Wzór protokołu przekazania sprzętu służbowego pracownikowi

Protokół przekazania sprzętu służbowego dokumentuje, że pracownik otrzymał od pracodawcy konkretne urządzenia (laptop, telefon, monitor, kartę dostępu) z numerami seryjnymi, w określonym stanie i z obowiązkiem zwrotu. Mienie powierzone pracownikowi z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się oznacza jego odpowiedzialność za szkodę w pełnej wysokości (art. 124 k.p.) — ale tylko wtedy, gdy powierzenie zostało prawidłowo udokumentowane. Ten sam protokół wypełnia się przy zwrocie sprzętu po zakończeniu pracy.

Aktualizacja:

Przy pracy zdalnej i hybrydowej sprzęt służbowy często trafia do domu pracownika. Protokół jasno określa, co zostało wydane i co ma wrócić — z ładowarkami i akcesoriami.

Przy zwrocie warto odnotować stan sprzętu i wyczyszczenie danych lub przekazanie haseł do kont służbowych.

Kiedy potrzebny jest ten dokument

  • Nowy pracownik otrzymuje laptop i telefon.
  • Pracownik przechodzi na pracę zdalną i zabiera sprzęt do domu.
  • Pracownik odchodzi i zwraca sprzęt.

Co musi zawierać

  • Dane pracodawcy i pracownika.
  • Wykaz sprzętu z modelami, numerami seryjnymi i inwentarzowymi.
  • Stan sprzętu i akcesoria.
  • Zasady używania (służbowe, prywatne) i obowiązek zwrotu.
  • Datę wydania lub zwrotu i podpisy.

Wzór gotowy do skopiowania

PROTOKÓŁ PRZEKAZANIA SPRZĘTU SŁUŻBOWEGO

sporządzony w dniu [DATA] w [MIEJSCOWOŚĆ].

Pracodawca: [NAZWA PRACODAWCY], reprezentowany przez [IMIĘ I NAZWISKO, STANOWISKO].

Pracownik: [IMIĘ I NAZWISKO], [STANOWISKO], [DZIAŁ].

Rodzaj czynności: [wydanie sprzętu / zwrot sprzętu].

1. Wykaz sprzętu

1) Laptop [MARKA, MODEL], nr seryjny [NUMER], nr inwentarzowy [NUMER], z ładowarką [i torbą]; 2) Telefon [MARKA, MODEL], IMEI [NUMER], nr inwentarzowy [NUMER], z ładowarką, karta SIM nr [NUMER]; 3) [Monitor / słuchawki / karta dostępu nr NUMER / token].

2. Stan sprzętu

Sprzęt jest [nowy / używany, sprawny], bez uszkodzeń [z wyjątkiem: OPIS].

3. Zasady używania

Pracownik będzie używał sprzętu do wykonywania obowiązków służbowych [oraz w ograniczonym zakresie do celów prywatnych zgodnie z regulaminem], zgodnie z zasadami bezpieczeństwa informacji obowiązującymi u Pracodawcy, i nie będzie udostępniał go osobom trzecim.

4. Powierzenie i zwrot

Pracownik przyjmuje sprzęt jako mienie powierzone z obowiązkiem zwrotu. Pracownik zwróci sprzęt na każde żądanie Pracodawcy, a najpóźniej w ostatnim dniu pracy, wraz z akcesoriami i danymi dostępowymi do kont służbowych.

5. Zwrot (wypełnia się przy zwrocie)

W dniu [DATA] Pracownik zwrócił sprzęt wymieniony w pkt 1 w stanie: [OPIS]. Braki: [LISTA / brak]. Dane służbowe [zostały przekazane / usunięte zgodnie z procedurą].

Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach — jeden włącza się do akt osobowych pracownika.

______________________________ Pracodawca (osoba wydająca / przyjmująca)
______________________________ Pracownik

Podstawa prawna: Kodeks pracy, art. 124–127 (odpowiedzialność za mienie powierzone pracownikowi z obowiązkiem zwrotu lub do wyliczenia się).

Jak wypełnić, krok po kroku

  1. Spisz numery seryjne i inwentarzowe wszystkich urządzeń.
  2. Opisz stan sprzętu i akcesoria.
  3. Odwołaj się do regulaminu korzystania ze sprzętu i zasad bezpieczeństwa.
  4. Podpiszcie protokół przy wydaniu — kopia do akt osobowych.
  5. Przy zwrocie wypełnij pkt 5 i sprawdź sprzęt przy pracowniku.

Błędy, które potem się mszczą

  • Wydanie sprzętu bez protokołu — trudno potem dochodzić odpowiedzialności.
  • Brak akcesoriów w wykazie — spór o ładowarki i torby.
  • Brak procedury przekazania danych i haseł przy zwrocie.

Żeby dokończyć dokument

Najczęstsze pytania

Czy pracownik płaci za zepsuty laptop służbowy?

Za mienie powierzone z obowiązkiem zwrotu pracownik odpowiada w pełnej wysokości szkody, chyba że wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, np. wskutek niezapewnienia przez pracodawcę warunków do zabezpieczenia mienia. Normalne zużycie nie obciąża pracownika.

Czy pracodawca może potrącić wartość sprzętu z pensji?

Potrącenia z wynagrodzenia są ściśle ograniczone przez Kodeks pracy. Należności za szkodę można potrącić co do zasady tylko za pisemną zgodą pracownika albo na podstawie tytułu wykonawczego.

Czy mogę używać laptopa służbowego prywatnie?

Zależy od regulaminu pracodawcy. Jeśli regulamin tego nie dopuszcza, używanie sprzętu do celów prywatnych może naruszać obowiązki pracownicze i zasady bezpieczeństwa informacji.

Wzory na tej stronie to teksty pomocnicze, a nie porada prawna. Terminy, kwoty i wymogi zależą od sytuacji; przy umowach na duże kwoty lub w sprawach spornych poproś prawnika o sprawdzenie treści przed podpisaniem.