Görev devir teslim tutanağı örneği

Görev devir teslim tutanağı, bir görevden ayrılan, izne çıkan veya yer değiştiren çalışanın yürüttüğü işleri, dosya ve belgeleri, zimmetindeki eşyayı, sistem yetkilerini ve bekleyen işleri devralan kişiye liste hâlinde teslim ettiğini gösteren; devreden, devralan ve amir tarafından imzalanan belgedir. Ayrılan çalışanın sorumluluğunun nerede bittiğini ve devralanın nereden başladığını kesinleştirir.

Güncelleme:

İstifa eden, terfi eden veya kurum değiştiren çalışanın son iş günü devir teslimle tamamlanır. Tutanak işler, belgeler, eşya ve yetkiler olmak üzere dört başlıkta hazırlanır; her kalemin karşısına “tamamlandı / sürüyor / bekliyor” yazılır.

Yetkiler ve şifreler en çok unutulan kalemdir: kullanıcı hesapları kapatılmadan ya da devralana aktarılmadan devir bitmiş sayılmaz.

Bu belge ne zaman kullanılır

  • İstifa, emeklilik veya işten çıkış hâlinde son iş gününde.
  • Uzun süreli izin (doğum, askerlik, ücretsiz izin) öncesinde geçici devirde.
  • Terfi, birim veya şube değişikliğinde.
  • Kamu kurumlarında görevden ayrılma veya nakil hâlinde.

Belgede mutlaka olması gerekenler

  • Devreden, devralan ve onaylayan amir; görev, birim ve devir tarihi.
  • Yürütülen işler: durumu, ilgili kişiler ve sonraki adım.
  • Dosya ve belgeler: klasör, elektronik konum, dönem ve adet.
  • Zimmetli eşya: bilgisayar, telefon, anahtar, kart, araç.
  • Kullanıcı hesapları, yetkiler ve şifrelerin durumu.
  • Bekleyen işler ve son tarihleri; imzalar.

Kopyalamaya hazır örnek

GÖREV DEVİR TESLİM TUTANAĞI

Kurum / Şirket: [UNVAN] – Birim: [BİRİM] – Devir tarihi: [GG.AA.YYYY]

DEVREDEN: [AD SOYAD], [GÖREV / UNVAN] – Ayrılma nedeni: [istifa / izin / nakil / emeklilik]

DEVRALAN: [AD SOYAD], [GÖREV / UNVAN]

1. Yürütülen işler

a) [İŞ / PROJE ADI] – Durum: [tamamlandı / sürüyor] – İlgili kişi: [AD SOYAD, FİRMA] – Sonraki adım ve tarihi: [AÇIKLAMA, GG.AA.YYYY].

2. Dosya ve belgeler

[Sözleşmeler / personel dosyaları / faturalar] – [SAYI] klasör, dönem: [YIL–YIL]. Elektronik dosyalar: [SUNUCU / PAYLAŞIM KLASÖRÜ]. E-posta kutusu: [yönlendirildi / arşivlendi].

3. Zimmetli eşya ve yetkiler

Dizüstü bilgisayar [SERİ NO], telefon [IMEI], [ANAHTAR / KART / ARAÇ] teslim edilmiştir. Kullanıcı hesapları ([SİSTEM ADLARI]): [kapatıldı / devralana aktarıldı]. Şifreler BT birimine teslim edilmiştir.

4. Bekleyen işler

[İŞ] – son tarih [GG.AA.YYYY] – devralan takip edecektir. Teslim edilmeyen kalem: [VARSA KALEM VE NEDENİ].

Yukarıdaki işler, belgeler, eşya ve yetkiler eksiksiz devredilmiş; devralan listeyi kontrol ederek teslim almıştır. İşbu tutanak üç nüsha düzenlenmiştir.

DEVREDEN: [AD SOYAD] – İmza: ____________________
DEVRALAN: [AD SOYAD] – İmza: ____________________
ONAYLAYAN AMİR: [AD SOYAD], [GÖREV] – İmza: ____________________

Adım adım nasıl doldurulur

  1. Devir listesini son günden en az bir hafta önce dört başlıkta hazırlayın.
  2. Her iş için durumunu, ilgili kişiyi ve sonraki adımı yazın; “devam ediyor” yeterli değildir.
  3. Zimmetli eşyayı seri numarasıyla, belgeleri klasör ve dönemle sayın.
  4. Kullanıcı hesaplarını BT ile birlikte kapatın veya aktarın; sonucu tutanağa yazın.
  5. Devreden, devralan ve amir imzalasın; birer nüsha özlük dosyasına ve birime konsun.

Sonradan sorun çıkaran hatalar

  • “Tüm işler devredilmiştir” gibi listesiz devir: hangi işin kaldığı anlaşılmaz.
  • Şifre ve yetkileri unutmak: ayrılan çalışan sistemlere erişmeye devam eder.
  • Bekleyen işlerin son tarihlerini yazmamak.
  • Devralan kişi yokken tutanağı yalnızca amirle imzalamak.

Belgeyi tamamlamak için

Sık sorulan sorular

Görev devir teslim tutanağı imzalanmadan işten ayrılmak mümkün mü?

Kanunda devir teslim tutanağı imzalama zorunluluğu yoktur; çalışan ihbar süresi sonunda ayrılabilir. Ancak zimmetli eşyanın iadesi ve işverene ait belgelerin teslimi çalışanın borcudur; tutanak bu borcun yerine getirildiğinin kanıtı olarak ayrılan çalışanı da korur.

Devralan kişi belirlenmemişse devir kime yapılır?

Devir amire yapılır: tutanak devreden ile amir arasında düzenlenir, devralan satırına amirin adı yazılır. Yeni çalışan geldiğinde amir aynı tutanağa dayanarak ikinci bir devir yapar.

Görev devir teslim tutanağı ile zimmet tutanağı arasındaki fark nedir?

Zimmet tutanağı yalnızca eşyayı konu alır ve işe girişte düzenlenir. Görev devir teslim tutanağı ise ayrılışta işleri, belgeleri, yetkileri ve zimmetli eşyanın iadesini birlikte kapsar; zimmet tutanağındaki iade kaydıyla birlikte saklanır.

Bu sayfadaki örnekler yol gösterici metinlerdir, hukuki danışmanlık değildir. Süreler, tutarlar ve şartlar duruma göre değişir; yüksek tutarlı sözleşmelerde veya uyuşmazlık ihtimali olan durumlarda imzalamadan önce bir avukata danışın.