Wzór protokołu z zebrania

Protokół z zebrania dokumentuje, kto uczestniczył w zebraniu, czy było kworum, jaki był porządek obrad, jakie uchwały podjęto i jakim wynikiem głosowania. Powinien zawierać nazwę organizacji i organu (np. walne zebranie członków, zarząd, rada rodziców), datę i miejsce, listę obecności, wybór przewodniczącego i protokolanta, przebieg obrad, treść uchwał z wynikami i podpisy przewodniczącego oraz protokolanta. Wymagania co do kworum i sposobu głosowania wynikają ze statutu lub regulaminu organizacji.

Aktualizacja:

Protokół jest potrzebny, gdy organizacja składa dokumenty do KRS, rozlicza dotację albo gdy ktoś podważa ważność uchwał. Dlatego warto pisać go na bieżąco według stałego schematu.

Uchwały zapisuj w pełnym brzmieniu, a dyskusję — w skrócie, z najważniejszymi wnioskami.

Kiedy potrzebny jest ten dokument

  • Walne zebranie członków stowarzyszenia lub koła gospodyń wiejskich.
  • Zebranie rady rodziców lub samorządu uczniowskiego.
  • Zebranie mieszkańców, wspólnoty lub klubu sportowego.

Co musi zawierać

  • Nazwę organizacji, organ, datę i miejsce.
  • Listę obecności i stwierdzenie kworum.
  • Wybór przewodniczącego i protokolanta.
  • Porządek obrad.
  • Treść uchwał i wyniki głosowań.
  • Podpisy przewodniczącego i protokolanta.

Wzór gotowy do skopiowania

PROTOKÓŁ Z [WALNEGO ZEBRANIA CZŁONKÓW / ZEBRANIA ZARZĄDU / ZEBRANIA RADY RODZICÓW] [NAZWA ORGANIZACJI]

odbytego w dniu [DATA] w [MIEJSCE, ADRES], w [pierwszym / drugim] terminie, o godz. [GODZINA].

1. Otwarcie

Zebranie otworzył/a [IMIĘ I NAZWISKO, FUNKCJA]. Na podstawie listy obecności stwierdzono obecność [LICZBA] z [LICZBA] uprawnionych, co zgodnie z § [NUMER] statutu / regulaminu stanowi kworum wymagane do podejmowania uchwał.

2. Wybór przewodniczącego i protokolanta

Na przewodniczącego zebrania wybrano [IMIĘ I NAZWISKO], a na protokolanta [IMIĘ I NAZWISKO].

3. Porządek obrad

Przyjęto porządek obrad: 1) otwarcie; 2) wybór przewodniczącego i protokolanta; 3) [SPRAWOZDANIE ZARZĄDU / PLAN DZIAŁAŃ]; 4) [SPRAWA, np. przyjęcie budżetu na rok ROK]; 5) [SPRAWA, np. wybór członków zarządu]; 6) wolne wnioski; 7) zamknięcie.

4. Przebieg obrad

[Streszczenie, np. Przewodnicząca zarządu przedstawiła sprawozdanie z działalności w roku ROK. W dyskusji IMIĘ I NAZWISKO zaproponował/a OPIS.]

Uchwała nr [NUMER]

[PEŁNA TREŚĆ UCHWAŁY, np. Walne zebranie członków przyjmuje sprawozdanie zarządu z działalności za rok ROK.] Głosowano [jawnie / tajnie]: za — [LICZBA], przeciw — [LICZBA], wstrzymało się — [LICZBA]. Uchwała została [podjęta / nie została podjęta].

Uchwała nr [NUMER]

[PEŁNA TREŚĆ UCHWAŁY]. Głosowano: za — [LICZBA], przeciw — [LICZBA], wstrzymało się — [LICZBA].

5. Wolne wnioski

[WNIOSKI I USTALENIA, np. następne zebranie odbędzie się w dniu DATA].

6. Zamknięcie

Wobec wyczerpania porządku obrad przewodniczący zamknął zebranie o godz. [GODZINA].

Załącznik: lista obecności.

[MIEJSCOWOŚĆ], dnia [DATA] r.

______________________________ Przewodniczący zebrania
______________________________ Protokolant

Podstawa prawna: Statut lub regulamin organizacji; ustawa z dnia 7 kwietnia 1989 r. Prawo o stowarzyszeniach (dla stowarzyszeń).

Jak wypełnić, krok po kroku

  1. Przygotuj listę obecności i porządek obrad przed zebraniem.
  2. Sprawdź w statucie wymagane kworum i sposób głosowania.
  3. Zapisuj uchwały w pełnym brzmieniu i wyniki każdego głosowania.
  4. Po zebraniu przepisz protokół i daj do podpisu przewodniczącemu i protokolantowi.
  5. Przechowuj protokoły w księdze protokołów lub archiwum organizacji.

Błędy, które potem się mszczą

  • Brak stwierdzenia kworum — uchwały mogą zostać zakwestionowane.
  • Zapisanie tylko „przyjęto budżet” bez treści uchwały i wyniku głosowania.
  • Protokół bez podpisów lub bez listy obecności.

Żeby dokończyć dokument

Najczęstsze pytania

Kto podpisuje protokół z zebrania?

Zwykle przewodniczący zebrania i protokolant. Statut może wymagać dodatkowych podpisów, np. członków komisji skrutacyjnej.

Czy protokół musi zawierać całą dyskusję?

Nie. Wystarczy streszczenie najważniejszych wypowiedzi i wniosków. Pełne brzmienie jest potrzebne dla uchwał.

Co jeśli nie było kworum?

Uchwały podjęte bez wymaganego kworum mogą być nieważne. Wiele statutów przewiduje drugi termin zebrania z niższym kworum — sprawdź swój statut.

Wzory na tej stronie to teksty pomocnicze, a nie porada prawna. Terminy, kwoty i wymogi zależą od sytuacji; przy umowach na duże kwoty lub w sprawach spornych poproś prawnika o sprawdzenie treści przed podpisaniem.