محضر اجتماع: نموذج كامل لمجلس الإدارة وجمعية الملاك

محضر الاجتماع هو الوثيقة التي تثبت أن الاجتماع انعقد نظاماً: من حضر، وهل اكتمل النصاب، وما القرار الذي صدر في كل بند وبأي أغلبية. يُلزم نظام الشركات مجلس إدارة شركة المساهمة بإثبات مداولاته في محاضر يعدها أمين السر ويوقعها رئيس الاجتماع والأعضاء الحاضرون وأمين السر، وتحتفظ جمعية الملاك بمحاضر جمعيتها العامة في سجلات. النموذج أدناه يصلح للحالتين ولأي لجنة أو شركة.

آخر تحديث:

المحضر هو ما يُطلب عند أول خلاف: عضو ينكر أنه وافق، مالك يرفض دفع اشتراك قررته الجمعية العامة، بنك يطلب إثبات تفويض المدير بالتوقيع، أو وزارة التجارة تطلب سجل المحاضر. لذلك لا يُكتب المحضر تقريراً إنشائياً، بل سجلاً مرقّماً بتاريخ وساعة ونصاب وقرارات، يتسلسل ترقيمه داخل السنة ويُحفظ في سجل خاص.

النصاب يختلف باختلاف الجهة. في شركة المساهمة لا يصح اجتماع مجلس الإدارة إلا بحضور نصف الأعضاء على الأقل ما لم يشترط النظام الأساس نسبة أعلى، وتصدر القرارات بأغلبية الحاضرين. وفي جمعية الملاك لا تكون قرارات الجمعية العامة صحيحة إلا بموافقة ملاك تمثل ملكيتهم ثلاثة أرباع إجمالي مساحة الوحدات المفرزة على الأقل. النموذج يثبت النصاب بالطريقتين.

متى يُستخدم هذا المستند

  • عند انعقاد مجلس إدارة شركة لإصدار قرار يحتاج إلى إثبات: اعتماد القوائم المالية، تعيين مدير، تفويض بالتوقيع.
  • عند اجتماع الجمعية العامة لجمعية ملاك لاعتماد الميزانية أو تعيين المدير أو تحديد الاشتراكات أو تعديل النظام الأساسي.
  • عند اجتماع لجنة أو شركاء يريدون توثيق قرار قد يُطلب إثباته أمام بنك أو جهة حكومية أو محكمة.
  • عندما يريد عضو إثبات اعتراضه على قرار صدر بالأغلبية؛ فالاعتراض الصريح في المحضر يعفيه من المسؤولية.

ما الذي يجب أن يحتويه ليكون صحيحاً

  • اسم الجهة ونوع الاجتماع (عادي أو طارئ) ورقمه التسلسلي في السنة.
  • مكان الاجتماع وتاريخه بالهجري والميلادي وساعة بدايته ونهايته.
  • أسماء الحاضرين وصفاتهم، والغائبين، ومن مثّل غيره بتفويض مرفق، وعبارة صريحة باكتمال النصاب.
  • رئيس الاجتماع وأمين السر أو مقرر الجلسة.
  • جدول الأعمال كما أُرسل في الدعوة، وأي بند أُضيف بموافقة الحاضرين.
  • لكل بند: ما عُرض، ونص القرار، ونتيجة التصويت بالأعداد، والاعتراضات بأسماء أصحابها.
  • التكليفات التنفيذية: المسؤول عن كل قرار وموعد تنفيذه وموعد الاجتماع التالي.
  • توقيع رئيس الاجتماع وأمين السر والأعضاء الحاضرين، وقائمة المرفقات.

النموذج جاهز للنسخ

محضر اجتماع [مجلس إدارة شركة … / جمعية ملاك عقار …] رقم ([الرقم]) لعام [السنة]

نوع الاجتماع: [عادي / طارئ] — المكان: [المدينة والمقر، أو وسيلة الانعقاد الإلكترونية]

التاريخ: [اليوم]/[الشهر]/[السنة]هـ الموافق [اليوم]/[الشهر]/[السنة]م — من الساعة [الساعة] إلى [الساعة]

رئيس الاجتماع: [الاسم الكامل] — أمين السر: [الاسم الكامل]

أولاً: الحضور والنصاب

حضر: [الاسم الكامل والصفة]، [الاسم الكامل والصفة]. تغيّب بعذر: [الاسم]. ومثّل العضوَ [الاسم] بتفويض مرفق العضوُ [الاسم]. وبحضور [العدد] من أصل [العدد] عضواً [وفي جمعية الملاك: بما يمثل (…%) من إجمالي مساحة الوحدات المفرزة] اكتمل النصاب النظامي وافتُتحت الجلسة.

ثانياً: جدول الأعمال

1- التصديق على محضر الاجتماع السابق رقم ([الرقم]). 2- [اعتماد الميزانية لعام …]. 3- [تعيين المدير وتحديد صلاحياته]. 4- ما يستجد من أعمال.

ثالثاً: المداولات والقرارات

البند الأول: صُدّق على المحضر السابق بالإجماع. البند الثاني: بعد الاطلاع على [المستند] ومناقشته قرر المجتمعون [نص القرار]، وصدر القرار [بالإجماع / بأغلبية (…) مقابل (…) وامتناع (…)]، وسجّل العضو [الاسم] اعتراضه لـ[السبب]. البند الثالث: قرر المجتمعون [نص القرار] وتفويض [الاسم] بـ[حدود التفويض].

رابعاً: التكليفات

يتولى [الاسم والصفة] تنفيذ قرار البند [الرقم] في موعد أقصاه [التاريخ]، ويرفع تقريراً في الاجتماع القادم.

خامساً: رفع الجلسة

ولعدم وجود ما يستجد رُفعت الجلسة في الساعة المذكورة أعلاه. حُرر المحضر من [العدد] صفحات مع كشف الحضور والتفويضات، ويُقيد في سجل المحاضر برقمه المتسلسل.

تُلي المحضر على الحاضرين فأقروا بصحته ووقعوا عليه.

رئيس الاجتماع: [الاسم الكامل] — التوقيع: ________
أمين السر: [الاسم الكامل] — التوقيع: ________
العضو الحاضر: [الاسم الكامل] — التوقيع: ________ (يُكرر لكل حاضر)

الأساس النظامي: نظام الشركات (المرسوم الملكي م/132 لعام 1443هـ) في محاضر مجلس الإدارة؛ ونظام ملكية الوحدات العقارية وفرزها وإدارتها (المرسوم الملكي م/85 لعام 1441هـ)، المادة 18 (نصاب قرارات الجمعية العامة) ولائحته التنفيذية، المادة 32 (الاحتفاظ بمحاضر الاجتماعات).

طريقة التعبئة خطوة بخطوة

  1. أرسل الدعوة بجدول الأعمال في المهلة التي يحددها النظام الأساس أو النظام الأساسي؛ ما لم يُدرج فيه لا يُصوَّت عليه إلا بموافقة الحاضرين.
  2. في بداية الجلسة سجّل الحضور والتفويضات، واحسب النصاب بطريقة جهتك: عدد الأعضاء في مجلس الإدارة، ونسبة المساحة في جمعية الملاك.
  3. اكتب لكل بند ثلاثة أشياء: ما عُرض، ونص القرار بصياغة قابلة للتنفيذ (من يفعل ماذا وفي أي موعد)، ونتيجة التصويت بالأعداد.
  4. سجّل الاعتراضات والامتناع بأسماء أصحابها وأسبابهم إذا طلبوا ذلك؛ هذا حق للعضو وحماية له.
  5. اعرض المسودة على الحاضرين، ثم يوقعه رئيس الاجتماع وأمين السر والأعضاء ويُقيد في سجل المحاضر؛ يجيز نظام الشركات التوقيع والقيد إلكترونياً.
  6. أرسل نسخة لكل عضو واحتفظ بالأصل والمرفقات مع السجل؛ لكل مالك في جمعية الملاك حق الاطلاع على محاضرها.

أخطاء تسبب مشكلات لاحقاً

  • تدوين الحضور دون ذكر النصاب أو دون إرفاق ما يثبت التفويض، فيُطعن في صحة الانعقاد كله.
  • ترك القرار مبهماً («تمت مناقشة الموضوع») بلا نص قرار ولا نتيجة تصويت ولا مسؤول عن التنفيذ.
  • توقيع رئيس الاجتماع وحده أو تحرير المحضر بعد أسابيع من الذاكرة؛ يوقعه الحاضرون وأمين السر قريباً من الجلسة.
  • عدم ترقيم المحاضر أو حفظها في سجل واحد، فيظهر عند النزاع محضران متعارضان.

لإتمام المستند

أسئلة شائعة

ما النصاب الذي يجعل قرار الجمعية العامة لجمعية الملاك صحيحاً؟

موافقة ملاك تمثل ملكيتهم ثلاثة أرباع إجمالي مساحة الوحدات العقارية المفرزة على الأقل، ما لم يشترط النظام الأساسي نسبة أعلى (المادة 18 من نظام ملكية الوحدات العقارية وفرزها وإدارتها). وإذا زادت مساحة حصة مالك واحد على النصف أُنقصت أصواته إلى النصف، لذلك يُكتب في المحضر ما يمثله الحاضرون من المساحة.

من يوقع محضر اجتماع مجلس الإدارة؟

في شركة المساهمة يعد أمين السر المحضر ويوقعه رئيس الاجتماع والأعضاء الحاضرون وأمين السر، ثم يُدوَّن في سجل خاص يوقعه رئيس المجلس وأمين السر. وفي الشركة ذات المسؤولية المحدودة وجمعية الملاك يوقعه من حدده عقد التأسيس أو النظام الأساسي، وغالباً رئيس الاجتماع ومقرره.

هل يصح إصدار قرار بالتمرير دون عقد اجتماع؟

يجيز نظام الشركات لمجلس إدارة شركة المساهمة إصدار قرارات بالتمرير ما لم يطلب أحد الأعضاء كتابةً اجتماعاً للمداولة، وتُعرض على المجلس في أول اجتماع لاحق وتُثبت في محضره. أما قرارات جمعية الملاك فتصدر من الجمعية العامة بالنصاب المذكور.

ما فائدة تسجيل الاعتراض في المحضر؟

المدير أو العضو الذي يُثبت اعتراضه صراحة في المحضر لا يُسأل عن قرار صدر بالأغلبية؛ تنص على ذلك المادة 19 من نظام ملكية الوحدات العقارية لمديري جمعية الملاك، ويقرر نظام الشركات حكماً مماثلاً لأعضاء مجلس الإدارة. والغياب لا يعفي إلا إذا ثبت عدم العلم بالقرار.

النماذج في هذه الصفحة نصوص إرشادية وليست استشارة قانونية. المدد والمبالغ والشروط تختلف حسب الحالة؛ في العقود ذات المبالغ الكبيرة أو عند احتمال النزاع استشر محامياً قبل التوقيع.