler, tutarlar ve şartlar duruma göre değişir; yüksek tutarlı sözleşmelerde veya uyuşmazlık ihtimali olan durumlarda imzalamadan önce bir avukata danışın.