Fac simile ricevuta e verbale di consegna documenti

La ricevuta di consegna documenti è la dichiarazione con cui chi riceve attesta di aver ricevuto da una persona, in una data precisa, i documenti elencati, distinguendo originali e copie. È una scrittura privata: firmata da chi riceve, fa piena prova contro di lui dell’avvenuta consegna (art. 2702 del Codice civile) e serve al commercialista, al datore di lavoro, all’amministratore di condominio uscente e a chiunque debba dimostrare di aver consegnato o restituito un fascicolo.

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In Italia molti documenti passano ancora di mano in mano: le fatture al commercialista prima della dichiarazione dei redditi, il fascicolo del condominio dal vecchio al nuovo amministratore, il libretto e la seconda chiave di un’auto venduta, i certificati originali consegnati in azienda all’assunzione. Quando qualcosa si perde o arriva in ritardo, chi ha consegnato non ha in mano nulla, se non una firma su un elenco. Questa ricevuta è quell’elenco: numerato, con originali e copie distinti, il motivo della consegna e il termine entro cui gli originali tornano indietro.

La legge non impone una forma particolare: basta una scrittura privata firmata da chi riceve e controfirmata per accettazione da chi consegna. Un caso ha una regola scritta: l’amministratore di condominio che cessa dall’incarico deve consegnare tutta la documentazione in suo possesso relativa al condominio e ai singoli condòmini (art. 1129 c.c.), e il verbale firmato è la prova che lo ha fatto. Per le consegne a distanza, la ricevuta di avvenuta consegna della PEC prova data e contenuto dell’invio. Il modello qui sotto è un verbale in due originali: elenco numerato, originali e copie, motivo, impegno alla custodia e termine di restituzione.

Quando serve questo documento

  • Consegna di fatture, ricevute e documenti fiscali al commercialista o al CAF per la dichiarazione dei redditi.
  • Passaggio di consegne tra l’amministratore di condominio uscente e quello nuovo, o tra amministratori di una società.
  • Consegna in azienda dei documenti richiesti all’assunzione, o restituzione di badge e chiavi a fine rapporto.
  • Restituzione di un fascicolo, di originali o di chiavi a un cliente, a un ex socio o a un professionista.

Cosa deve contenere

  • Nome, cognome e codice fiscale di chi consegna e di chi riceve, con la qualifica di chi firma per un ente.
  • Data e luogo della consegna, scritti per esteso.
  • Elenco numerato dei documenti, uno per riga, con tipo, data e numero.
  • Per ciascun documento, se è originale o copia e il numero di pagine.
  • Il motivo della consegna, che fissa l’uso consentito dei documenti.
  • Chiavi, badge, supporti informatici o altri oggetti consegnati insieme ai documenti.
  • Impegno alla custodia e termine o condizione per la restituzione degli originali.
  • Firma di chi riceve e, per accettazione, di chi consegna; un originale per ciascuno.

Fac simile pronto da copiare

RICEVUTA DI CONSEGNA DOCUMENTI

Il/La sottoscritto/a [NOME E COGNOME DI CHI RICEVE], codice fiscale [CODICE FISCALE], [IN PROPRIO / IN QUALITÀ DI QUALIFICA DELL’ENTE O STUDIO], con residenza o sede in [INDIRIZZO],

DICHIARA

di aver ricevuto in data odierna da [NOME E COGNOME DI CHI CONSEGNA], codice fiscale [CODICE FISCALE], residente in [INDIRIZZO], per [MOTIVO DELLA CONSEGNA], i documenti di seguito elencati:

1) [DESCRIZIONE DEL DOCUMENTO, DATA E NUMERO] – [ORIGINALE / COPIA] – pagine [NUMERO];

2) [DESCRIZIONE DEL DOCUMENTO, DATA E NUMERO] – [ORIGINALE / COPIA] – pagine [NUMERO];

3) [DESCRIZIONE DEL DOCUMENTO, DATA E NUMERO] – [ORIGINALE / COPIA] – pagine [NUMERO];

4) [ALTRI DOCUMENTI, CHIAVI, BADGE O SUPPORTI INFORMATICI CONSEGNATI].

Il ricevente dichiara di aver controllato i documenti alla presenza di chi li consegna, si impegna a custodirli con la dovuta riservatezza e a utilizzarli solo per lo scopo indicato, e a restituire gli originali [ENTRO IL DATA / AL TERMINE DELL’INCARICO / A SEMPLICE RICHIESTA].

La presente ricevuta è redatta in due originali, uno per ciascuna parte.

Luogo e data: [LUOGO], [DATA]

Chi riceve: [NOME E COGNOME] ______________________________
Chi consegna, per accettazione: [NOME E COGNOME] ______________________________

Riferimento normativo: Art. 2702 del Codice civile (efficacia probatoria della scrittura privata); art. 1129, comma 8, c.c. (consegna della documentazione da parte dell’amministratore di condominio cessato).

Come compilarlo, passo per passo

  1. Prepara l’elenco prima dell’incontro: un documento per riga, numerato, con tipo, data e numero («fattura n. 12 del 3 marzo»).
  2. Indica per ciascuno se consegni l’originale o una copia e conta le pagine; degli originali che ti servono ancora fai prima una scansione.
  3. Scrivi il motivo della consegna: fissa a cosa serviranno i documenti e quando devono tornare indietro.
  4. Controlla i documenti insieme a chi li riceve e correggi a penna le differenze prima di firmare.
  5. Firma due originali, uno per parte; se chi riceve firma per uno studio o un ente, fai indicare qualifica e timbro.
  6. Per le consegne a distanza invia l’elenco e i file via PEC: la ricevuta di avvenuta consegna prova data e contenuto.

Errori che creano problemi dopo

  • Scrivere «documentazione varia» o «fascicolo completo» senza elenco: la ricevuta non prova quali documenti hai consegnato.
  • Consegnare l’unico originale di un contratto o di un certificato senza tenerne una copia: se si perde, resta solo la ricevuta.
  • Lasciare fuori il motivo e il termine di restituzione: i documenti possono restare anni in un cassetto altrui.
  • Farla firmare a un impiegato qualsiasi senza nome e qualifica: lo studio o l’ente può poi negare di aver ricevuto nulla.

Per completare il documento

Domande frequenti

La ricevuta di consegna documenti ha valore legale?

Sì: è una scrittura privata e, una volta firmata, prova contro chi l’ha sottoscritta che quei documenti sono stati consegnati in quella data. Se chi riceve contesta la firma deve disconoscerla formalmente; per questo conviene far scrivere nome e qualifica per esteso accanto alla firma.

Serve una ricevuta per i documenti consegnati al commercialista?

Non è obbligatoria, ma è utile a entrambi: in caso di errori nella dichiarazione o di una lettera dell’Agenzia delle Entrate dimostra quali fatture e ricevute avevi consegnato e quando. Molti studi usano un proprio modulo di presa in carico; se non lo fanno, porta questo elenco in due copie.

L’amministratore di condominio uscente deve consegnare i documenti?

Sì. Alla cessazione dell’incarico deve consegnare al nuovo amministratore tutta la documentazione in suo possesso relativa al condominio e ai singoli condòmini: registri, contratti, estratti conto, fascicoli dei fornitori. Il verbale firmato da entrambi chiude il passaggio e fa risultare per iscritto ciò che manca.

Posso chiedere la restituzione degli originali consegnati?

Sì, e conviene scriverlo nella ricevuta: un termine preciso o la formula «a semplice richiesta». Se chi li detiene non li restituisce, la ricevuta firmata è il documento con cui chiederli con raccomandata A/R o PEC e, se serve, agire in giudizio.

I modelli di questa pagina sono testi di riferimento, non consulenza legale. Termini, importi e adempimenti cambiano da caso a caso; per contratti di valore o situazioni delicate fatti controllare il testo da un professionista prima di firmare.