Modelo de declaração de trabalho emitida pela empresa

A declaração de trabalho, ou declaração de vínculo empregatício, é o documento em que o empregador confirma que uma pessoa trabalha, ou trabalhou, na empresa: razão social e CNPJ, nome e CPF do empregado, cargo, data de admissão, tipo de contrato e jornada e, só com autorização dele, o salário, assinado por quem responde pela empresa. Nenhuma lei a regula; ela complementa o registro do contrato, que a CLT (art. 29) manda anotar na carteira em cinco dias úteis e que hoje aparece na Carteira de Trabalho Digital. O salário é dado pessoal protegido pela LGPD, por isso só entra com pedido do empregado.

Atualizado em:

Imobiliárias pedem para aprovar o aluguel, bancos e financeiras para liberar crédito, consulados para visto, escolas e faculdades para descontos de convênio, e o próprio trabalhador para provar tempo de serviço a outra empresa ou ao INSS quando a carteira digital ainda não mostra o registro. A empresa não é obrigada por lei a emitir, mas negar sem motivo um documento sobre fatos do contrato cria atrito; o RH costuma ter o modelo pronto e emitir em um ou dois dias.

Dois cuidados definem a qualidade da declaração. O primeiro é a coerência com o registro: datas, cargo e tipo de contrato devem ser os mesmos do eSocial e da Carteira de Trabalho Digital, porque o destinatário pode conferir. O segundo é o salário, dado pessoal pela LGPD: a empresa só o informa a terceiros com o pedido ou a autorização escrita do empregado, de preferência com a finalidade indicada. O modelo abaixo tem os dois parágrafos opcionais, o de remuneração e o de contrato já encerrado.

Quando usar este documento

  • Alugar um imóvel ou pedir crédito, financiamento ou cartão.
  • Pedido de visto, intercâmbio ou viagem ao exterior.
  • Matrícula em curso com desconto para trabalhador ou comprovação para bolsa.
  • Comprovar tempo de serviço a outra empresa, ao INSS ou em concurso.

O que o documento precisa ter

  • Razão social, CNPJ e endereço da empresa, em papel timbrado ou no cabeçalho.
  • Nome e CPF do empregado.
  • Cargo ou função e data de admissão; data de desligamento, se o contrato acabou.
  • Tipo de contrato (prazo indeterminado, experiência, temporário) e jornada semanal.
  • Salário bruto, só com autorização do empregado, em números e por extenso.
  • Finalidade, quando o destinatário exige («para fins de locação»), e validade.
  • Local, data, nome e cargo de quem assina, com carimbo do CNPJ.

Modelo pronto para copiar

DECLARAÇÃO DE TRABALHO

[RAZÃO SOCIAL], CNPJ nº [NÚMERO], com sede em [ENDEREÇO], telefone [NÚMERO], e-mail [E-MAIL]

DECLARAMOS, para os devidos fins [ou: para fins de locação de imóvel / abertura de crédito / pedido de visto], que [NOME DO EMPREGADO], inscrito(a) no CPF sob o nº [NÚMERO], é empregado(a) desta empresa desde [DATA DE ADMISSÃO], exercendo o cargo de [CARGO], em contrato de trabalho [por prazo indeterminado / de experiência / temporário], com jornada de [NÚMERO] horas semanais.

[A pedido do(a) empregado(a), informamos que sua remuneração bruta mensal atual é de R$ VALOR (VALOR POR EXTENSO), acrescida de MÉDIA DE COMISSÕES OU HORAS EXTRAS, se houver.]

[Se o contrato já terminou: O vínculo vigorou de DATA DE ADMISSÃO a DATA DE DESLIGAMENTO, no cargo de CARGO, com último salário de R$ VALOR.]

Esta declaração é emitida com base nos registros do eSocial e da Carteira de Trabalho Digital do(a) empregado(a) e tem validade de [30 / 60] dias.

Por ser expressão da verdade, firmamos a presente.

[CIDADE], [DIA] de [MÊS] de [ANO].

_______________________________
[NOME DO RESPONSÁVEL] — [CARGO: Gerente de RH / Sócio-administrador]
[RAZÃO SOCIAL] — CNPJ: [NÚMERO] (carimbo)

Base legal: CLT, art. 29 (anotação do contrato na CTPS em cinco dias úteis, hoje pela Carteira de Trabalho Digital); Lei nº 13.709/2018 (LGPD), arts. 5º, I, e 7º, I (o salário é dado pessoal e só é informado a terceiros com o consentimento do empregado ou outra base legal).

Como preencher, passo a passo

  1. Use papel timbrado ou coloque razão social, CNPJ e endereço no cabeçalho; sem isso o destinatário costuma recusar.
  2. Confira cargo, data de admissão e tipo de contrato no eSocial e na Carteira de Trabalho Digital antes de escrever.
  3. Inclua o salário só com o pedido do empregado, de preferência por e-mail ou formulário, e indique a finalidade se o destinatário exigir.
  4. Assine como responsável (RH, sócio ou gerente), com nome e cargo legíveis, e carimbe com o CNPJ.
  5. Entregue em PDF assinado digitalmente ou em papel; consulados e algumas imobiliárias pedem firma reconhecida ou o original.

Erros que dão problema depois

  • Declaração sem CNPJ ou sem assinatura identificada: o destinatário não consegue confirmar a origem.
  • Informar salário sem autorização do empregado: dado pessoal exposto sem base legal.
  • Data de admissão ou cargo diferentes do registro no eSocial: a imobiliária ou o banco cruzam as informações.
  • Declaração genérica quando o destinatário exige a finalidade ou a validade.

Para terminar o documento

Perguntas frequentes

A empresa é obrigada a dar declaração de trabalho?

Nenhuma lei fixa essa obrigação ou um prazo, mas negar sem motivo um documento sobre fatos que a empresa já registrou no eSocial é má prática e costuma ser cobrada pelo sindicato. Se a empresa recusar, o empregado pode usar a Carteira de Trabalho Digital, o extrato do CNIS no Meu INSS e os contracheques, que a maioria dos destinatários aceita.

A declaração de trabalho precisa de firma reconhecida?

Normalmente não: a assinatura do responsável com carimbo do CNPJ basta para imobiliárias, bancos e escolas. Consulados costumam pedir firma reconhecida e, para alguns países, tradução juramentada; confira a lista de documentos do consulado antes de pedir a declaração.

Declaração de trabalho serve como comprovante de renda?

Serve quando traz o salário, mas a maioria dos destinatários prefere os três últimos contracheques ou o extrato do FGTS, que não dependem da boa vontade da empresa. Para autônomos e profissionais liberais, o documento equivalente é a declaração de rendimentos feita por contador (Decore) ou a declaração do Imposto de Renda.

A declaração de trabalho tem validade?

A lei não fixa prazo, mas imobiliárias, bancos e consulados costumam aceitar documentos emitidos nos últimos 30 a 90 dias, porque a situação do empregado pode mudar. Escreva a data de emissão e, se o destinatário pedir, uma validade.

Qual é a diferença entre declaração de trabalho e carta de referência?

A declaração afirma fatos do contrato: cargo, datas, jornada, salário. A carta de referência avalia o profissional e recomenda sua contratação; é opcional, assinada pelo gestor, e não substitui a declaração quando o destinatário quer provar vínculo.

Os modelos desta página são textos de referência, não aconselhamento jurídico. Prazos, valores e exigências mudam conforme o caso e o estado; para contratos de valor alto ou situações delicadas, peça a revisão de um advogado antes de assinar.