Wzór umowy najmu lokalu użytkowego pod działalność gospodarczą

Umowa najmu lokalu użytkowego powinna określać przeznaczenie lokalu, czynsz netto z informacją o VAT, zasady waloryzacji, zabezpieczenie (kaucja lub gwarancja), zgodę na adaptację i szyld oraz zgodę na zarejestrowanie siedziby firmy pod adresem lokalu. Nie dotyczą jej przepisy o ochronie lokatorów, więc terminy wypowiedzenia i skutki zaległości w czynszu wynikają z umowy i Kodeksu cywilnego — przy zaległości za dwa pełne okresy wynajmujący może wypowiedzieć najem bez terminów, po wyznaczeniu dodatkowego miesięcznego terminu zapłaty.

Aktualizacja:

Najemca lokalu użytkowego inwestuje w wykończenie, szyld i klientów, a wynajmujący chce stabilnego czynszu i zabezpieczenia na wypadek upadku firmy. Umowa musi pogodzić te interesy: długi czas trwania, jasne zasady podwyżek i rozliczenia nakładów po zakończeniu najmu.

Najem na czas dłuższy niż rok wymaga formy pisemnej. Umowa zawarta na ponad dziesięć lat — a między przedsiębiorcami na ponad trzydzieści — po tym czasie uważana jest za zawartą na czas nieoznaczony.

Kiedy potrzebny jest ten dokument

  • Wynajem sklepu, biura, gabinetu, salonu usługowego lub magazynu.
  • Najem przez firmę (spółkę lub jednoosobową działalność) z fakturą VAT.
  • Lokal wymaga adaptacji na koszt najemcy, np. pod gastronomię lub usługi medyczne.

Co musi zawierać

  • Przeznaczenie lokalu i rodzaj działalności.
  • Czynsz netto, VAT, opłaty eksploatacyjne i media.
  • Waloryzacja czynszu (np. o wskaźnik inflacji GUS raz w roku).
  • Kaucja, gwarancja bankowa albo oświadczenie o poddaniu się egzekucji.
  • Zgoda na adaptację, szyld i rejestrację siedziby firmy.
  • Rozliczenie nakładów po zakończeniu najmu.
  • Czas trwania, okresy wypowiedzenia i kary umowne.

Wzór gotowy do skopiowania

UMOWA NAJMU LOKALU UŻYTKOWEGO

zawarta w dniu [DATA] w [MIEJSCOWOŚĆ] pomiędzy:

[NAZWA FIRMY / IMIĘ I NAZWISKO], z siedzibą w [ADRES], NIP [NIP], [KRS / REGON: NUMER], reprezentowaną przez [IMIĘ I NAZWISKO, FUNKCJA], zwaną dalej Wynajmującym,

a

[NAZWA FIRMY], z siedzibą w [ADRES], NIP [NIP], [KRS / REGON: NUMER], reprezentowaną przez [IMIĘ I NAZWISKO, FUNKCJA], zwaną dalej Najemcą.

§ 1. Przedmiot najmu

Wynajmujący oddaje Najemcy do używania lokal użytkowy położony w [MIEJSCOWOŚĆ] przy ul. [ULICA I NUMER], o powierzchni [METRAŻ] m², znajdujący się na [KONDYGNACJA], dla którego prowadzona jest księga wieczysta nr [NUMER KW], wraz z wyposażeniem opisanym w protokole zdawczo-odbiorczym.

§ 2. Przeznaczenie

Lokal będzie wykorzystywany wyłącznie na prowadzenie działalności w zakresie [RODZAJ DZIAŁALNOŚCI]. Zmiana przeznaczenia wymaga pisemnej zgody Wynajmującego. Uzyskanie zezwoleń i odbiorów potrzebnych do prowadzenia tej działalności należy do Najemcy.

§ 3. Czas trwania

Umowa zostaje zawarta na czas określony [LICZBA] lat, od dnia [DATA] do dnia [DATA].

§ 4. Czynsz i opłaty

Czynsz wynosi [KWOTA] zł netto miesięcznie, powiększony o podatek VAT według obowiązującej stawki, płatny z góry do [DZIEŃ] dnia miesiąca na podstawie faktury, na rachunek nr [NUMER RACHUNKU]. Niezależnie od czynszu Najemca pokrywa opłaty eksploatacyjne w wysokości [KWOTA] zł netto miesięcznie oraz koszty energii, wody i ogrzewania według wskazań podliczników. Czynsz ulega corocznie, od dnia [DATA], podwyższeniu o średnioroczny wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych ogłoszony przez Prezesa GUS za rok poprzedni, bez potrzeby zawierania aneksu.

§ 5. Zabezpieczenie

Najemca wpłaca kaucję w wysokości [KWOTA] zł, odpowiadającą [LICZBA]-miesięcznemu czynszowi brutto [albo przedstawia gwarancję bankową na tę kwotę ważną do DATA]. Kaucja podlega zwrotowi w terminie [30] dni od zwrotu lokalu, po potrąceniu należności Wynajmującego.

§ 6. Adaptacja i nakłady

Wynajmujący wyraża zgodę na wykonanie przez Najemcę na jego koszt prac adaptacyjnych opisanych w załączniku nr 2 oraz na umieszczenie szyldu na elewacji w miejscu uzgodnionym z Wynajmującym i zarządcą budynku. Po zakończeniu najmu Najemca [pozostawi nakłady bez prawa do zwrotu ich wartości / przywróci lokal do stanu pierwotnego], z wyjątkiem nakładów, które Wynajmujący zgodzi się przejąć na piśmie.

§ 7. Siedziba firmy

Wynajmujący wyraża zgodę na wskazanie adresu lokalu jako [siedziby / miejsca wykonywania działalności] Najemcy w rejestrach urzędowych. Najemca zobowiązuje się zmienić ten adres w rejestrach w ciągu [14] dni od zakończenia najmu.

§ 8. Obowiązki stron

Najemca utrzymuje lokal w należytym stanie, przeprowadza na swój koszt bieżące konserwacje i drobne naprawy, przestrzega przepisów przeciwpożarowych i sanitarnych oraz regulaminu budynku. Wynajmujący odpowiada za naprawy konstrukcji budynku, dachu i instalacji wspólnych oraz za usunięcie wad lokalu niewynikających z działania Najemcy.

§ 9. Ubezpieczenie

Najemca w terminie [14] dni od wydania lokalu zawrze umowę ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzonej działalności i najmu lokalu na sumę nie niższą niż [KWOTA] zł i będzie ją utrzymywał przez cały czas najmu.

§ 10. Podnajem

Podnajem lokalu lub jego części albo oddanie go do używania osobom trzecim wymaga pisemnej zgody Wynajmującego.

§ 11. Wypowiedzenie

Wynajmujący może wypowiedzieć umowę bez zachowania terminów wypowiedzenia, jeżeli Najemca zalega z zapłatą czynszu za co najmniej dwa pełne okresy płatności i nie zapłaci zaległości w dodatkowym miesięcznym terminie wyznaczonym na piśmie, a także jeżeli używa lokalu niezgodnie z przeznaczeniem mimo pisemnego upomnienia. Każda ze stron może wypowiedzieć umowę z zachowaniem [trzymiesięcznego] okresu wypowiedzenia na koniec miesiąca kalendarzowego w przypadkach: [INNE PRZYPADKI].

§ 12. Zwrot lokalu i kary umowne

W dniu zakończenia najmu Najemca zwróci lokal na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego. Za każdy dzień opóźnienia w zwrocie lokalu Najemca zapłaci karę umowną w wysokości [KWOTA] zł, co nie wyłącza dochodzenia odszkodowania przewyższającego karę.

§ 13. Postanowienia końcowe

Zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego. Spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Wynajmującego.

Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.

Załączniki: 1) protokół zdawczo-odbiorczy; 2) zakres prac adaptacyjnych; 3) odpisy z rejestrów stron.

______________________________ Wynajmujący
______________________________ Najemca

Podstawa prawna: Kodeks cywilny, art. 659–692, w szczególności art. 660 (forma), art. 661 (czas trwania), art. 673 (wypowiedzenie), art. 685¹ (podwyższenie czynszu) i art. 687 (zaległość w czynszu).

Jak wypełnić, krok po kroku

  1. Sprawdź w rejestrach (KRS, CEIDG), kto może reprezentować każdą ze stron, i wpisz jej dane.
  2. Opisz dokładnie działalność — od tego zależą zezwolenia i przepisy przeciwpożarowe.
  3. Ustal czynsz netto, VAT i mechanizm waloryzacji.
  4. Wybierz zabezpieczenie: kaucję, gwarancję bankową albo notarialne poddanie się egzekucji.
  5. Dołącz zakres prac adaptacyjnych i protokół zdawczo-odbiorczy, podpiszcie umowę.

Błędy, które potem się mszczą

  • Brak klauzuli waloryzacyjnej w umowie na kilka lat — czynsz traci realną wartość, a podwyżka wymaga zgody najemcy lub wypowiedzenia.
  • Nieuregulowane nakłady na adaptację: po zakończeniu najmu obie strony uważają, że to druga powinna zapłacić.
  • Umowa na czas określony bez przypadków wypowiedzenia — najemca, któremu biznes nie wyszedł, płaci czynsz do końca umowy.

Żeby dokończyć dokument

Najczęstsze pytania

Czy czynsz za lokal użytkowy jest opodatkowany VAT?

Jeśli wynajmujący jest czynnym podatnikiem VAT, najem lokalu użytkowego jest co do zasady opodatkowany stawką podstawową i wymaga faktury. Wynajmujący zwolniony z VAT wystawia rachunek bez podatku.

Czy lokal użytkowy można wynająć osobie prywatnej?

Tak, ale jeśli najemca ma w nim mieszkać, to w praktyce jest to najem mieszkania i stosuje się przepisy o ochronie lokatorów. Ten wzór jest przeznaczony dla działalności gospodarczej.

Jak zabezpieczyć się przed najemcą, który przestanie płacić?

Najsilniejszym zabezpieczeniem jest oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji co do zapłaty czynszu i wydania lokalu. Popularne są też kaucja i gwarancja bankowa.

Czy mogę podnieść czynsz w trakcie umowy?

Jeśli umowa zawiera klauzulę waloryzacyjną — tak, zgodnie z nią. Bez klauzuli wynajmujący lokal może podwyższyć czynsz, wypowiadając jego dotychczasową wysokość najpóźniej na miesiąc naprzód na koniec miesiąca, ale najemca może wtedy umowę wypowiedzieć.

Wzory na tej stronie to teksty pomocnicze, a nie porada prawna. Terminy, kwoty i wymogi zależą od sytuacji; przy umowach na duże kwoty lub w sprawach spornych poproś prawnika o sprawdzenie treści przed podpisaniem.