Wzór wezwania do zapłaty faktury (B2B)

Wezwanie do zapłaty faktury między przedsiębiorcami wskazuje numer i datę faktury, kwotę, termin płatności i rachunek, a dodatkowo może obejmować odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych oraz rekompensatę za koszty odzyskiwania należności: równowartość 40 euro przy należności do 5000 zł, 70 euro przy należności od 5000 do 50 000 zł i 100 euro powyżej 50 000 zł. Rekompensata przysługuje bez wezwania, z samego faktu opóźnienia, i jest przeliczana na złote według średniego kursu NBP.

Aktualizacja:

Wielu przedsiębiorców nie wie, że za każdą spóźnioną fakturę mogą doliczyć rekompensatę i wyższe odsetki niż między osobami prywatnymi. Wezwanie, które o tym przypomina, często przyspiesza zapłatę.

Przy wielu fakturach jednego kontrahenta możesz wymienić je wszystkie w jednym wezwaniu — rekompensata należy się od każdej transakcji.

Kiedy potrzebny jest ten dokument

  • Kontrahent nie zapłacił faktury w terminie.
  • Masz kilka zaległych faktur od jednego klienta.
  • Chcesz doliczyć rekompensatę i odsetki handlowe.

Co musi zawierać

  • Dane obu firm z NIP.
  • Listę faktur: numer, data wystawienia, termin płatności, kwota brutto.
  • Odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych.
  • Rekompensatę w euro przeliczoną na złote.
  • Termin zapłaty i rachunek.
  • Zapowiedź dalszych kroków.

Wzór gotowy do skopiowania

WEZWANIE DO ZAPŁATY

[NAZWA FIRMY WIERZYCIELA], [ADRES], NIP [NIP]

[NAZWA FIRMY DŁUŻNIKA], [ADRES], NIP [NIP]

[MIEJSCOWOŚĆ], dnia [DATA] r.

Wzywamy do zapłaty należności z następujących faktur: faktura nr [NUMER] z dnia [DATA], termin płatności [DATA], kwota [KWOTA] zł brutto; faktura nr [NUMER] z dnia [DATA], termin płatności [DATA], kwota [KWOTA] zł brutto. Łączna kwota należności głównej wynosi [KWOTA] zł.

Na podstawie ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych przysługują nam: odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych od dnia następującego po terminie płatności każdej faktury do dnia zapłaty oraz rekompensata za koszty odzyskiwania należności w wysokości równowartości [40 / 70 / 100] euro od każdej faktury, tj. łącznie [KWOTA] zł według średniego kursu euro ogłoszonego przez NBP.

Prosimy o zapłatę należności głównej, rekompensaty w kwocie [KWOTA] zł i odsetek w terminie [7] dni od doręczenia wezwania na rachunek nr [NUMER RACHUNKU].

W razie braku zapłaty skierujemy sprawę na drogę sądową [oraz przekażemy informację o zadłużeniu do biura informacji gospodarczej po spełnieniu ustawowych warunków].

Z poważaniem

______________________________ [IMIĘ I NAZWISKO, FUNKCJA]
Załącznik: kopie faktur.

Podstawa prawna: Ustawa z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (odsetki i rekompensata za koszty odzyskiwania należności); Kodeks cywilny, art. 481.

Jak wypełnić, krok po kroku

  1. Wypisz wszystkie zaległe faktury z terminami płatności.
  2. Dobierz rekompensatę do kwoty każdej faktury: 40, 70 albo 100 euro.
  3. Przelicz euro na złote według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie stało się wymagalne.
  4. Policz odsetki handlowe albo zapowiedz ich naliczenie do dnia zapłaty.
  5. Wyślij wezwanie listem poleconym i e-mailem do działu księgowości kontrahenta.

Błędy, które potem się mszczą

  • Rezygnacja z rekompensaty, która należy się z mocy prawa.
  • Liczenie zwykłych odsetek zamiast odsetek w transakcjach handlowych.
  • Wezwanie wysłane tylko na ogólny adres e-mail, bez dowodu doręczenia.

Żeby dokończyć dokument

Najczęstsze pytania

Czy rekompensatę 40 euro trzeba wcześniej wpisać w umowie?

Nie. Rekompensata przysługuje z mocy ustawy, gdy w transakcji handlowej kontrahent spóźnia się z zapłatą, bez potrzeby wezwania i bez wykazywania kosztów.

Czy rekompensata należy się od każdej faktury?

Co do zasady tak — od każdej transakcji handlowej, w której doszło do opóźnienia.

Jaki jest maksymalny termin płatności między firmami?

Co do zasady nie powinien przekraczać 60 dni od doręczenia faktury, chyba że strony wyraźnie ustalą inaczej, a termin nie jest rażąco nieuczciwy wobec wierzyciela. Dla podmiotów publicznych i dużych firm płacących małym obowiązują krótsze limity.

Wzory na tej stronie to teksty pomocnicze, a nie porada prawna. Terminy, kwoty i wymogi zależą od sytuacji; przy umowach na duże kwoty lub w sprawach spornych poproś prawnika o sprawdzenie treści przed podpisaniem.