Wzór protokołu zdawczo-odbiorczego mieszkania do umowy najmu

Protokół zdawczo-odbiorczy to załącznik do umowy najmu, w którym strony w dniu przekazania kluczy opisują stan każdego pomieszczenia, wyposażenie, stany liczników i liczbę kluczy, najlepiej ze zdjęciami. Ten sam formularz wypełnia się przy zwrocie mieszkania — porównanie obu protokołów rozstrzyga, co najemca musi naprawić lub z czego można potrącić kaucję. Protokół podpisują obie strony.

Aktualizacja:

Bez protokołu przy wyprowadzce zostaje słowo przeciwko słowu: właściciel twierdzi, że plama na parkiecie jest nowa, a najemca, że była od początku. Dokładny opis i zdjęcia z datą kończą taki spór, zanim się zacznie.

Ten wzór pasuje do zwykłego najmu i do najmu okazjonalnego. Wypełnij go dwukrotnie: przy wydaniu i przy zwrocie lokalu.

Kiedy potrzebny jest ten dokument

  • Przekazujesz najemcy klucze na początku najmu.
  • Najemca oddaje mieszkanie na koniec umowy.
  • Zmieniasz najemcę i chcesz udokumentować stan lokalu po poprzednim.

Co musi zawierać

  • Datę, adres lokalu i dane stron, odwołanie do umowy najmu.
  • Stany liczników: prąd, gaz, woda zimna i ciepła, ciepło lub podzielniki.
  • Liczbę i rodzaj przekazanych kluczy, pilotów i kart.
  • Opis stanu każdego pomieszczenia: ściany, podłogi, okna, drzwi.
  • Listę wyposażenia z oceną stanu.
  • Uwagi, usterki i listę zdjęć, podpisy obu stron.

Wzór gotowy do skopiowania

PROTOKÓŁ ZDAWCZO-ODBIORCZY LOKALU MIESZKALNEGO

sporządzony w dniu [DATA] o godz. [GODZINA] w lokalu położonym w [MIEJSCOWOŚĆ] przy ul. [ULICA I NUMER], do umowy najmu z dnia [DATA].

Wynajmujący: [IMIĘ I NAZWISKO]. Najemca: [IMIĘ I NAZWISKO].

Rodzaj czynności: [wydanie lokalu Najemcy / zwrot lokalu Wynajmującemu].

1. Stany liczników

Energia elektryczna, licznik nr [NUMER]: [STAN] kWh. Gaz, licznik nr [NUMER]: [STAN] m³. Woda zimna, wodomierz nr [NUMER]: [STAN] m³. Woda ciepła, wodomierz nr [NUMER]: [STAN] m³. Ciepło: [ciepłomierz nr NUMER: STAN GJ / podzielniki: odczyty w załączniku].

2. Klucze i dostęp

Przekazano: [LICZBA] klucze do drzwi wejściowych, [LICZBA] klucze do skrzynki pocztowej, [LICZBA] klucze do piwnicy, [LICZBA] piloty lub karty do bramy i garażu, [LICZBA] chipy do domofonu.

3. Przedpokój

Ściany: [STAN, np. pomalowane, bez uszkodzeń]. Podłoga: [RODZAJ I STAN]. Drzwi wejściowe i zamki: [STAN]. Wyposażenie: [szafa wnękowa, lustro — STAN].

4. Pokój nr 1

Ściany i sufit: [STAN]. Podłoga: [RODZAJ I STAN, np. panele, rysa przy oknie ok. 10 cm]. Okna i parapety: [STAN]. Grzejnik: [STAN]. Wyposażenie: [łóżko, szafa, biurko, zasłony — STAN].

5. Pokój nr 2

Ściany i sufit: [STAN]. Podłoga: [STAN]. Okna: [STAN]. Wyposażenie: [LISTA I STAN].

6. Kuchnia

Meble kuchenne: [STAN]. Blat i zlew: [STAN]. Urządzenia: płyta [RODZAJ], piekarnik, okap, lodówka [MARKA], zmywarka [MARKA] — [sprawne / usterki]. Ściany i podłoga: [STAN].

7. Łazienka i WC

Wanna lub kabina: [STAN]. Umywalka, bateria, WC: [STAN]. Pralka [MARKA]: [STAN]. Płytki i fugi: [STAN]. Wentylacja: [STAN].

8. Balkon, piwnica i pozostałe

[OPIS STANU].

9. Usterki i uwagi

Strony stwierdzają następujące usterki i ustalenia: [LISTA USTEREK; kto i do kiedy je usunie].

10. Dokumentacja zdjęciowa

Strony wykonały [LICZBA] zdjęć pomieszczeń i liczników, które przesłano obu stronom e-mailem w dniu [DATA] i które stanowią część protokołu.

Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. Strony zgodnie potwierdzają, że opis odpowiada stanowi faktycznemu.

[MIEJSCOWOŚĆ], dnia [DATA] r.

______________________________ Wynajmujący
______________________________ Najemca

Jak wypełnić, krok po kroku

  1. Umów się z najemcą na przekazanie za dnia, żeby dobrze widzieć ściany i podłogi.
  2. Przejdźcie razem każde pomieszczenie i opisujcie konkretnie: nie „stan dobry”, ale „rysa 10 cm przy oknie”.
  3. Spiszcie liczniki i sfotografujcie je razem z numerem urządzenia.
  4. Policzcie klucze i piloty; sprawdźcie działanie urządzeń AGD.
  5. Wyślijcie sobie zdjęcia e-mailem tego samego dnia i podpiszcie dwa egzemplarze.

Błędy, które potem się mszczą

  • Ogólniki typu „stan dobry” — przy zwrocie nic z nich nie wynika.
  • Brak stanów liczników: rozliczenie mediów za ostatni miesiąc staje się sporne.
  • Protokół bez podpisu najemcy albo zdjęcia, których daty nie da się ustalić.

Żeby dokończyć dokument

Najczęstsze pytania

Czy protokół zdawczo-odbiorczy jest obowiązkowy?

Przepisy go nie wymagają, ale bez niego trudno udowodnić stan mieszkania przy zwrocie kaucji. W praktyce to najważniejszy załącznik umowy najmu.

Co zrobić, gdy najemca nie chce podpisać protokołu przy zwrocie?

Sporządź protokół sam, najlepiej w obecności świadka, zrób zdjęcia z datą i wpisz, że najemca odmówił podpisu. Wyślij mu kopię listem poleconym lub e-mailem.

Czy normalne zużycie można potrącić z kaucji?

Nie. Najemca odpowiada za pogorszenie ponad normalne zużycie — przetarte panele po latach najmu to zużycie, a wypalona dziura w blacie już szkoda.

Wzory na tej stronie to teksty pomocnicze, a nie porada prawna. Terminy, kwoty i wymogi zależą od sytuacji; przy umowach na duże kwoty lub w sprawach spornych poproś prawnika o sprawdzenie treści przed podpisaniem.