طلب الإجازة السنوية خطاب قصير يرفعه الموظف إلى مديره المباشر أو إدارة الموارد البشرية يحدد فيه تاريخ بداية الإجازة ونهايتها وعدد أيامها ومن يقوم بعمله خلالها. يستند إلى نظام العمل الذي يمنح العامل إجازة سنوية لا تقل عن واحد وعشرين يوماً، تزاد إلى ثلاثين بعد خمس سنوات متصلة، بأجر يُدفع مقدماً، ويجعل تحديد موعدها لصاحب العمل وفق مقتضيات العمل. النموذج أدناه للمنشآت التي تطلب الإجازة كتابةً، ويُرفق في أنظمة الخدمة الذاتية عند الحاجة.
آخر تحديث:
يقرر نظام العمل في المادة 109 أن للعامل عن كل عام إجازة سنوية لا تقل عن واحد وعشرين يوماً، تزاد إلى ما لا يقل عن ثلاثين يوماً إذا أمضى خمس سنوات متصلة في خدمة صاحب العمل، وأنها بأجر يُدفع مقدماً، وأن العامل يتمتع بها في سنة استحقاقها ولا يجوز النزول عنها أو تقاضي بدل نقدي عنها أثناء الخدمة. ولصاحب العمل تحديد مواعيدها وفق مقتضيات العمل أو منحها بالتناوب، مع إشعار العامل بالموعد قبل ثلاثين يوماً على الأقل.
وتجيز المادة 110 للعامل تأجيل إجازته أو أيام منها إلى السنة التالية بموافقة صاحب العمل، ولصاحب العمل تأجيلها بعد نهاية سنة استحقاقها بما لا يزيد على تسعين يوماً، وما بعد ذلك بموافقة العامل الكتابية وحتى نهاية السنة التالية فقط؛ وتمنح المادة 111 العامل أجر أيام الإجازة المستحقة إذا ترك العمل قبل استعمالها. في الجهات الحكومية الإجازة الاعتيادية ستة وثلاثون يوماً في السنة وتُطلب عبر نظام الجهة، ويبقى الخطاب لمن يُطلب منه الطلب كتابةً.
متى يُستخدم هذا المستند
عندما تريد التمتع برصيدك السنوي كله أو جزء منه في موعد تختاره وتحتاج إلى موافقة مديرك.
عندما تطلب تأجيل إجازة السنة الحالية إلى السنة التالية بموافقة صاحب العمل.
عندما تطلب صرف أجر الإجازة مقدماً قبل بدايتها كما يقرر النظام.
عندما تعمل في منشأة بلا نظام إلكتروني للإجازات وتريد إثبات تاريخ الطلب والموافقة.
ما الذي يجب أن يحتويه ليكون صحيحاً
التاريخ، والمرسل إليه: المدير المباشر أو مدير الموارد البشرية حسب لائحة تنظيم العمل في المنشأة.
بياناتك: الاسم، المسمى الوظيفي، الإدارة، الرقم الوظيفي، وتاريخ المباشرة الذي يُحسب به الاستحقاق.
تاريخ البداية والنهاية بالهجري والميلادي، وعدد الأيام، وتاريخ العودة إلى العمل.
الرصيد المستحق قبل الإجازة وما يبقى بعدها.
اسم الزميل الذي يقوم بعملك وموافقته، وما سُلِّم من أعمال، ووسيلة الاتصال بك للضرورة.
طلب صرف أجر الإجازة مقدماً إن أردته، ثم توقيعك وخانة قرار المدير بالموافقة أو التأجيل.
النموذج جاهز للنسخ
طلب إجازة سنوية
التاريخ: [اليوم]/[الشهر]/[السنة]هـ الموافق [اليوم]/[الشهر]/[السنة]م
بسم الله الرحمن الرحيم
سعادة [المدير المباشر / مدير إدارة الموارد البشرية] بـ[اسم المنشأة] الموقر
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، وبعد:
الموضوع: طلب إجازة سنوية
أتقدم إلى سعادتكم أنا [الاسم الكامل]، [المسمى الوظيفي] في [الإدارة / القسم]، الرقم الوظيفي [الرقم]، وتاريخ مباشرتي [التاريخ]، بطلب الموافقة على منحي إجازة سنوية مدتها [عدد الأيام] يوماً، تبدأ من [اليوم]/[الشهر]/[السنة]هـ الموافق [اليوم]/[الشهر]/[السنة]م، وتنتهي في [اليوم]/[الشهر]/[السنة]هـ الموافق [اليوم]/[الشهر]/[السنة]م، وأباشر العمل في [التاريخ].
رصيدي المستحق من الإجازة السنوية [عدد الأيام] يوماً، ويبقى بعد هذه الإجازة [عدد الأيام] يوماً. وسيقوم بأعمالي خلال الإجازة الزميل [اسم الزميل]، [مسماه الوظيفي]، وقد سلّمته [الأعمال الجارية / العهد]، ويمكن الاتصال بي للضرورة على الجوال [رقم الجوال].
وأطلب صرف أجر الإجازة مقدماً وفق المادة التاسعة بعد المائة من نظام العمل. آمل من سعادتكم التكرم بالموافقة.
قرار المدير المباشر: ( ) موافق ( ) مؤجل إلى [التاريخ] — الاسم: [الاسم] — التوقيع: ____________________ — التاريخ: [التاريخ]
اعتماد الموارد البشرية: الرصيد قبل الإجازة [عدد الأيام] يوماً — بعدها [عدد الأيام] يوماً — التوقيع: ____________________
الأساس النظامي: نظام العمل، المواد 109–111 (الإجازة السنوية: واحد وعشرون يوماً تزاد إلى ثلاثين بعد خمس سنوات متصلة، بأجر مقدم؛ تأجيلها بالموافقة؛ وأجر أيامها المستحقة عند ترك العمل).
طريقة التعبئة خطوة بخطوة
راجع رصيدك وتاريخ استحقاقك: الإجازة تُحسب عن كل سنة خدمة، وأجزاء السنة بنسبتها.
اختر موعداً يراعي مواسم العمل في إدارتك، واطلب قبله بثلاثين يوماً على الأقل ليتسنى الترتيب.
اتفق مع زميل يقوم بعملك واذكر اسمه وموافقته؛ هذا أكثر ما يسرّع الموافقة.
حدد التاريخين وعدد الأيام وتاريخ العودة، وأضف طلب صرف الأجر مقدماً إن أردته، ثم قدّمه عبر نظام الإجازات إن وجد وإلا ورقياً.
إذا طُلب منك التأجيل فاطلب تثبيته كتابةً بالمدة الجديدة؛ فالتأجيل بعد تسعين يوماً من نهاية سنة الاستحقاق لا يصح إلا بموافقتك الكتابية.
أخطاء تسبب مشكلات لاحقاً
ترك موعد الإجازة بلا تحديد، فلا يستطيع المدير ترتيب العمل ولا الموافقة.
السفر قبل استلام الموافقة الموقعة؛ الغياب عندها بلا سبب مشروع وتُطبق عليه الجزاءات.
التنازل عن الإجازة مقابل مال أثناء الخدمة؛ النظام لا يجيزه، والبدل النقدي يُستحق فقط عما لم يُستعمل عند ترك العمل.
كم يوماً تستحق من الإجازة السنوية في القطاع الخاص؟
واحد وعشرون يوماً على الأقل عن كل سنة، تزاد إلى ثلاثين يوماً على الأقل بعد خمس سنوات متصلة لدى صاحب العمل نفسه، وقد يمنح العقد أو لائحة المنشأة أكثر. وتُحسب عن أجزاء السنة بنسبة ما قضيته منها في العمل.
هل يحق لصاحب العمل رفض موعد الإجازة الذي اختاره الموظف؟
نعم؛ النظام يجعل تحديد مواعيد الإجازات لصاحب العمل وفق مقتضيات العمل، ويجيز منحها بالتناوب، بشرط إشعار العامل قبل ثلاثين يوماً على الأقل. ما لا يجوز له هو منعها أصلاً، أو تأجيلها بعد سنة استحقاقها أكثر من تسعين يوماً دون موافقتك الكتابية.
هل يصلح النموذج للإجازة المرضية أو الاضطرارية؟
الصيغة نفسها تصلح مع تغيير النوع والمستند: الإجازة المرضية تحتاج إلى تقرير طبي، ويقرر النظام أجراً كاملاً عن الثلاثين يوماً الأولى وثلاثة أرباعه عن الستين التالية ودون أجر عن الثلاثين التي تليها خلال السنة. وإجازات الزواج والوفاة والمولود بأجر كامل بمدد يحددها النظام، ولصاحب العمل طلب ما يثبتها.
ماذا يحدث لرصيد الإجازة عند الاستقالة أو انتهاء العقد؟
تستحق أجر أيام الإجازة التي لم تستعملها، وتُحسب أجزاء السنة الأخيرة بنسبتها، ويُدفع ذلك مع المخالصة النهائية. احتفظ بطلباتك وموافقاتها، فبها يُحتسب الرصيد عند الخلاف.
النماذج في هذه الصفحة نصوص إرشادية وليست استشارة قانونية. المدد والمبالغ والشروط تختلف حسب الحالة؛ في العقود ذات المبالغ الكبيرة أو عند احتمال النزاع استشر محامياً قبل التوقيع.
