Fac simile richiesta ferie al datore di lavoro

La richiesta di ferie è la comunicazione scritta con cui il dipendente chiede al datore di lavoro di godere di un periodo di ferie in date precise. Le ferie sono un diritto irrinunciabile, almeno quattro settimane l’anno, ma il periodo è fissato dal datore tenendo conto delle esigenze dell’impresa e degli interessi del lavoratore (art. 2109 c.c.; art. 10 D.Lgs. 66/2003): per questo si chiedono per iscritto e si parte solo dopo la conferma, perché assentarsi senza autorizzazione è un’assenza ingiustificata.

Aggiornato il:

In Italia quasi tutte le aziende medio-grandi gestiscono le ferie da un portale o con un modulo interno, e molti CCNL prevedono che il piano ferie estivo si concordi entro la primavera; nelle piccole imprese spesso basta un messaggio al titolare. Dove non esiste una procedura, una lettera come questa dà data certa alla domanda, fissa il numero di giorni e il rientro e rende evidente un eventuale silenzio, che potrai sollecitare per iscritto invece di partire sperando che vada bene.

La legge garantisce almeno quattro settimane l’anno: due vanno godute nell’anno di maturazione, consecutive se lo chiedi, le altre due entro i diciotto mesi successivi, salvo termini più lunghi fissati dal CCNL; le settimane minime non si possono monetizzare finché il rapporto dura. Il datore decide il periodo, ma deve comunicartelo in anticipo e non può rinviare le ferie all’infinito: sui giorni non goduti oltre il termine deve comunque versare i contributi all’INPS. Il modello qui sotto copre la richiesta ordinaria, con saldo residuo, sostituto e conferma scritta.

Quando serve questo documento

  • Ferie estive o invernali da pianificare con anticipo, prima che il reparto chiuda il piano ferie.
  • Giorni di ferie per un evento familiare: matrimonio di un parente, trasloco, viaggio già prenotato.
  • Recupero delle ferie residue dell’anno precedente prima che scadano i diciotto mesi.
  • Azienda senza portale o modulo interno, dove la richiesta va fatta per iscritto al responsabile.

Cosa deve contenere

  • Dati del lavoratore, mansione e reparto, con il nome del responsabile a cui è indirizzata.
  • Primo e ultimo giorno di ferie compresi e giorno di rientro in servizio.
  • Numero di giorni lavorativi richiesti, non di calendario.
  • Saldo ferie residuo come risulta dall’ultima busta paga, distinguendo i giorni dell’anno precedente.
  • Chi segue le attività durante l’assenza e come avviene il passaggio di consegne.
  • Richiesta di conferma scritta entro una data e disponibilità a spostare il periodo.

Fac simile pronto da copiare

RICHIESTA DI FERIE

[NOME E COGNOME], [MANSIONE], reparto [REPARTO]

Alla c.a. di [NOME DEL RESPONSABILE], Ufficio del personale, [RAGIONE SOCIALE]

Oggetto: richiesta di ferie dal [DATA] al [DATA].

Con la presente chiedo di poter usufruire di [NUMERO] giorni lavorativi di ferie, dal [PRIMO GIORNO] al [ULTIMO GIORNO] compresi, con rientro in servizio il [DATA DI RIENTRO].

Dall’ultimo prospetto paga risulta un saldo ferie di [NUMERO] giorni, di cui [NUMERO] maturati nell’anno precedente e da godere entro il [DATA DI SCADENZA].

Durante la mia assenza le attività in corso saranno seguite da [NOME DEL COLLEGA], con cui ho già concordato il passaggio di consegne; le pratiche urgenti saranno chiuse prima della partenza.

Chiedo cortesemente conferma scritta dell’autorizzazione entro il [DATA], anche via e-mail. Qualora il periodo indicato non fosse compatibile con le esigenze aziendali, sono disponibile a valutare date alternative.

Cordiali saluti.

Luogo e data: [LUOGO], [DATA]

[NOME E COGNOME] ______________________________
Visto, si autorizza. Il responsabile [NOME E COGNOME], data [DATA] ______________________________

Riferimento normativo: Art. 36 Cost.; art. 2109 c.c.; art. 10 D.Lgs. 8 aprile 2003, n. 66 (ferie annuali); CCNL applicato.

Come compilarlo, passo per passo

  1. Controlla in busta paga il saldo ferie e separa i giorni dell’anno in corso da quelli arretrati, che hanno una scadenza.
  2. Leggi il CCNL e il regolamento aziendale: molti fissano il preavviso minimo, i periodi di chiusura collettiva e le regole del piano ferie.
  3. Scegli date precise, conta solo i giorni lavorativi e indica il giorno di rientro.
  4. Concorda la sostituzione con un collega prima di inviare la richiesta: una domanda che ha già risolto il problema del datore passa più facilmente.
  5. Consegna la richiesta al responsabile o all’ufficio del personale e chiedi la conferma scritta; se usi l’e-mail, conserva la risposta.
  6. Parti solo dopo l’autorizzazione e, se i piani cambiano, chiedi per iscritto lo spostamento.

Errori che creano problemi dopo

  • Considerare approvata la richiesta solo perché nessuno ha risposto: il silenzio non è un’autorizzazione e l’assenza può essere contestata.
  • Contare i giorni di calendario invece dei giorni lavorativi, o scalare come ferie i festivi infrasettimanali.
  • Prenotare viaggio e alloggio prima della conferma e mettere l’azienda davanti al fatto compiuto.
  • Lasciare scadere le ferie arretrate senza chiederle per iscritto: la prova di averle chieste conta se l’azienda le ha sempre rinviate.

Per completare il documento

Domande frequenti

Il datore di lavoro può negare le ferie?

Può spostarle o rifiutare le date proposte per esigenze organizzative, perché è lui a fissare il periodo, ma deve comunque garantirti le quattro settimane annue e due settimane consecutive nell’anno se le chiedi. Un rifiuto ripetuto e immotivato si contesta per iscritto e, se serve, con il sindacato o l’Ispettorato del lavoro.

Le ferie non godute si possono farsi pagare?

Le quattro settimane minime non possono essere sostituite da un’indennità finché il rapporto dura: si liquidano solo alla cessazione, nell’ultima busta paga. I giorni aggiuntivi previsti dal CCNL possono avere regole diverse e alcuni contratti ne consentono la monetizzazione.

Con quanto anticipo devo chiedere le ferie?

Lo stabiliscono il CCNL o il regolamento aziendale; in mancanza vale un anticipo ragionevole, di solito almeno due o tre settimane, e molto di più per le ferie estive, che le aziende programmano con un piano di reparto.

Il datore può obbligarmi a prendere le ferie in un certo periodo?

Sì: può decidere la chiusura collettiva, ad esempio ad agosto o tra Natale e Capodanno, e programmare lo smaltimento delle ferie arretrate, purché lo comunichi in anticipo. Se ti ammali durante le ferie e la malattia è incompatibile con il riposo, puoi chiederne la sospensione inviando il certificato.

Posso chiedere le ferie durante il preavviso di dimissioni?

Solo se il datore è d’accordo: il codice civile stabilisce che il periodo di preavviso non può essere computato nelle ferie, quindi i giorni goduti durante il preavviso di regola lo prolungano, salvo intesa diversa. In pratica molte aziende preferiscono liquidare le ferie residue nell’ultima busta paga.

I modelli di questa pagina sono testi di riferimento, non consulenza legale. Termini, importi e adempimenti cambiano da caso a caso; per contratti di valore o situazioni delicate fatti controllare il testo da un professionista prima di firmare.