Fac simile reclamo alla compagnia aerea (Regolamento CE 261/2004)

Con il Regolamento (CE) 261/2004 il passeggero ha diritto a una compensazione fissa di 250, 400 o 600 euro, in base alla distanza, se il volo è cancellato senza preavviso di almeno 14 giorni, se gli viene negato l’imbarco o, secondo la Corte di giustizia UE, se arriva a destinazione con tre ore o più di ritardo, salvo che la compagnia provi circostanze eccezionali. Il reclamo si invia per iscritto alla compagnia che operava il volo; se non risponde o rifiuta, in Italia ci si può rivolgere all’ENAC, l’organismo che vigila sull’applicazione del regolamento.

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La compensazione è diversa dal rimborso del biglietto e dall’assistenza: in caso di cancellazione puoi scegliere il rimborso entro 7 giorni o un volo alternativo, e durante l’attesa la compagnia deve offrirti pasti, bevande e, se serve, l’albergo. Il modello chiede tutto insieme, tenendo distinte le voci.

Il regolamento si applica ai voli in partenza da un aeroporto dell’Unione europea, con qualsiasi compagnia, e ai voli in arrivo nell’Unione da un Paese terzo operati da una compagnia europea. Se il volo faceva parte di un pacchetto turistico, per gli altri disagi del viaggio puoi rivolgerti anche all’organizzatore.

Quando serve questo documento

  • Volo cancellato con meno di 14 giorni di preavviso.
  • Arrivo a destinazione con tre ore o più di ritardo.
  • Imbarco negato per overbooking.
  • Assistenza (pasti, albergo) non fornita durante l’attesa.
  • Rimborso del biglietto non ancora ricevuto dopo la cancellazione.

Cosa deve contenere

  • Dati dei passeggeri e codice di prenotazione (PNR).
  • Numero del volo, data, tratta, orari previsti ed effettivi.
  • Cosa è successo: cancellazione, ritardo all’arrivo o negato imbarco.
  • Importo della compensazione in base alla distanza.
  • Spese sostenute per pasti, albergo o trasporti, con ricevute.
  • Rimborso del biglietto, se il volo è stato cancellato e non hai viaggiato.
  • IBAN per il pagamento e termine per la risposta.

Fac simile pronto da copiare

RECLAMO E RICHIESTA DI COMPENSAZIONE AI SENSI DEL REGOLAMENTO (CE) N. 261/2004

[NOME E COGNOME], [INDIRIZZO], [E-MAIL], [TELEFONO]

Spett.le [COMPAGNIA AEREA], Servizio clienti – Ufficio reclami, [INDIRIZZO / PEC / MODULO ONLINE]

Oggetto: volo [NUMERO DEL VOLO] del [DATA], tratta [AEROPORTO DI PARTENZA] – [AEROPORTO DI ARRIVO], codice di prenotazione [PNR].

Il/La sottoscritto/a, per sé e per i seguenti passeggeri inclusi nella medesima prenotazione: [NOMI E COGNOMI], era in possesso di prenotazione confermata per il volo in oggetto, con partenza prevista alle ore [ORA] e arrivo previsto alle ore [ORA], e si è presentato/a all’accettazione nei tempi indicati.

[Ritardo:] Il volo è arrivato a destinazione alle ore [ORA], con un ritardo di [NUMERO] ore e [NUMERO] minuti rispetto all’orario previsto. [Cancellazione:] Il volo è stato cancellato e la cancellazione ci è stata comunicata il [DATA], meno di 14 giorni prima della partenza; siamo stati riprotetti sul volo [NUMERO] del [DATA], arrivato alle ore [ORA]. [Negato imbarco:] Ci è stato negato l’imbarco per [overbooking / MOTIVO COMUNICATO], senza che avessimo rinunciato volontariamente alla prenotazione.

La distanza tra i due aeroporti è di circa [NUMERO] km. Ai sensi dell’art. 7 del Regolamento (CE) n. 261/2004, richiamato [dall’art. 5 per la cancellazione / dall’art. 4 per il negato imbarco / dalla giurisprudenza della Corte di giustizia dell’Unione europea per il ritardo prolungato], chiede la compensazione pecuniaria di euro [250 / 400 / 600] per ciascun passeggero, per un totale di euro [IMPORTO].

Non risultano circostanze eccezionali che abbiano impedito il regolare svolgimento del volo; in caso contrario, chiede che vengano indicate e documentate in modo specifico.

Durante l’attesa la compagnia non ha fornito [pasti e bevande / la sistemazione in albergo / il trasporto tra aeroporto e albergo], come previsto dall’art. 9 del Regolamento. Chiede il rimborso delle spese sostenute, pari a euro [IMPORTO], come da ricevute allegate.

[Solo se il volo è stato cancellato e non è stato utilizzato un volo alternativo:] Chiede inoltre il rimborso integrale del prezzo del biglietto, pari a euro [IMPORTO], entro 7 giorni, come previsto dall’art. 8 del Regolamento.

Chiede che le somme siano pagate con bonifico sul conto IBAN [IBAN] intestato a [NOME E COGNOME], e non con buoni o voucher, entro [TRENTA] giorni dal ricevimento. In mancanza di riscontro, si riserva di presentare reclamo all’ENAC e di agire nelle sedi competenti.

Distinti saluti.

[LUOGO], [DATA]

[NOME E COGNOME] ______________________________
Allegati: conferma di prenotazione; carte d’imbarco; comunicazioni della compagnia; ricevute delle spese; [deleghe degli altri passeggeri maggiorenni].

Riferimento normativo: Regolamento (CE) n. 261/2004, artt. 4–9; sentenze della Corte di giustizia UE sul ritardo prolungato; Convenzione di Montreal del 1999 per i bagagli.

Come compilarlo, passo per passo

  1. Calcola la distanza del volo e il ritardo all’arrivo, cioè all’apertura delle porte dell’aereo, non al decollo.
  2. Raccogli carte d’imbarco, comunicazioni della compagnia e ricevute delle spese.
  3. Invia il reclamo alla compagnia che operava il volo, anche tramite il modulo online, e conserva la ricevuta.
  4. Rifiuta i voucher se preferisci il denaro: la compensazione si paga in contanti o con bonifico, salvo tuo accordo scritto.
  5. Se la risposta è negativa o non arriva, presenta reclamo all’ENAC e valuta la conciliazione o il giudice.

Errori che creano problemi dopo

  • Firmare in aeroporto un voucher o una rinuncia senza leggerla.
  • Calcolare il ritardo sull’orario di decollo invece che su quello di arrivo.
  • Accettare come circostanza eccezionale un generico «problema tecnico».
  • Scrivere all’agenzia o al sito dove hai comprato il biglietto invece che alla compagnia che operava il volo.

Per completare il documento

Domande frequenti

Quanto mi spetta per un volo in ritardo o cancellato?

250 euro per le tratte fino a 1.500 km; 400 euro per le tratte intracomunitarie oltre 1.500 km e per le altre tratte tra 1.500 e 3.500 km; 600 euro per le altre tratte oltre 3.500 km. In caso di ritardo la compensazione spetta se arrivi a destinazione con tre ore o più di ritardo.

Quando la compagnia non deve pagare la compensazione?

Quando prova che la cancellazione o il ritardo sono dovuti a circostanze eccezionali che non si potevano evitare con tutte le misure del caso, come condizioni meteo incompatibili con il volo o decisioni del controllo del traffico aereo. Secondo la Corte di giustizia UE, un guasto tecnico dell’aereo di norma non rientra tra queste. L’assistenza durante l’attesa è dovuta comunque.

A chi mi rivolgo se la compagnia non risponde?

In Italia all’ENAC, che vigila sull’applicazione del regolamento e può sanzionare la compagnia, ma non liquida i singoli risarcimenti. Per ottenere il pagamento puoi usare la conciliazione, dove disponibile, o agire davanti al giudice; per gli importi contenuti esiste anche il procedimento europeo per le controversie di modesta entità.

Cosa faccio se il bagaglio è stato danneggiato o è arrivato in ritardo?

Compila subito il rapporto di irregolarità (PIR) all’ufficio bagagli dell’aeroporto e poi invia un reclamo scritto alla compagnia: secondo la Convenzione di Montreal, entro 7 giorni dalla riconsegna in caso di danno ed entro 21 giorni dalla data in cui il bagaglio ti è stato restituito in caso di ritardo. Conserva le ricevute degli acquisti di prima necessità.

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