Wzór umowy użyczenia lokalu na siedzibę firmy i działalność gospodarczą

Umowa użyczenia lokalu pod działalność pozwala przedsiębiorcy bezpłatnie korzystać z cudzego lokalu — mieszkania rodziców, części domu, pomieszczenia — i wskazać go jako siedzibę lub miejsce prowadzenia działalności w CEIDG albo KRS. Powinna określać, którą część lokalu użycza się, na jaki cel, kto ponosi koszty mediów, na jak długo i zawierać zgodę na rejestrację adresu. Dla firmy bezpłatne korzystanie z lokalu może oznaczać przychód z nieodpłatnego świadczenia, z wyjątkami dotyczącymi najbliższej rodziny — warto to potwierdzić z księgową.

Aktualizacja:

Wiele jednoosobowych firm ma siedzibę w mieszkaniu rodziców lub partnera. Urząd skarbowy przy rejestracji do VAT, bank czy kontrahent mogą zapytać o tytuł prawny do lokalu — umowa użyczenia jest takim dokumentem.

Wzór dotyczy także spółek, które korzystają z lokalu wspólnika. Przy spółce kapitałowej skutki podatkowe użyczenia są inne niż przy działalności jednoosobowej.

Kiedy potrzebny jest ten dokument

  • Rejestrujesz działalność pod adresem mieszkania należącego do rodziców lub partnera.
  • Spółka korzysta z lokalu wspólnika lub członka zarządu bez czynszu.
  • Urząd skarbowy lub bank prosi o dokument potwierdzający prawo do lokalu.

Co musi zawierać

  • Dane użyczającego i przedsiębiorcy (NIP, REGON, KRS).
  • Opis lokalu lub jego części.
  • Cel: siedziba, adres do doręczeń, miejsce wykonywania działalności.
  • Zgodę na rejestrację adresu w CEIDG lub KRS.
  • Podział kosztów mediów i opłat.
  • Czas trwania, wypowiedzenie i obowiązek zmiany adresu po zakończeniu.

Wzór gotowy do skopiowania

UMOWA UŻYCZENIA LOKALU

zawarta w dniu [DATA] w [MIEJSCOWOŚĆ] pomiędzy:

[IMIĘ I NAZWISKO], [ADRES], PESEL [PESEL], zwanym/-ną dalej Użyczającym,

a

[IMIĘ I NAZWISKO prowadzącym/-cą działalność gospodarczą pod firmą NAZWA / NAZWA SPÓŁKI], z siedzibą w [ADRES], NIP [NIP], REGON [REGON], [KRS NUMER], reprezentowanym przez [IMIĘ I NAZWISKO], zwanym dalej Biorącym.

§ 1. Przedmiot użyczenia

Użyczający oświadcza, że jest właścicielem lokalu położonego w [ADRES], księga wieczysta nr [NUMER KW], i oddaje Biorącemu do bezpłatnego używania [cały lokal / pomieszczenie o powierzchni METRAŻ m² w tym lokalu] wraz z prawem korzystania z [łazienki, kuchni, miejsca parkingowego].

§ 2. Cel

Lokal będzie wykorzystywany jako [siedziba / adres do doręczeń / miejsce wykonywania działalności gospodarczej] Biorącego w zakresie [RODZAJ DZIAŁALNOŚCI]. Biorący nie będzie prowadził w lokalu działalności uciążliwej dla sąsiadów ani przyjmował klientów w liczbie przekraczającej [LICZBA] osób dziennie.

§ 3. Zgoda na rejestrację

Użyczający wyraża zgodę na wskazanie adresu lokalu w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej / Krajowym Rejestrze Sądowym, w zgłoszeniach do urzędu skarbowego, ZUS i GUS oraz na umieszczenie oznaczenia firmy na skrzynce pocztowej [i drzwiach].

§ 4. Czas trwania

Umowa zostaje zawarta na czas [nieoznaczony / określony do dnia DATA].

§ 5. Koszty

Biorący zwraca Użyczającemu koszty mediów przypadające na używaną część lokalu w wysokości [KWOTA zł miesięcznie ryczałtem / PROCENT% rachunków], na podstawie noty lub kopii rachunków. Pozostałe koszty utrzymania lokalu ponosi Użyczający.

§ 6. Obowiązki Biorącego

Biorący używa lokalu zgodnie z przeznaczeniem, przestrzega przepisów przeciwpożarowych i porządku domowego, nie oddaje lokalu do używania innym podmiotom i odpowiada za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością.

§ 7. Wypowiedzenie

Każda ze stron może wypowiedzieć umowę z zachowaniem [trzymiesięcznego] okresu wypowiedzenia na koniec miesiąca kalendarzowego. Użyczający może wypowiedzieć umowę bez zachowania terminu, jeżeli Biorący używa lokalu sprzecznie z umową.

§ 8. Zakończenie

W terminie [14] dni od zakończenia umowy Biorący zmieni adres siedziby i miejsca wykonywania działalności w rejestrach, zdejmie oznaczenia firmy i zwróci klucze.

§ 9. Postanowienia końcowe

W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego o użyczeniu. Zmiany wymagają formy pisemnej.

Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.

______________________________ Użyczający
______________________________ Biorący

Podstawa prawna: Kodeks cywilny, art. 710–719; ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych i ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych (przychód z nieodpłatnych świadczeń).

Jak wypełnić, krok po kroku

  1. Opisz dokładnie, którą część lokalu użyczasz.
  2. Wpisz zgodę na rejestrację adresu — tego szukają urzędy i banki.
  3. Ustal ryczałt za media, jeśli firma ma je zwracać.
  4. Skonsultuj z księgową skutki podatkowe bezpłatnego korzystania z lokalu.
  5. Po zakończeniu umowy pilnuj zmiany adresu w CEIDG lub KRS.

Błędy, które potem się mszczą

  • Rejestracja firmy pod adresem bez zgody właściciela lokalu.
  • Brak zapisu o zmianie adresu po zakończeniu umowy — korespondencja firmy trafia do właściciela latami.
  • Pominięcie skutków podatkowych nieodpłatnego świadczenia przy spółce.

Żeby dokończyć dokument

Najczęstsze pytania

Czy do rejestracji firmy potrzebna jest umowa użyczenia?

CEIDG nie wymaga dołączania umowy, ale przedsiębiorca musi mieć tytuł prawny do adresu. Urząd skarbowy przy rejestracji do VAT lub bank mogą o niego zapytać.

Czy firma płaci podatek od bezpłatnego lokalu?

Bezpłatne korzystanie z lokalu może być przychodem z nieodpłatnego świadczenia, liczonym według rynkowej wartości czynszu. Istnieją wyjątki dotyczące świadczeń od najbliższej rodziny — skonsultuj to z księgową, zwłaszcza w przypadku spółki.

Czy mogę zaliczyć media do kosztów firmy?

Zwykle tak, jeśli firma ponosi je na podstawie umowy i są udokumentowane, a lokal służy działalności. Przy lokalu używanym też prywatnie zalicza się do kosztów tylko część związaną z firmą.

Wzory na tej stronie to teksty pomocnicze, a nie porada prawna. Terminy, kwoty i wymogi zależą od sytuacji; przy umowach na duże kwoty lub w sprawach spornych poproś prawnika o sprawdzenie treści przed podpisaniem.