Wzór umowy użyczenia prywatnego samochodu na potrzeby firmy

Umowa użyczenia samochodu do działalności gospodarczej pozwala firmie bezpłatnie używać auta należącego do innej osoby — np. małżonka przy rozdzielności majątkowej, rodzica albo wspólnika — i ponosić koszty jego eksploatacji. Powinna wskazywać pojazd, cel używania (wyłącznie służbowy lub także prywatny), koszty po stronie firmy, kierowców i odpowiedzialność za szkody. To, w jakiej części wydatki na paliwo i naprawy są kosztem podatkowym oraz ile VAT można odliczyć, zależy od sposobu używania auta — ustal to z księgową.

Aktualizacja:

Bez umowy wydatki na cudzy samochód trudno wykazać jako koszt firmy — urząd skarbowy zapyta, na jakiej podstawie przedsiębiorca tankuje i naprawia auto, które do niego nie należy. Umowa użyczenia jest taką podstawą.

Bezpłatne korzystanie z cudzego auta może być też dla firmy przychodem z nieodpłatnego świadczenia, z wyjątkami dla najbliższej rodziny. To kolejna rzecz do sprawdzenia z księgową przed podpisaniem.

Kiedy potrzebny jest ten dokument

  • Samochód jest zarejestrowany na małżonka, a używa go Twoja firma.
  • Wspólnik udostępnia swój samochód spółce.
  • Rodzic użycza auto dziecku prowadzącemu działalność.

Co musi zawierać

  • Dane właściciela i przedsiębiorcy (NIP).
  • Dane pojazdu.
  • Cel: wyłącznie działalność czy także cele prywatne.
  • Koszty eksploatacji po stronie firmy.
  • Kierowców i ewidencję przebiegu, jeśli jest potrzebna.
  • Odpowiedzialność za szkody, czas trwania, wypowiedzenie.

Wzór gotowy do skopiowania

UMOWA UŻYCZENIA SAMOCHODU NA POTRZEBY DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ

zawarta w dniu [DATA] w [MIEJSCOWOŚĆ] pomiędzy:

[IMIĘ I NAZWISKO], [ADRES], PESEL [PESEL], zwanym/-ną dalej Użyczającym,

a

[IMIĘ I NAZWISKO prowadzącym/-cą działalność pod firmą NAZWA / NAZWA SPÓŁKI], [ADRES], NIP [NIP], zwanym dalej Biorącym.

§ 1. Przedmiot użyczenia

Użyczający oddaje Biorącemu do bezpłatnego używania samochód osobowy marki [MARKA], model [MODEL], nr rejestracyjny [NUMER REJESTRACYJNY], VIN [NUMER VIN], rok produkcji [ROK], o przebiegu [PRZEBIEG] km.

§ 2. Cel używania

Samochód będzie używany [wyłącznie do celów związanych z działalnością gospodarczą Biorącego / do celów działalności gospodarczej oraz do celów prywatnych].

§ 3. Czas trwania

Umowa zostaje zawarta na czas [nieoznaczony / określony do dnia DATA].

§ 4. Koszty

Biorący ponosi wszelkie koszty związane z używaniem samochodu w okresie użyczenia, w szczególności koszty paliwa, przeglądów, napraw, części, opon, myjni, parkingów i opłat drogowych, a także [składki ubezpieczenia OC i AC]. Dokumenty zakupu będą wystawiane na Biorącego.

§ 5. Kierowcy

Samochód mogą prowadzić: [IMIĘ I NAZWISKO] oraz osoby upoważnione przez Biorącego, posiadające uprawnienia do kierowania pojazdami.

§ 6. Ewidencja

[Opcjonalnie:] Biorący prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu, jeżeli wymagają tego przepisy podatkowe przy przyjętym sposobie używania samochodu.

§ 7. Odpowiedzialność

Biorący odpowiada za szkody w samochodzie powstałe w okresie użyczenia, z wyjątkiem normalnego zużycia, oraz za mandaty i opłaty nałożone w związku z jego używaniem.

§ 8. Wypowiedzenie i zwrot

Każda ze stron może wypowiedzieć umowę z zachowaniem [jednomiesięcznego] okresu wypowiedzenia. Po zakończeniu umowy Biorący zwróci samochód w stanie niepogorszonym, z uwzględnieniem normalnego zużycia.

§ 9. Postanowienia końcowe

W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego o użyczeniu.

Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.

______________________________ Użyczający
______________________________ Biorący

Podstawa prawna: Kodeks cywilny, art. 710–719; ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych i ustawa o podatku od towarów i usług (zasady rozliczania wydatków na samochody osobowe).

Jak wypełnić, krok po kroku

  1. Zdecyduj z księgową, czy auto będzie używane tylko służbowo, czy także prywatnie.
  2. Wpisz w umowie, że koszty eksploatacji ponosi firma.
  3. Pilnuj, by faktury za paliwo i serwis były wystawiane na firmę.
  4. Jeśli przepisy tego wymagają przy wybranym sposobie rozliczeń, prowadź ewidencję przebiegu.
  5. Zachowaj kopię umowy w dokumentacji księgowej.

Błędy, które potem się mszczą

  • Brak umowy — urząd kwestionuje wydatki na cudzy samochód.
  • Faktury wystawiane na właściciela auta zamiast na firmę.
  • Pominięcie kwestii przychodu z nieodpłatnego świadczenia przy spółce.

Żeby dokończyć dokument

Najczęstsze pytania

Czy mogę wrzucić w koszty paliwo do auta żony?

Tak, jeśli auto jest używane w działalności na podstawie umowy użyczenia i wydatki są udokumentowane fakturami na firmę. Wysokość kosztu zależy od tego, czy auto służy tylko firmie, czy także celom prywatnym.

Czy przy aucie w małżeńskiej wspólności majątkowej potrzebna jest umowa użyczenia?

Jeśli samochód należy do majątku wspólnego, przedsiębiorca jest jego współwłaścicielem i może go wprowadzić do firmy bez umowy użyczenia. Umowa jest potrzebna przy rozdzielności majątkowej lub gdy auto należy do innej osoby.

Czy użyczenie auta firmie jest opodatkowane?

Może powstać przychód z nieodpłatnego świadczenia po stronie firmy, z wyjątkami dotyczącymi najbliższej rodziny. Przy spółkach kapitałowych jest to częsty temat kontroli — potwierdź zasady z księgową.

Wzory na tej stronie to teksty pomocnicze, a nie porada prawna. Terminy, kwoty i wymogi zależą od sytuacji; przy umowach na duże kwoty lub w sprawach spornych poproś prawnika o sprawdzenie treści przed podpisaniem.