Fac simile dichiarazione di conformità all’originale di una copia

La dichiarazione di conformità all’originale è la dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà (artt. 19 e 47 del DPR 445/2000) con cui attesti che la fotocopia che presenti è identica all’originale, al posto della copia autenticata dal notaio o dal Comune. Vale per le copie di atti e documenti rilasciati o conservati da una pubblica amministrazione, di pubblicazioni, di titoli di studio o di servizio e dei documenti fiscali che i privati devono conservare; si allega alle copie o si scrive in calce a ciascuna.

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Concorsi, graduatorie, bandi di contributo, iscrizioni ad albi e pratiche universitarie chiedono spesso copie «conformi» di diplomi, certificati, contratti con enti pubblici, fatture. L’autentica in Comune costa una marca da bollo per ogni documento e una visita allo sportello con l’originale; la dichiarazione invece la scrivi tu, è esente da bollo e gli uffici pubblici e i gestori di pubblici servizi non possono rifiutarla, perché la legge vieta loro di pretendere l’autentica per questi documenti.

È un atto di notorietà a tutti gli effetti: se la copia è alterata o incompleta rispondi del falso come per qualsiasi dichiarazione sostitutiva, e l’ente può verificare l’originale presso chi lo ha rilasciato. Non copre tutto: un atto notarile, una scrittura privata tra persone o un documento di un’autorità straniera restano fuori dall’art. 19, e per questi servono la copia autentica, l’originale o la traduzione giurata con legalizzazione.

Quando serve questo documento

  • Allegati a domande di concorso, di mobilità o di iscrizione ad albi: titoli di studio, attestati, pubblicazioni.
  • Copie di contratti, atti e certificati rilasciati o conservati da enti pubblici.
  • Copie di fatture, ricevute e altri documenti fiscali richieste in un bando o in un controllo.
  • Invii online in cui l’ente chiede copie conformi in un unico file.

Cosa deve contenere

  • Dati anagrafici e codice fiscale del dichiarante.
  • Elenco numerato delle copie, con descrizione, data, ente che ha rilasciato l’originale e numero di pagine.
  • La dichiarazione che ciascuna copia è conforme all’originale.
  • Dove si trova l’originale: in possesso del dichiarante o conservato presso un ente.
  • La pratica per cui la dichiarazione è resa.
  • Richiamo alle sanzioni dell’art. 76 del DPR 445/2000, luogo, data, firma e copia del documento.

Fac simile pronto da copiare

DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DI ATTO DI NOTORIETÀ – CONFORMITÀ ALL’ORIGINALE (artt. 19 e 47 D.P.R. 445/2000)

Il/La sottoscritto/a [NOME E COGNOME], nato/a a [LUOGO] il [DATA], codice fiscale [CODICE FISCALE], residente a [COMUNE] in [INDIRIZZO],

consapevole delle sanzioni penali previste dall’art. 76 del D.P.R. 445/2000 per le dichiarazioni mendaci e della decadenza dai benefici prevista dall’art. 75,

DICHIARA

che le copie dei seguenti documenti, allegate alla presente, sono conformi agli originali:

1. [DESCRIZIONE DEL DOCUMENTO, AD ESEMPIO: DIPLOMA DI LAUREA IN DISCIPLINA RILASCIATO DALL’UNIVERSITÀ DI SEDE IL DATA], composto da [NUMERO] pagine, il cui originale è [IN POSSESSO DEL DICHIARANTE / CONSERVATO PRESSO ENTE];

2. [DESCRIZIONE DEL DOCUMENTO, AD ESEMPIO: CONTRATTO DI LAVORO A TEMPO DETERMINATO CON ENTE DEL DATA], composto da [NUMERO] pagine, il cui originale è [IN POSSESSO DEL DICHIARANTE / CONSERVATO PRESSO ENTE];

3. [DESCRIZIONE DEL DOCUMENTO, AD ESEMPIO: FATTURA N. NUMERO DEL DATA EMESSA DA IMPRESA], composto da [NUMERO] pagine.

La presente dichiarazione è resa ai fini di [PRATICA, AD ESEMPIO: DOMANDA DI PARTECIPAZIONE AL CONCORSO / DOMANDA DI CONTRIBUTO] presso [ENTE].

Informativa: i dati sono trattati ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 solo per il procedimento per cui la dichiarazione è resa.

Luogo e data: [LUOGO], [DATA]

Il/La dichiarante ______________________________
Allegati: copie dei documenti elencati; copia di un documento d’identità in corso di validità.

Riferimento normativo: D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, artt. 18, 19, 19-bis e 47.

Come compilarlo, passo per passo

  1. Fai fotocopie complete e leggibili di tutte le pagine, fronte e retro se sul retro ci sono timbri o annotazioni.
  2. Numera le copie e descrivile una per una: tipo di documento, ente che lo ha rilasciato, data e numero di pagine.
  3. Indica se l’originale lo possiedi tu o è conservato da un ente, così l’ufficio sa dove verificarlo.
  4. Firma la dichiarazione e, se la scrivi in calce, firma ogni copia; allega la copia del documento d’identità.
  5. Per gli invii online unisci dichiarazione e copie in un unico PDF e caricalo dove richiesto; con la firma digitale non serve il documento d’identità.

Errori che creano problemi dopo

  • Scrivere «si allegano copie conformi» senza elencare i documenti: la dichiarazione deve dire quali copie copre.
  • Usarla per un atto notarile, una scrittura privata o un documento straniero: lì servono copia autentica, originale o traduzione giurata.
  • Presentare copie illeggibili, parziali o senza il retro: l’ente può respingerle o chiedere l’originale.
  • Pensare che un privato sia obbligato ad accettarla: banca, assicurazione e datore di lavoro possono chiedere la copia autentica.

Per completare il documento

Domande frequenti

Serve ancora la copia autenticata in Comune?

Per i documenti indicati dall’art. 19 del DPR 445/2000 presentati a una pubblica amministrazione o a un gestore di pubblico servizio no: basta la dichiarazione. La copia autentica, con marca da bollo e diritti, resta necessaria quando la chiede un privato o quando il documento non rientra nell’art. 19, come un atto notarile.

Posso scrivere la dichiarazione direttamente sulla fotocopia?

Sì, l’art. 19-bis lo consente: in calce alla copia scrivi che è conforme all’originale, indichi i tuoi dati, firmi e alleghi il documento d’identità. È la forma più comoda per uno o due documenti; per molti allegati è più chiaro l’elenco in un foglio separato.

Vale per i documenti stranieri?

No. Per i documenti rilasciati da autorità estere l’ente chiede di regola la traduzione giurata e la legalizzazione o l’apostille, e la conformità della copia va attestata dall’autorità competente o dal consolato; la sola dichiarazione del privato non basta.

Posso dichiarare conforme la copia di un contratto di affitto?

Se il contratto è registrato, la copia è conservata dall’Agenzia delle Entrate e rientra di regola tra gli atti detenuti da una pubblica amministrazione, quindi la dichiarazione è ammessa. Per una scrittura privata non registrata la legge non la prevede: l’ente può accettarla comunque o chiedere l’originale.

Chi firma per la copia di un documento di una società?

Il legale rappresentante o chi ha il potere di firma, indicando la carica accanto al nome. Per le pubblicazioni scientifiche nei concorsi firma l’autore candidato, che allega il proprio documento.

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