إخلاء طرف موظف: نموذج كامل وخطواته قبل المخالصة

إخلاء الطرف هو النموذج الذي يمر به الموظف على إدارات المنشأة عند انتهاء خدمته ليثبت أنه سلّم ما في عهدته وأنهى ما عليه لكل إدارة، فتوقع كل منها بأن لا مطالبة لها عليه. لا يشترطه نظام العمل، لكنه إجراء داخلي تعتمد عليه المنشآت في المملكة العربية السعودية قبل حساب المخالصة النهائية، ويحمي الموظف من مطالبات لاحقة بعهدة أو سلفة. ويبقى صاحب العمل ملزماً بتصفية الحقوق خلال أسبوع من انتهاء العلاقة أو أسبوعين إذا أنهاها العامل.

آخر تحديث:

في اليوم الأخير يحمل الموظف ورقة واحدة بين خمس إدارات: مديره المباشر يؤكد تسليم الملفات والمهام، وتقنية المعلومات تستلم الحاسب والجوال وتوقف الحسابات، والشؤون الإدارية تستلم البطاقة والمفاتيح والسيارة، والمالية تراجع السلف والقروض، والموارد البشرية تحسب رصيد الإجازة وتُنهي العقد في قوى. بلا هذه الورقة يتأخر صرف المستحقات، وتبقى العهدة معلقة بين الطرفين، وتظهر بعد أشهر مطالبة بجهاز لم يُسجَّل تسليمه.

نظام العمل لا يذكر إخلاء الطرف، لكنه يحدد ما يحيط به: المادة 88 توجب تصفية حقوق العامل خلال أسبوع من انتهاء العلاقة، أو أسبوعين إذا أنهاها هو، وتجيز حسم أي دين مستحق بسبب العمل؛ والمادة 64 توجب إعطاءه شهادة الخدمة عند طلبه وإعادة ما أودعه من شهادات ووثائق. فإخلاء الطرف يُنجَز داخل هذه المهلة لا بعدها. النموذج أدناه بخمسة أقسام يوقع كل قسم على جزئه وينتهي بإقرار الموظف.

متى يُستخدم هذا المستند

  • عند قبول استقالة الموظف وبدء مهلة الإشعار، ليُنجَز قبل آخر يوم عمل.
  • عند انتهاء عقد محدد المدة أو إنهائه من صاحب العمل، قبل حساب المخالصة النهائية.
  • عند نقل الموظف بين فروع أو شركات المجموعة، لتسليم عهدة الفرع الأول.
  • عند انتهاء انتداب أو مشروع تسلّم فيه الموظف أجهزة أو مركبة أو سكناً.

ما الذي يجب أن يحتويه ليكون صحيحاً

  • اسم الموظف ورقمه الوظيفي ومسماه وإدارته، وتاريخ التحاقه بالعمل وآخر يوم عمل، وسبب انتهاء الخدمة.
  • تسليم المهام والملفات إلى موظف مسمّى بتوقيع المدير المباشر، وأن لا أعمال معلقة عليه.
  • عهدة تقنية المعلومات: الحاسب والجوال وبطاقة الاتصال وحالة كل منها، وإيقاف الحسابات والبريد.
  • العهد الإدارية: بطاقة العمل والمفاتيح والزي والمركبة والسكن، وحالتها عند التسليم.
  • الالتزامات المالية: السلف والقروض والعهد النقدية، والمبلغ المتبقي الذي سيُحسم من المستحقات إن وُجد.
  • الموارد البشرية: رصيد الإجازات، وإنهاء العقد في قوى، وتحديث التأمينات الاجتماعية، وشهادة الخدمة.
  • توقيع كل إدارة بالاسم والتاريخ، ثم إقرار الموظف بصحة البيانات وتوقيعه.

النموذج جاهز للنسخ

إخلاء طرف

اسم الموظف: [الاسم الكامل] — الرقم الوظيفي: [الرقم] — رقم الهوية الوطنية / الإقامة: [الرقم]

المسمى الوظيفي: [المسمى] — الإدارة: [الإدارة] — تاريخ الالتحاق: [التاريخ] — آخر يوم عمل: [التاريخ]

سبب انتهاء الخدمة: [استقالة / انتهاء مدة العقد / إنهاء من صاحب العمل / نقل]

أولاً: الإدارة المباشرة

سلّم الموظف المهام والملفات والمشروعات الجارية إلى [اسم الموظف المستلم]، ولا توجد أعمال معلقة عليه. المدير المباشر: [الاسم] — التوقيع: ________ — التاريخ: [التاريخ]

ثانياً: تقنية المعلومات

استُلم: حاسب محمول رقم [الرقم]، جوال رقم [الرقم]، بطاقة اتصال، [أجهزة أخرى]، وأُوقفت حسابات الموظف والبريد الإلكتروني. المسؤول: [الاسم] — التوقيع: ________ — التاريخ: [التاريخ]

ثالثاً: الشؤون الإدارية والعهد

استُلم: بطاقة العمل، المفاتيح، الزي، [المركبة رقم اللوحة وحالتها / مفاتيح السكن]، ولا عهدة متبقية. المسؤول: [الاسم] — التوقيع: ________ — التاريخ: [التاريخ]

رابعاً: الإدارة المالية

لا سلف ولا قروض ولا عهد نقدية على الموظف، أو يتبقى عليه [المبلغ] ريال سعودي يُحسم من مستحقاته النهائية. المسؤول: [الاسم] — التوقيع: ________ — التاريخ: [التاريخ]

خامساً: الموارد البشرية

رصيد الإجازة المستحق [العدد] يوماً، وأُنهي العقد في منصة قوى، وحُدّثت بيانات التأمينات الاجتماعية، وسُلّمت شهادة الخدمة. المسؤول: [الاسم] — التوقيع: ________ — التاريخ: [التاريخ]

أقر أنا الموظف بصحة ما تقدم، وبأنني لا أحتفظ بأي من ممتلكات المنشأة أو وثائقها، وأن مستحقاتي تُحسب في المخالصة النهائية وفق نظام العمل.

الموظف: [الاسم الكامل] — التوقيع: ________ — التاريخ: [اليوم]/[الشهر]/[السنة]هـ الموافق [اليوم]/[الشهر]/[السنة]م
مدير الموارد البشرية: [الاسم الكامل] — التوقيع والختم: ________

الأساس النظامي: نظام العمل، المادتان 64 (شهادة الخدمة وإعادة وثائق العامل) و88 (تصفية الحقوق خلال أسبوع من انتهاء العلاقة أو أسبوعين إذا أنهاها العامل).

طريقة التعبئة خطوة بخطوة

  1. ابدأ النموذج يوم قبول الاستقالة أو تحديد آخر يوم عمل، لا في اليوم الأخير، ليتسع الوقت لكل إدارة.
  2. انقل بنود العهدة من سجل الأصول باسم الموظف بأرقامها، لا من الذاكرة، واكتب حالة كل جهاز عند التسليم.
  3. مرّر النموذج بالترتيب: المدير المباشر، ثم تقنية المعلومات والشؤون الإدارية، ثم المالية، وأخيراً الموارد البشرية.
  4. اكتب أي عهدة مفقودة أو سلفة متبقية بمبلغها في خانة المالية؛ فهي ما يجوز حسمه من المستحقات.
  5. بعد التوقيع الأخير أنهِ العقد في قوى وحدّث التأمينات الاجتماعية وسلّم شهادة الخدمة، ثم حرّر المخالصة وادفع في المهلة.
  6. أعطِ الموظف نسخة موقعة من النموذج؛ فهي إثباته أنه لا عهدة عليه إذا طُولب بها لاحقاً.

أخطاء تسبب مشكلات لاحقاً

  • تأخير صرف المستحقات لأن إدارة لم توقع: المهلة النظامية على صاحب العمل كله، لا على الإدارة المتأخرة.
  • حسم قيمة عهدة بلا سجل تسليم أو إثبات: الحسم يقتصر على الدين المستحق بسبب العمل، والنزاع يصل إلى مكتب العمل.
  • ترك العقد قائماً في قوى بعد المغادرة: لا يُسجَّل للعامل عقد جديد ما دام له عقد سارٍ في المنصة.
  • عدم تسليم الموظف نسخته: بعد أشهر لا يجد ما يثبت أنه سلّم الجهاز أو المركبة.

لإتمام المستند

أسئلة شائعة

هل إخلاء الطرف شرط نظامي لصرف مستحقات الموظف؟

لا؛ نظام العمل لا يذكر إخلاء الطرف، وهو إجراء داخلي تنظمه لائحة المنشأة. المهلة النظامية تسري بغض النظر عنه: تصفية الحقوق خلال أسبوع من انتهاء العلاقة، أو أسبوعين إذا أنهاها العامل، مع جواز حسم الديون المستحقة بسبب العمل. فالمنشأة تنجزه داخل المهلة لا بعدها.

هل يجوز رفض إخلاء طرف الموظف بسبب عهدة مفقودة؟

يجوز لصاحب العمل حسم قيمة العهدة المفقودة من المستحقات بوصفها ديناً مستحقاً بسبب العمل، إذا أثبت تسليمها للموظف بسجل موقع وقيمتها. ولا يجوز حجز بقية المستحقات أو شهادة الخدمة بسببها؛ فالباقي يُدفع في المهلة، والخلاف على القيمة يُعرض على مكتب العمل ثم المحكمة العمالية.

ما الفرق بين إخلاء الطرف والمخالصة النهائية؟

إخلاء الطرف يثبت تسليم العهدة وبراءة الموظف من التزامات كل إدارة، وتوقعه الإدارات. المخالصة النهائية إقرار مالي يوقعه الموظف باستلام مستحقاته بأرقامها وإبراء ذمة صاحب العمل. الأول يسبق الثاني، ومنه تُنقل الخصومات إلى المخالصة.

هل يحق للمنشأة حجز شهادة الخدمة حتى يكتمل إخلاء الطرف؟

لا؛ المادة 64 من نظام العمل تلزم صاحب العمل بإعطاء العامل شهادة الخدمة عند طلبه دون مقابل، وبإعادة ما أودعه لديه من شهادات ووثائق. الشهادة تذكر تاريخ الالتحاق وتاريخ الانتهاء والمهنة والأجر الأخير، ولا يجوز أن تتضمن ما يسيء إلى سمعة العامل.

النماذج في هذه الصفحة نصوص إرشادية وليست استشارة قانونية. المدد والمبالغ والشروط تختلف حسب الحالة؛ في العقود ذات المبالغ الكبيرة أو عند احتمال النزاع استشر محامياً قبل التوقيع.