خطاب رسمي: الصيغة السعودية الكاملة وطريقة كتابته

الخطاب الرسمي هو المكاتبة التي يوجهها فرد أو منشأة إلى مسؤول أو جهة بصيغة ثابتة: رقم وتاريخ ومرفقات، ثم المرسل إليه بلقبه ولفظ «الموقر»، فالتحية والموضوع والعرض، وينتهي بعبارة الاحترام والتوقيع. تعتمد الجهات الحكومية والأهلية في المملكة العربية السعودية هذا الترتيب في مراسلاتها، ويُسمّى الخطاب الذي يرفعه فرد إلى مسؤول كبير «معروضاً». النموذج أدناه خطاب عام يصلح لأي طلب أو إفادة بتغيير سطر الموضوع وفقرة العرض.

آخر تحديث:

يُكتب الخطاب الرسمي في المملكة بترتيب يعرفه كل موظف في الاتصالات الإدارية: البسملة في أعلى الصفحة، ثم الرقم والتاريخ الهجري ومعه الميلادي وعدد المرفقات، ثم المرسل إليه بلقبه الصحيح: «صاحب السمو الملكي» للأمراء، و«معالي» للوزراء ومن في مرتبتهم، و«سعادة» للمديرين العامين والمسؤولين وحملة الدكتوراه، يليه «الموقر» أو «حفظه الله». بعد «السلام عليكم ورحمة الله وبركاته» يأتي سطر الموضوع، ثم فقرة أو فقرتان تعرضان الطلب بلا مقدمات طويلة.

ما يصل إلى الجهة يُقيَّد في الاتصالات الإدارية برقم وتاريخ، وبهذا الرقم تُتابع المعاملة، لذلك يُسلَّم الخطاب في نسختين وتُختم الثانية بالاستلام. وتستقبل جهات كثيرة خطاباتها اليوم عبر بواباتها الإلكترونية أو البريد الرسمي، فيحل رقم الطلب محل رقم القيد. النموذج أدناه خطاب من فرد إلى مسؤول بالعناصر كلها؛ تُستبدل البيانات التي بين القوسين المعقوفين ويُعدَّل الموضوع والعرض بحسب الحاجة.

متى يُستخدم هذا المستند

  • عندما تخاطب جهة حكومية أو شركة أو جامعة بطلب أو إفادة تريد أن تُقيَّد وتُحفظ في ملف.
  • عندما تكتب بصفتك الوظيفية إلى مدير أو إدارة أخرى داخل المنشأة أو خارجها.
  • عندما يُطلب منك «خطاب رسمي» بذاته: تعريف، إفادة، تفويض، أو رد على خطاب وارد.
  • عندما تحتاج إلى إثبات مكتوب بالتاريخ والتوقيع يصلح للمتابعة أو للتظلم لاحقاً.

ما الذي يجب أن يحتويه ليكون صحيحاً

  • الرقم والتاريخ بالهجري والميلادي وعدد المرفقات في أعلى الخطاب؛ هذه البيانات هي ما يُقيَّد في الصادر والوارد.
  • المرسل إليه بصفته الوظيفية لا باسمه وحده: «سعادة مدير عام [الجهة]» يصل حتى لو تغيّر شاغل الوظيفة.
  • اللقب المناسب لمقام المخاطب والدعاء بعده: الموقر، حفظه الله، سلّمه الله.
  • التحية «السلام عليكم ورحمة الله وبركاته» ثم «وبعد:» قبل الدخول في الموضوع.
  • سطر الموضوع بكلمات محددة تسمّي الطلب، لا كلمة «طلب» أو «مهم» وحدها.
  • فقرة عرض تذكر من أنت وما تطلبه وسبب الطلب، مع الإشارة إلى الخطاب أو التعميم الذي تستند إليه إن وجد.
  • خاتمة الاحترام ثم اسم مقدم الخطاب وصفته ورقم هويته ووسيلة الاتصال والتوقيع.
  • بيان المرفقات في أسفل الخطاب، وسطر «نسخة لـ» لمن يلزم إطلاعه.

النموذج جاهز للنسخ

خطاب رسمي

الرقم: [رقم الصادر]

التاريخ: [اليوم]/[الشهر]/[السنة]هـ الموافق [اليوم]/[الشهر]/[السنة]م

المرفقات: [عدد المرفقات]

بسم الله الرحمن الرحيم

سعادة [مدير عام / مدير إدارة] [اسم الجهة] الموقر

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، وبعد:

الموضوع: [طلب / إفادة بشأن ...]

إشارة إلى خطابكم رقم [الرقم] وتاريخ [التاريخ] / تعميمكم / إعلانكم بشأن ...، أتقدم إلى سعادتكم أنا [الاسم الكامل]، [الصفة: موظف في ... / مواطن / مقيم]، رقم الهوية الوطنية / الإقامة [الرقم]، بطلب [تحديد المطلوب في جملة واحدة].

وذلك للأسباب الآتية: [السبب الأول]، و[السبب الثاني]. وقد أرفقت ما يؤيد الطلب من [صورة الهوية / المستندات المؤيدة].

آمل من سعادتكم التكرم بالموافقة على [المطلوب] وتوجيه من يلزم لإنهاء الإجراء، وأنا على استعداد لتقديم أي بيانات إضافية تطلبونها.

وتقبلوا فائق الاحترام والتقدير،

مقدمه: [الاسم الكامل]
[المسمى الوظيفي / الصفة] — [اسم الجهة أو المنشأة]
رقم الهوية الوطنية / الإقامة: [الرقم] — الجوال: [رقم الجوال] — البريد الإلكتروني: [البريد]
التوقيع: ____________________
المرفقات: 1- [صورة من الهوية]. 2- [المستند المؤيد].
نسخة لـ: [الجهة أو الإدارة المعنية]

طريقة التعبئة خطوة بخطوة

  1. حدّد أولاً من يملك قرار طلبك واكتب صفته الوظيفية بدقة؛ الخطاب الموجه إلى الشخص الخطأ يُحوَّل ويتأخر.
  2. اكتب الرقم والتاريخ بالهجري والميلادي وعدد المرفقات، واجعل البسملة في وسط أعلى الصفحة.
  3. صِغ الموضوع في سطر واحد يسمّي الطلب، وافتح العرض بعبارة «إشارة إلى» إن كان هناك خطاب أو تعميم سابق.
  4. اكتب العرض في فقرتين على الأكثر: من أنت، ماذا تطلب، لماذا، وما المرفق الذي يثبت ذلك.
  5. اختم بعبارة الاحترام ثم اسمك وصفتك ورقم هويتك والجوال والتوقيع، وعدّد المرفقات في الأسفل.
  6. سلّمه عبر الاتصالات الإدارية أو بوابة الجهة، واحتفظ بنسخة مختومة أو برقم الطلب للمتابعة.

أخطاء تسبب مشكلات لاحقاً

  • خطاب بلا رقم أو تاريخ أو توقيع لا يُقيَّد في الوارد ولا يُحتج به لاحقاً.
  • لقب أعلى أو أدنى من مقام المخاطب، أو اسم شخص بدل صفته الوظيفية، يُفقد الخطاب جديته.
  • موضوع مبهم أو عدة مطالب في خطاب واحد: كل مطلب يُحوَّل إلى إدارة مختلفة، فاكتب لكل مطلب خطاباً.
  • الإطالة في المقدمات والثناء بدل الدخول في الطلب؛ المسؤول يقرأ سطر الموضوع والفقرة الأولى.

لإتمام المستند

أسئلة شائعة

ما الفرق بين الخطاب الرسمي والمعروض؟

المعروض هو الاسم الدارج في المملكة للخطاب الذي يرفعه فرد إلى مسؤول كبير أو إلى الديوان الملكي طالباً أمراً يخصه، والخطاب الرسمي أعم ويشمل مراسلات المنشآت والجهات بعضها مع بعض. الصيغة واحدة في الحالين: رقم وتاريخ ومرسل إليه بلقبه وتحية وموضوع وعرض وخاتمة وتوقيع، ويختلف اللقب وحجم العرض.

هل يجب كتابة التاريخ الهجري في الخطاب الرسمي؟

التاريخ الهجري هو الأصل في مراسلات الجهات الحكومية السعودية، ويُضاف إليه الميلادي بكلمة «الموافق». في مخاطبة الشركات يكثر الاكتفاء بالميلادي، والأسلم كتابة التاريخين معاً كما في النموذج.

كيف أثبت أن الجهة استلمت خطابي؟

سلّم نسختين إلى الاتصالات الإدارية واطلب ختم الاستلام على نسختك مع رقم القيد وتاريخه؛ بهذا الرقم تُتابع المعاملة. وإذا قدّمته عبر بوابة الجهة أو البريد الرسمي فاحتفظ برقم الطلب أو رسالة التأكيد، فهي تقوم مقام الختم.

ما اللقب الصحيح لمخاطبة مدير عام أو وزير؟

الوزراء ومن في مرتبتهم يُخاطبون بـ«معالي»، والأمراء بـ«صاحب السمو» أو «صاحب السمو الملكي» بحسب درجتهم، والمديرون العامون والمسؤولون وحملة الدكتوراه بـ«سعادة». يُتبع اللقب بالصفة الوظيفية ثم «الموقر» أو «حفظه الله»، ولا يُبالغ في الألقاب فوق مقام المخاطب.

النماذج في هذه الصفحة نصوص إرشادية وليست استشارة قانونية. المدد والمبالغ والشروط تختلف حسب الحالة؛ في العقود ذات المبالغ الكبيرة أو عند احتمال النزاع استشر محامياً قبل التوقيع.