Fac simile richiesta di visione e copia dei documenti condominiali

Ogni condomino può chiedere all’amministratore di vedere i documenti del condominio e di averne copia: i registri (verbali, anagrafe, nomina e revoca dell’amministratore, contabilità) si consultano gratuitamente nei giorni e negli orari che l’amministratore deve comunicare, con copia firmata da lui dietro rimborso della spesa (art. 1129, comma 2, c.c.), mentre i documenti giustificativi di spesa si possono vedere in ogni tempo, estraendone copia a proprie spese (art. 1130-bis c.c.). La richiesta scritta elenca i documenti e propone delle date; di regola non occorre motivarla, purché non intralci la gestione.

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È il primo passo, cortese ma formale, quando vuoi controllare il rendiconto prima dell’assemblea, capire una spesa o leggere un contratto. Se l’amministratore non risponde o nega l’accesso, questa lettera diventa la prova della richiesta: a quel punto si passa alla diffida all’amministratore.

Chiedi anche le copie in formato digitale: molti amministratori le inviano per e-mail o le mettono a disposizione in un’area riservata, con costi più bassi delle fotocopie.

Quando serve questo documento

  • Controllo del rendiconto prima dell’assemblea di approvazione.
  • Verifica di una spesa straordinaria o di un conguaglio che non torna.
  • Esame dei contratti con impresa di pulizie, manutentore dell’ascensore o altri fornitori.
  • Nuovo proprietario che vuole conoscere la situazione del condominio.
  • Condomino che deve preparare una proposta da portare in assemblea.

Cosa deve contenere

  • Dati del condomino, unità immobiliare e millesimi.
  • Elenco preciso dei documenti e del periodo a cui si riferiscono.
  • Richiesta di visione e di copia, anche in formato digitale.
  • Giorni e orari proposti per la consultazione.
  • Richiesta di indicare in anticipo il costo delle copie.
  • Invio con PEC o raccomandata.

Fac simile pronto da copiare

RICHIESTA DI VISIONE E COPIA DEI DOCUMENTI CONDOMINIALI (artt. 1129 e 1130-bis c.c.)

[NOME E COGNOME], condomino/a del Condominio [NOME], unità [INTERNO / SCALA], millesimi [NUMERO], [INDIRIZZO], [TELEFONO], [E-MAIL]

Spett.le [NOME E COGNOME / STUDIO DELL’AMMINISTRATORE], amministratore del Condominio [NOME], [INDIRIZZO / PEC]

PEC / Raccomandata A/R

Oggetto: richiesta di prendere visione ed estrarre copia di documenti condominiali.

Il/La sottoscritto/a, ai sensi degli artt. 1129, comma 2, e 1130-bis del Codice civile, chiede di prendere visione ed estrarre copia dei seguenti documenti relativi [all’esercizio ANNO/ANNO / al periodo dal DATA al DATA]:

□ registro dei verbali delle assemblee; □ registro di contabilità; □ registro di nomina e revoca dell’amministratore;

□ fatture, ricevute e altri documenti giustificativi delle spese iscritte nel rendiconto, in particolare quelli relativi a [VOCI DI SPESA];

□ estratti del conto corrente condominiale; □ contratti in essere con [IMPRESA DI PULIZIE / MANUTENTORE DELL’ASCENSORE / FORNITORE DEL RISCALDAMENTO] e polizza assicurativa del fabbricato;

□ preventivi, contratto d’appalto e stati di avanzamento dei lavori di [DESCRIZIONE], deliberati il [DATA]; □ [ALTRO DOCUMENTO].

Propone di effettuare la consultazione presso [lo studio / il locale indicato per la conservazione dei registri] in uno dei seguenti giorni: [DATA E ORA]; [DATA E ORA]; [DATA E ORA], oppure in altra data da Lei indicata tra i giorni e gli orari previsti per la visione.

Chiede che le copie siano rilasciate [in formato digitale all’indirizzo E-MAIL / in copia cartacea], con indicazione preventiva del relativo costo, che si impegna a rimborsare, e che le copie dei registri siano firmate dall’amministratore.

Resta in attesa di riscontro entro [DIECI] giorni dal ricevimento della presente e ringrazia per la collaborazione.

Cordiali saluti.

[LUOGO], [DATA]

[NOME E COGNOME] ______________________________

Riferimento normativo: Art. 1129, comma 2, art. 1130, nn. 6 e 7, e art. 1130-bis del Codice civile.

Come compilarlo, passo per passo

  1. Ritrova la comunicazione dell’amministratore con il luogo dei registri e i giorni e gli orari di consultazione.
  2. Elenca i documenti in modo preciso, indicando esercizio e voci di spesa.
  3. Proponi due o tre date e chiedi in anticipo il costo delle copie.
  4. Invia la richiesta via PEC o raccomandata e conserva la ricevuta.
  5. Durante la visione annota ciò che manca e chiedi per iscritto le integrazioni; se l’accesso viene negato, passa alla diffida.

Errori che creano problemi dopo

  • Chiedere «tutta la documentazione» senza indicare periodo e documenti.
  • Pretendere che l’amministratore invii gratis la copia di tutto: la visione è gratuita, le copie si rimborsano.
  • Presentarsi allo studio senza appuntamento e senza una richiesta scritta.
  • Smettere di pagare le quote in attesa dei documenti: resti comunque obbligato.

Per completare il documento

Domande frequenti

L’amministratore può rifiutarsi di mostrare i documenti?

No, il diritto di visione è riconosciuto dalla legge a ogni condomino; l’amministratore può solo organizzarlo in giorni e orari definiti, senza renderlo di fatto impossibile. Il rifiuto può essere contestato con una diffida e pesare nella valutazione del suo operato in vista della revoca.

Le copie dei documenti condominiali sono gratis?

La visione è gratuita, le copie sono a spese del condomino che le chiede. Per i registri l’amministratore rilascia copia da lui firmata, previo rimborso della spesa.

Anche l’inquilino può vedere i documenti del condominio?

Per i registri la legge parla di «ogni interessato» e i giustificativi di spesa possono essere visionati anche dai titolari di diritti di godimento sulle unità; inoltre la legge sulle locazioni consente all’inquilino di vedere i documenti delle spese che il proprietario gli addebita. Di solito l’inquilino li chiede tramite il proprietario o direttamente all’amministratore.

Quando conviene chiedere i documenti?

Prima dell’assemblea che approva il rendiconto, per votare sapendo che cosa si approva: la delibera, una volta presa, si può impugnare solo entro 30 giorni.

I modelli di questa pagina sono testi di riferimento, non consulenza legale. Termini, importi e adempimenti cambiano da caso a caso; per contratti di valore o situazioni delicate fatti controllare il testo da un professionista prima di firmare.