Fac simile preventivo per il servizio di pulizia di uffici

Il preventivo per le pulizie di uffici descrive i locali (metri quadri, stanze, bagni, vetrate), la frequenza e la fascia oraria del servizio, le attività ordinarie e quelle periodiche, i prodotti e il personale impiegato, il canone mensile e la durata del contratto con le regole di disdetta. Poiché il servizio si svolge nei locali del cliente, il datore di lavoro committente deve verificare l’idoneità dell’impresa, cooperare con essa sulla sicurezza e, quando richiesto, redigere il DUVRI, il documento di valutazione dei rischi da interferenze (art. 26 D.Lgs. 81/2008).

Aggiornato il:

Due offerte di pulizia si confrontano davvero solo a parità di prestazioni: quante volte a settimana, quante ore, cosa si fa ogni giorno e cosa una volta al mese. Il modello separa il canone del servizio ordinario dagli interventi periodici e dalle ore extra, così il cliente sa cosa paga.

Se il cliente è un’impresa o un professionista, le pulizie di edifici sono in genere fatturate con l’inversione contabile (il cosiddetto reverse charge) invece che con l’IVA in fattura: fai verificare il regime corretto al commercialista.

Quando serve questo documento

  • Pulizia giornaliera o settimanale di uffici e studi professionali.
  • Pulizia di negozi, ambulatori o sale d’attesa fuori dall’orario di apertura.
  • Cambio di impresa di pulizie alla scadenza del contratto.
  • Pulizie periodiche di vetrate e pavimenti oltre al servizio ordinario.

Cosa deve contenere

  • Dati dell’impresa con partita IVA e del cliente.
  • Descrizione dei locali con metri quadri, stanze, bagni e vetrate.
  • Frequenza, giorni e fascia oraria del servizio.
  • Elenco delle attività ordinarie e periodiche.
  • Personale, prodotti, attrezzature e materiali di consumo.
  • Canone mensile, costi della sicurezza da interferenze, IVA o inversione contabile.
  • Durata, rinnovo, disdetta, pagamento e validità.

Fac simile pronto da copiare

PREVENTIVO PER SERVIZIO DI PULIZIA UFFICI N. [NUMERO] DEL [DATA]

[RAGIONE SOCIALE DELL’IMPRESA DI PULIZIE], [INDIRIZZO], P.IVA [PARTITA IVA], iscritta alla CCIAA di [CITTÀ], [TELEFONO], [INDIRIZZO E-MAIL]

Spett.le [RAGIONE SOCIALE DEL CLIENTE], [INDIRIZZO], P.IVA [PARTITA IVA], alla c.a. di [NOME E COGNOME]

Oggetto: servizio di pulizia dei locali di [INDIRIZZO DEI LOCALI], sopralluogo del [DATA].

1. Locali

Superficie complessiva mq [NUMERO], su [NUMERO] piani: uffici n. [NUMERO]; sale riunioni n. [NUMERO]; servizi igienici n. [NUMERO]; area ristoro n. [NUMERO]; pavimenti in [MATERIALE]; vetrate interne ed esterne raggiungibili da terra mq [NUMERO].

2. Servizio ordinario

Frequenza: [NUMERO] passaggi a settimana, nei giorni [GIORNI], dalle ore [ORA] alle ore [ORA]. Attività: svuotamento dei cestini e raccolta differenziata; spolveratura di scrivanie, arredi e superfici libere; pulizia e sanificazione di bagni, sanitari e rubinetterie; rifornimento dei materiali igienici; pulizia dell’area ristoro; aspirazione e lavaggio dei pavimenti; pulizia di maniglie, interruttori e porte.

3. Interventi periodici

Pulizia dei vetri interni ed esterni raggiungibili da terra: ogni [NUMERO] mesi, euro [IMPORTO] a intervento; lavaggio a fondo e trattamento dei pavimenti: ogni [NUMERO] mesi, euro [IMPORTO] a intervento; spolveratura in alto, di termosifoni e bocchette di aerazione: ogni [NUMERO] mesi, compresa nel canone.

4. Personale, prodotti e attrezzature

Operatori impiegati: n. [NUMERO], per complessive [NUMERO] ore settimanali, con sostituzione garantita in caso di assenza. Prodotti detergenti e attrezzature sono a carico dell’impresa; i materiali di consumo (carta, sapone, sacchi) sono [compresi nel canone / addebitati a consumo / forniti dal cliente].

5. Prezzo

Canone mensile per il servizio ordinario: euro [IMPORTO]; ore extra su richiesta: euro [IMPORTO] l’ora; costi della sicurezza per i rischi da interferenza: euro [IMPORTO] annui; totale annuo imponibile stimato: euro [IMPORTO]; [IVA 22% euro IMPORTO / operazione soggetta a inversione contabile, se il cliente è soggetto IVA].

6. Sicurezza

L’impresa fornisce la documentazione per la verifica dell’idoneità tecnico-professionale e della regolarità contributiva, dota il personale di dispositivi di protezione e di tessera di riconoscimento e partecipa con il cliente alla valutazione dei rischi da interferenze, con redazione del DUVRI quando richiesto dall’art. 26 del D.Lgs. 81/2008. È assicurata per la responsabilità civile verso terzi con polizza n. [NUMERO].

7. Chiavi e riservatezza

Le chiavi e i codici di allarme consegnati dal cliente sono elencati in un verbale e custoditi dal responsabile del servizio [NOME E COGNOME]. Il personale non consulta documenti né apparecchiature del cliente.

8. Durata e disdetta

Il servizio ha durata di [12] mesi dal [DATA] e si rinnova [tacitamente di anno in anno, salvo disdetta inviata via PEC almeno NUMERO giorni prima della scadenza / solo con accordo scritto]. Le contestazioni sul servizio vanno comunicate per iscritto entro [NUMERO] giorni.

9. Pagamento

Fattura mensile posticipata, pagamento con bonifico a [NUMERO] giorni data fattura sul conto IBAN [IBAN].

10. Esclusioni

Non sono comprese: pulizie straordinarie dopo lavori o traslochi, vetri che richiedono piattaforme o funi, disinfestazioni e derattizzazioni, lavaggio di tende e moquette, smaltimento di rifiuti speciali, interventi non indicati ai punti precedenti.

11. Validità

Il presente preventivo è valido [NUMERO] giorni. I dati del cliente sono trattati ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 per la sola gestione del rapporto.

[LUOGO], [DATA]

Per l’impresa ______________________________
Per accettazione, il cliente – data [DATA] ______________________________

Riferimento normativo: Art. 26 del D.Lgs. 9 aprile 2008, n. 81 (lavori e servizi nei locali del committente, DUVRI); artt. 1655 e seguenti del Codice civile (appalto di servizi).

Come compilarlo, passo per passo

  1. Fai un sopralluogo e misura superfici, bagni e vetrate, annotando i materiali dei pavimenti.
  2. Concorda con il cliente frequenza e fascia oraria compatibili con il lavoro degli uffici.
  3. Elenca le attività ordinarie e, a parte, quelle periodiche con la loro cadenza.
  4. Calcola le ore necessarie e il canone mensile, indicando i costi della sicurezza da interferenze.
  5. Prepara i documenti per la verifica di idoneità e coordina il DUVRI prima dell’inizio del servizio.

Errori che creano problemi dopo

  • Indicare solo un canone senza ore e attività: ogni lamentela diventa impossibile da valutare.
  • Dimenticare vetri e lavaggi a fondo, che il cliente dava per compresi.
  • Iniziare il servizio senza coordinamento sulla sicurezza e, quando serve, senza DUVRI.
  • Prevedere il rinnovo tacito senza un termine di disdetta chiaro.

Per completare il documento

Domande frequenti

Quanto costa la pulizia di un ufficio?

Dipende da metri quadri, numero di bagni, frequenza e ore impiegate: molte imprese partono dalle ore necessarie e le moltiplicano per il costo orario, altre usano un prezzo al metro quadro. Confronta offerte con la stessa frequenza e le stesse attività.

Per le pulizie serve il DUVRI?

Il committente che affida un servizio da svolgere nei propri locali deve cooperare con l’impresa sui rischi e, di regola, redigere il DUVRI; la legge prevede esclusioni, ad esempio per servizi di breve durata senza rischi particolari. Chiedi al tuo responsabile della sicurezza se il tuo caso rientra.

Le pulizie si fatturano con l’IVA o con l’inversione contabile?

Le prestazioni di pulizia relative a edifici rese a imprese e professionisti sono in genere soggette all’inversione contabile: l’impresa emette fattura senza IVA e il cliente la integra. Verso i privati si applica l’IVA ordinaria. Fai verificare il caso concreto al commercialista.

Posso disdire il contratto di pulizie prima della scadenza?

Nell’appalto il committente può recedere in qualsiasi momento, ma deve tenere indenne l’impresa delle spese sostenute, del lavoro eseguito e del mancato guadagno, salvo diverso accordo. Per questo conviene prevedere nel contratto un recesso con preavviso e senza penali.

I modelli di questa pagina sono testi di riferimento, non consulenza legale. Termini, importi e adempimenti cambiano da caso a caso; per contratti di valore o situazioni delicate fatti controllare il testo da un professionista prima di firmare.