Wzór protokołu zdawczo-odbiorczego (ogólny)

Protokół zdawczo-odbiorczy dokumentuje przekazanie rzeczy, lokalu, dokumentacji lub mienia między dwiema osobami lub firmami: kto, komu, kiedy, co przekazał, w jakiej ilości i w jakim stanie. Powinien zawierać podstawę przekazania (umowę, polecenie), listę pozycji z oznaczeniami (numery seryjne, inwentarzowe), opis stanu, uwagi i usterki oraz podpisy przekazującego i przyjmującego. Od chwili podpisania protokołu odpowiedzialność za rzecz przechodzi zwykle na przyjmującego.

Aktualizacja:

Protokół przydaje się wszędzie tam, gdzie po latach może powstać pytanie „co właściwie zostało przekazane”: przy zmianie najemcy lokalu użytkowego, przekazaniu stanowiska, zwrocie sprzętu czy dokumentacji budowy.

Dla mieszkania na wynajem, sprzedaży mieszkania, samochodu, robót budowlanych i sprzętu służbowego są osobne wzory z typowymi pozycjami.

Kiedy potrzebny jest ten dokument

  • Przekazujesz lokal użytkowy, magazyn lub pomieszczenie.
  • Zmienia się osoba odpowiedzialna za dokumentację lub mienie.
  • Zwracasz rzeczy po zakończeniu umowy.

Co musi zawierać

  • Datę, miejsce i podstawę przekazania.
  • Dane przekazującego i przyjmującego.
  • Listę pozycji z oznaczeniami i ilością.
  • Opis stanu każdej pozycji.
  • Uwagi, braki i usterki.
  • Podpisy obu stron.

Wzór gotowy do skopiowania

PROTOKÓŁ ZDAWCZO-ODBIORCZY

sporządzony w dniu [DATA] w [MIEJSCOWOŚĆ, ADRES] na podstawie [umowy NAZWA z dnia DATA / polecenia NAZWA].

Przekazujący: [IMIĘ I NAZWISKO / NAZWA, ADRES, PESEL / NIP].

Przyjmujący: [IMIĘ I NAZWISKO / NAZWA, ADRES, PESEL / NIP].

1. Przedmiot przekazania

Przekazujący przekazuje, a Przyjmujący przyjmuje: [OPIS OGÓLNY, np. lokal użytkowy nr NUMER wraz z wyposażeniem / dokumentację projektu NAZWA / mienie magazynu nr NUMER].

2. Wykaz pozycji

1) [NAZWA], nr [SERYJNY / INWENTARZOWY], ilość [LICZBA], stan: [OPIS]; 2) [NAZWA], nr [NUMER], ilość [LICZBA], stan: [OPIS]; 3) [NAZWA], nr [NUMER], ilość [LICZBA], stan: [OPIS]. [Pełny wykaz w załączniku nr 1.]

3. Klucze i dostępy

Przekazano: [LICZBA] kluczy, [LICZBA] kart dostępu, [kody / hasła przekazane w zamkniętej kopercie / osobnym kanałem].

4. Stany liczników

[Jeśli dotyczy:] energia elektryczna [STAN], woda [STAN], gaz [STAN], ciepło [STAN].

5. Uwagi i usterki

Strony stwierdzają: [LISTA USTEREK, BRAKÓW LUB „brak uwag”]. [Usterki zostaną usunięte przez STRONA do dnia DATA.]

6. Oświadczenie

Przyjmujący potwierdza odbiór wymienionych rzeczy w opisanym stanie. Z chwilą podpisania protokołu odpowiedzialność za przekazane rzeczy przechodzi na Przyjmującego.

Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.

Załączniki: [wykaz pozycji, zdjęcia].

______________________________ Przekazujący
______________________________ Przyjmujący

Jak wypełnić, krok po kroku

  1. Przygotuj wykaz pozycji przed spotkaniem — najlepiej w arkuszu.
  2. Sprawdzajcie pozycje razem, jedna po drugiej.
  3. Opisz stan konkretnie i zrób zdjęcia.
  4. Wpisz braki i usterki oraz termin ich usunięcia.
  5. Podpiszcie dwa egzemplarze i zachowajcie je z umową.

Błędy, które potem się mszczą

  • Wykaz bez numerów seryjnych lub inwentarzowych.
  • Podpisanie protokołu bez sprawdzenia stanu rzeczy.
  • Brak zapisu o kluczach i dostępach.

Żeby dokończyć dokument

Najczęstsze pytania

Czy protokół zdawczo-odbiorczy jest obowiązkowy?

Zwykle nie wymagają go przepisy, ale często wymaga go umowa. W każdym przypadku jest najlepszym dowodem stanu rzeczy w dniu przekazania.

Co jeśli przyjmujący nie chce podpisać protokołu?

Wpisz do protokołu jego odmowę i przyczynę, poproś o podpis świadka i zrób zdjęcia. Taki jednostronny protokół też ma wartość dowodową.

Czy protokół może być elektroniczny?

Tak, strony mogą podpisać go elektronicznie, np. podpisem kwalifikowanym albo potwierdzić e-mailem. Ważne, by było wiadomo, kto i kiedy go zaakceptował.

Wzory na tej stronie to teksty pomocnicze, a nie porada prawna. Terminy, kwoty i wymogi zależą od sytuacji; przy umowach na duże kwoty lub w sprawach spornych poproś prawnika o sprawdzenie treści przed podpisaniem.