KVKK gizlilik taahhütnamesi örneği (personel)

KVKK gizlilik taahhütnamesi, çalışanın görevi sırasında eriştiği kişisel verileri ve şirket bilgilerini yalnızca iş amacıyla kullanacağını, yetkisiz kişilerle paylaşmayacağını ve güvenlik kurallarına uyacağını yazılı olarak kabul ettiği belgedir. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, veri sorumlusuna verilerin güvenliği için teknik ve idari tedbirler alma yükümlülüğü getirir; personelle imzalanan gizlilik taahhütnamesi bu idari tedbirlerden biridir. Taahhüt, iş ilişkisi sona erdikten sonra da devam eder.

Güncelleme:

Taahhütname, eğitim ve yetki kısıtlamasıyla birlikte anlam kazanır; yalnızca imza almak yeterli değildir.

Bir veri ihlali fark edildiğinde çalışanın kime ve ne zaman bildireceği açıkça yazılmalıdır.

Bu belge ne zaman kullanılır

  • Yeni personelin işe başlaması.
  • Müşteri verilerine erişen çağrı merkezi.
  • Sağlık ve insan kaynakları birimleri.
  • Stajyer ve geçici personel.

Belgede mutlaka olması gerekenler

  • Erişilen veri türleri.
  • Kullanım amacı.
  • Paylaşım yasağı.
  • Güvenlik kuralları.
  • İhlal bildirimi.
  • Süreklilik.

Kopyalamaya hazır örnek

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE GİZLİLİK TAAHHÜTNAMESİ

Çalışan: [AD SOYAD], T.C. Kimlik No: [NUMARA], Görevi: [GÖREV]

Şirket (veri sorumlusu): [ŞİRKET UNVANI]

1) Görevim sırasında [müşteri, çalışan, hasta, tedarikçi] kişisel verilerine ve şirketin ticari bilgilerine erişebileceğimi biliyorum.

2) Bu verileri yalnızca görevimin gerektirdiği ölçüde kullanacağımı, yetkisiz kişilerle paylaşmayacağımı, kişisel cihazlara ve hesaplara aktarmayacağımı taahhüt ederim.

3) Şirketin bilgi güvenliği kurallarına (şifre, ekran kilidi, belge imhası) uyacağımı kabul ederim.

4) Bir veri ihlalini veya şüphesini fark ettiğimde derhâl [BİRİM / KİŞİ / E-POSTA]’ya bildireceğim.

5) Bu yükümlülüklerim iş ilişkimin sona ermesinden sonra da devam eder; ayrılışımda şirkete ait tüm veri ve belgeleri iade eder veya imha ederim.

6) Taahhüdüme aykırılığın disiplin, hukuki ve cezai sonuçları olabileceğini biliyorum.

Tarih: [GG.AA.YYYY]

Taahhüt eden: [AD SOYAD] – İmza: ____________________

Yasal dayanak: 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu md. 12 (veri güvenliğine ilişkin yükümlülükler).

Adım adım nasıl doldurulur

  1. Erişilen veri türlerini yazın.
  2. Bildirim kanalını belirleyin.
  3. Eğitimle birlikte imzalatın.
  4. Yetkileri görevle sınırlayın.
  5. Ayrılışta iade ve imhayı kontrol edin.

Sonradan sorun çıkaran hatalar

  • Genel ve belirsiz metin.
  • İhlal bildirim kanalı yazmamak.
  • Ayrılış sonrası devamı yazmamak.
  • Eğitimsiz yalnızca imza almak.

Belgeyi tamamlamak için

Sık sorulan sorular

Taahhütname zorunlu mu?

Kanunda doğrudan imza zorunluluğu yoktur; ancak veri güvenliği için idari tedbir olarak yaygın ve önerilen bir uygulamadır.

Aydınlatma metni ile aynı şey mi?

Hayır; aydınlatma metni veri sahibini bilgilendirir, gizlilik taahhütnamesi ise çalışanın yükümlülüğünü düzenler.

Ayrılan çalışan için de geçerli mi?

Evet; gizlilik yükümlülüğünün iş ilişkisi bittikten sonra da süreceği taahhütnamede yazılmalıdır.

Bu sayfadaki örnekler yol gösterici metinlerdir, hukuki danışmanlık değildir. Süreler, tutarlar ve şartlar duruma göre değişir; yüksek tutarlı sözleşmelerde veya uyuşmazlık ihtimali olan durumlarda imzalamadan önce bir avukata danışın.